有關祕書的心理素質論文

　　教學祕書的心理素質 ,直接關係到教學管理工作的水平。下面是小編為大家整理的，供大家參考。

　　範文一：淺談企業祕書的素質與能力

　　摘要： 現代 社會的 祕書，作為一種專業人才，是隨著商品 經濟 的 發展 和進行社會服務的第三產業的興起，而日益顯示其重要資訊服務的社會職能，為社會所大量需要的。在 工業 發達的西方國家中，祕書是一門很“俏”的 職業。本文著重探討作為現代社會的一名合格的祕書應該具備哪些素質和能力。

　　關鍵詞：祕書;素質;能力;專業

　　一、引言

　　隨著我國的改革開放向深度和廣度推進，商品經濟日益發達，資訊服務的市場擴大，對祕書的需求量也日益增大。可以預測，到下世紀初，隨著工業化的現代結構的生成以及我國經濟的逐步發展，祕書 工作將更受社會的重視。它已不僅僅是一種較高階的職業，而且會成為吸引千萬勞動大軍的一門新興行業。 企業 祕書必須是思想品德上的“馬列者”,工作上的“老黃牛”,文字能力上的“作家”,綜合素質上的“軍師”,辦事上的“經紀人” ,思想上的“戰略家”。

　　二、祕書的能力構成

　　現代企業制度的建立 ,是現代經濟高速發展的必須 ,同時也對祕書工作提出更高的標準 ,與傳統意義的 “祕書” 相比 ,現代企業要求祕書更是 “全才” ,必須具有 科學 的預見和廣博的知識 ,集多能於一身 ,構建自身的能力結構 ,同時 ,還必須具有高尚的職業道德和良好的 心理素質。

　　1.具有較高的 文化專業素質

　　企業文祕人員應具有廣博的基礎文化知識。***1***是社會科學基礎文化知識,如 歷史 、 政治 、思想史,社會發展史, 哲學 理論等。在世界經濟日趨一體化的今天,企業要生存發展,必然要進入世界市場參於競爭,這就要求文祕人員不僅要了解本國文化,而且要了解國外業務夥伴所屬國家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業倡導的是儒家理論,強調職員、公司是一家。而美國企業則更多地倡導開拓、奮鬥、競爭精神,強調創新和自我實現。

　　瞭解本國文化,瞭解不同國家的歷史,準確把握不同國家的特點,對於開展辦公室工作有很大幫助,在經濟 聯絡日益國際化的今天,這一點更是突出;***2***是 自然 科學基礎文化知識。當代社會的工作與生活離不開自然科學知識,高科技含量的企業生產,以自然科學知識為基礎。同時,現代辦公裝置日益複雜化、高技術化,沒有一定的自然科學知識很難學習瞭解其原理和效能。總之,文祕人員沒有一定的自然科學知識,就很難學習掌握辦公自動化的新技術,就不能為企業內各部門提供高效率的服務。

　　2.具有較強的是表達能力

　　表達能力是文祕人員的重要能力之一。彙報工作、接待來客、協調溝通等都要通過表達。文祕人員應當準確、及時、簡潔、規範地表達工作情況,準確把握何時該說什麼,何時該寫什麼,說該怎麼說,寫該怎麼寫,只有在這些問題上把握適度,才算是真正具備了較強的表達能力。表達能力靠什麼?在口頭表達中,要靠駕馭 語言的能力,靠豐富的詞彙量,敏捷的思維,清晰的語言以及語氣、手勢、表情、體態等。在書面表達中,要靠準確的詞彙使用、嚴謹縝密的思維、得當的文章體式、清新流暢的語言表達等。書面表達的要求就是準確、規範、簡捷。隨著企業辦公自動化水平的提高,對辦公室人員的書面表達提出了更高的要求,文祕人員必須學會熟練地在 計算 機上進行文書處理。四是公關協調能力。通過文祕的公關協調工作使企業與企業之間,企業與公眾之間建立良好的合作關係,為本企業提供其他企業的資訊,提高企業應變能力。協調就是協調本企業內部上下級、各職能部門之間的和諧關係,並通過我們的工作構建以“和諧”為核心的企業文化,追求人與人之間的和諧,人與自然和社會的和諧,營造一個祥和、互助、奮發向上的企業氛圍。由此可見,文祕人員的公關協調能力至少應當包括溝通能力、協調能力、 組織能力、輔助決策能力和應變能力。 　　3.具有主動性和一定的前瞻能力

　　領導交待了什麼,自己便幹什麼;領導沒有吩咐,自己就樂得無事。像這樣被動地接受領導交辦的任務,是遠遠不夠的,一個稱職的 祕書還要善於“沒事找事”。祕書要有靈活的大腦，從行為表徵上就是會思考問題、會辦事情、會出點子、會應付各種突發事件、會對過失進行補救。這“五會”有著豐富的內涵，每一會都有很高的要求，要當好一個 現代 的優秀祕書，必須勤懇磨練，不斷學習，努力創新，適應時代 發展 的變化和要求。

　　在領導作出指示前,祕書頭腦中就要先有一個 工作思路。凡事預則立,不預則廢,祕書時刻想到領導的需要,工作走在前面,有前瞻性,及時為領導提供所需情況,主動協助領導做好工作,既能減輕領導的壓力,促進領導提高工作成效,也有助於祕書找出差距,提高自身能力。

　　另外，祕書是領導或 企業 的參謀或軍師,是領導或企業的思想庫和智囊團。祕書應當發揮順風耳和千里眼的作用,把平時蒐集整理的資訊,特別是市場競爭資訊、超前預測的方案、調查研究的情況及時、準確地提供給領導或企業,並把超前思考的優良方案提供出來,以便領導或企業及時掌握情況,做出相應的決策和反應。這就要求祕書在完成日常性服務工作的同時,要圍繞領導的主管或分管工作,積極深入基層,開展調查研究,掌握一線實情,敏銳地發現問題,提供領導決策 參考 ;廣泛閱讀報刊,收集資訊資料,聽取多方意見,獲取正反兩方面情況,促進領導全面、系統地分析問題,做出 科學 決策;加強對有關單位完成領導所佈置工作情況的督促檢查,確保領導的決策落實到位。

　　三、 總結

　　綜上所述,企業祕書必須利用自身優勢,發揮自身能力,以周密的思維、嚴細的作風、勤奮的狀態、淵博的學識、出色的才華,履行崗位職責,切實發揮 聯絡左右、協調內外、溝通上下的樞紐作用,為領導和企業輔助好,服務好,為企業奉獻青春和才華。

　　參考 文獻 :

　　[1]楊士恆 李巨集博:祕書與公共關係[J].黃河水利 職業技術學院學報,2000,***04***.

　　範文二：試論祕書從業人員素質的優化

　　摘要：堅定正確的政治立場，清正廉潔的品德情操和求真務實的工作作風，這些高品位的素質對祕書工作至關重要。有志於從事祕書工作的人員就必須自覺培養和造就這些素質，否則，難以勝任祕書部門的神聖職責，難以充分發揮祕書工作的職能作用。祕書的能力結構是一個多層次，多因素的綜合體，建立一個合理的能力結構，需要長期的努力，不斷的優化。

　　關鍵詞：祕書;素質;優化;關係

　　祕書是專門從事辦公室程式工作、協助領導處理政務及日常事務，併為領導決策及其實施提供服務的人員。其活動的主要物件是領導者，根本職能是輔助管理，基本工做方式是處理資訊和事務，這些特點對祕書從業人員提出了較高的素質要求。祕書素質的高低是造就高素質祕書隊伍。推動祕書事業健康發展，保證各項工作正常運轉的關鍵。

　　素質，是指一個人在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能等方面，經過長期鍛鍊、學習所達到的一定水平。它是人的一種較為穩定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續的影響甚至決定作用。

　　祕書作為領導身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質。高素質是祕書輔助領導貫徹執行好黨的路線、方針、政策的可靠保證，是提高祕書部門工作質量和工作效率的重要依託，是建立一支符合時代要求的優秀祕書隊伍的需要。祕書人員貼近領導，直接為領導的工作服務，必須要有較高的思想水平和政策水平，過硬的專業能力。高效的處理事務能力，既能深刻領會黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，把“上情”與“下情”有機地結合起來，充分發揮祕書職能，創造性地開展工作，做好綜合服務。

　　對祕書從業人員業務素質的要求。

　　業務素質是能力的標誌，也是其他素質的綜合反映，是各類素質綜合發揮作用的重要條件。業務素質主要包括以下幾方面：

　　其一，分析綜合能力。分析綜合，就是要善於透過現象看本質，從個別的事物中找出他們的內在聯絡和規律性。祕書要自覺以科學的理論來指導自己的工作，提高思維能力，善於從多種思路、多種方法來探求同一種事物，儘量做到舉一反三，觸類旁通，遇事不慌、處事冷靜，處理問題既要符合原則，又要機動靈活。

　　其二，語言文字運用能力。語言文字運用能力包括口頭表達能力和文字表達能力。要有較強的閱讀能力。祕書人員要善於閱讀。一要會精讀，如對重要檔案或經典著作逐句逐字研究。從字裡行間領會其微言大義，二是要能夠快讀和泛讀，如善於大致瀏覽，領會精神實質，提煉濃縮，摘要主旨。要有較強的視聽能力。祕書人員要善於耐心傾聽和正確理解別人的發言，並用清晰簡明精練的語言加以複述。要有較強的言談能力。祕書人員語言能力的基本要求是：鮮明準確，簡練明晰，口齒清楚，語速適中，措辭得體。切合身份。要有較強的寫作能力。祕書從事各種應用文的寫作，要求熟練掌握各種應用文體的寫作要領和技巧。迅速準確地撰寫出觀點正確、內容充實、結構嚴禁、表達流暢、格式規範、文筆精練的各類應用文。要有較強的技能操作能力。科技的發展和辦公自動化的普及對祕書提出更高的要求。它要求祕書人員必須掌握運用現代化先進辦公裝置的能力。主要包括熟悉計算機操作技術、影印技術、打字技術、錄音技術、攝影攝像技術、微縮技術等現代辦公手段能夠熟練掌握現代辦公裝置的使用方法。

　　其三，組織協調社交能力，即：管理能力、協調能力、社交能力和辦事能力。祕書要利用自己接觸全面工作機會的有利條件，自覺鍛鍊自己立足全域性、綜合分析的能力。在對領導交辦事情的處理上，是否能夠靈活、果斷、雷厲風行完全能夠檢驗出祕書的管理能力。祕書人員的協調能力是指在領受領導的交辦事務情況下，能夠積極主動地溝通訊息，調節關係，統一步調，促進機關工作靈活執行，提高工作效率。對上協調，要有樹立全域性意識;橫向協調，要有商量意識;對下協調，要有服務意識。祕書人員經常跟隨領導參加一些社會活動或外出聯絡工作，這就要求祕書應具有較強的社會活動能力。善於待人接物，成為協調、聯絡的行家。祕書人員的埋頭苦幹、忠誠老實，絕不是生搬硬套、機械被動，而是要會獨立思考、獨立完成，能文能武、遇事不慌。繁簡鉅細都能應付，具有獨立的辦事能力和組織管理能力。

　　對祕書從業人員基本素質的要求。

　　要有優良的思想政治素質。其一，堅定的政治立場和政治態度。尤其是在國際形勢紛繁複雜，國內改革逐步深化的今天，祕書人員必須站在黨和人民的立場來想問題、辦事情，不管在任何情況下，都要在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致，自覺地貫徹落實黨的路線、方針、政策。其二。堅定的政治立場和政治態度。祕書人員不無論在任何情況下都要毫不動搖地堅持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項工作;在工作中明辨是非，奉公守法;正確對待改革開放中的新情況、新問題，並認真研究加以解決。其三，較高的遵守紀律的自覺性。紀律是推動一切工作正常運轉的根本。祕書人員貼近領導，輔助領導工作，因而必須高度自覺的嚴格自律，自覺把自己置於組織合群中的監督之下。

　　要有健康的心理素質。祕書工作的職業特點決定了祕書人員必須具備多方面的心理素質。而祕書心理素質的好壞，集中表現在祕書的角色意識上。祕書的角色意識是指祕書個體在社會實踐中發展起來的，通過思維、語言為核心的心理活動，對所從事的職業的認識和評價。祕書人員須具備如下五個角色意識：其一，輔弼意識。輔弼意識即指祕書人員應該認識到對領導的輔弼功能，自覺、情願地當好領導的參謀助手，做好領導的配角。祕書人員只有具備了輔弼意識，才能在領導的管理決策過程中，根據領導的決策意圖，選擇有效的方法和途徑，為領導提供智力和體力服務，從而充分發揮祕書人員的參謀助手作用。其二，資訊意識。資訊意識即指祕書對資訊作用的認識和獲取資訊的努力程度。祕書具有了資訊意識，應能隨時根據領導的意圖、需求和願望，通過自發的、合乎邏輯的方式去搜尋各種有角度、有價值的資訊，及時準確供給領導者在管理決策活動中使用。三，效率意識。“效率”本為經濟術語，即以最少的勞動獲取最大限度的經濟效益。現在，效率意識逐漸引入人們的行為規範中。成了衡量新型領導者和現代人才的標準。祕書的效率意識就是他們在為領導提供有效服務時，對其成果大小的超前估價和認識。祕書效率意識的強弱程度如何，直接關係到祕書部門甚至領導部門工作效率。其四，自我意識。自我意識是人類特有的一種心理現象，是一個人自己對自己的評估和看法。祕書的自我意識，即指祕書個體藉助內部語言和思維，對自身狀態和心理變化進行感知和控制的一種心理活動。包括三方面內容：一是自我察覺，主要解決“我是一個什麼樣的人”、“我是怎樣做的”問題;二是自稱分析，主要解決“我這個人怎麼樣”、“我是否勝任工作”的問題;三是自稱控制，主要解決“我應當做一個怎樣的人”、“目前我尚須作何努力”的問題。自稱意識對祕書角色的扮演是十分重要的，工作出色的祕書總是具有很

　　強的自我意識。

　　對祕書人員自身素質培養的要求。

　　其一，貴在勤奮學習。學習是提高祕書人員素質的基礎環節，也是在當前政治、經濟、文化各方面深刻變革過程中，應對新形勢、新課題的當務之急。結合祕書工作，要抓好以下幾方面的學習：政治理論學習，業務知識學習，法律法規學習。其二，重在實踐鍛鍊。紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。一個稱職的高素質祕書人員必須經受實踐的鍛鍊，才能牢固地打好基礎，充分發揮參謀、助手作用。首先，領導要在實際工作中給祕書人員交任務、壓擔子，放手把一些重要任務交給他們去辦，使他們在磨鍊中縮短“適應期”，迅速成長，早日成熟。其次，領導要注意組織祕書人員深入基層，深人實際，瞭解情況，以增長祕書人員感性認識，不斷提高分析、處理問題的能力。其三，嚴於管理監督。祕書人員高素質地培養。離不開工作環境、領導環境和管理三方面的影響。因此，要建立一個較好的外部環境：

　　首先是工作環境。祕書部門是各級領導機關的辦事機構。作為領導的助手，其工作本身就具有其他部門和人員無法比擬的優越性和受教育的有利條件。祕書人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機會，努力工作，實實在在地學好本領。

　　其次是領導環境。在影響祕書人員自我提高的諸多外部條件中。最重要的是領導者的作用。領導應高度重視祕書工作和對祕書人員素質的培養。既要重視對祕書人員的使用，又要重視對他們的培養;既要注意啟動祕書人員的內在動力，又要激發他們自我提高的意識。要關心支援祕書人員自我素質的提高，多幫助，多鼓勵，為他們創造條件。

　　第三是管理環境。祕書工作環境的特殊，易使他們滋生優越感，因此。必須嚴格管理，嚴格監督。放鬆管理和缺乏有力監督，會使一些意志不堅定、思想不健康、作風不端正的祕書人員走上歧途。

　　高素質的祕書隊伍是輔助領導貫徹執行好黨的路線、方針、政策的可靠保證，是提高領導機關工作質量和工作效率的重要依託，對祕書高素質的要求是牢固樹立和塑造祕書隊伍作風正、紀律嚴的良好形象的時代需要。祕書人員的素質直接關係到祕書能否完成好本職工作，做好領導的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進社會各項事業不斷向前發展。造就一支政治強、作風實、業務精、素質高的祕書隊伍。是建設社會主義現代化事業的客觀要求，也是新時代對祕書從業人員提出的一項新課題，是一項長期的任務，祕書工作者要在實踐中積極探索，積累經驗，逐步提高。