促進溝通的途徑
高效溝通成為很多企業亟待解決這些問題的關鍵因素,下面是提高溝通效果的途徑,希望對大家有幫助。
1、創造多樣化的溝通方式和渠道的最優組合
企業應充分利用資訊科技和網路技術,創新溝通方式,拓寬溝通渠道,企業既可以建立內部網路,也可藉助網際網路進行溝通方式的創新,因為網路的出現增多了很多溝通渠道,公司人員既可以選擇在區域網的BBS上釋出資訊、討論問題,也可以越級向上司傳送***以徵詢意見,更可以通過IM工具聊天的途徑與上司同事進行隨時隨地的交流,書面的溝通也無需紙張,而通過網路傳送。
企業應該注意的是,不能有現代化的網路技術的溝通平臺,就忽略或否定了原有的傳統的溝通方式和渠道,比如會議、會面、單獨談話、巡視、社交活動、電話交談等方式應該和現代化的溝通方式進行綜合編配和使用,例如,要了解對方的反饋資訊,最好選擇口頭溝通的面談方式;如果向很多人傳遞重要資訊,最好選擇內部網路平臺群發通知的方式;開會溝通可以使用視訊會議系統也可以使用傳統會議室方式;培訓可以使用遠端網路線上工具等,即進行溝通方式、溝通渠道、溝通文化等傳統和現代的最優組合,取長補短,這樣使溝通變得更為頻繁、效率更高、更為高效,更可以降低溝通成本。
2、消除地位差別
在企業等社會組織中,上下級之間由於職位的差異導致的心理上的差異極大地影響雙向溝通的效果,部屬不敢在主管面前暢所欲言,無法簡明扼要、乾脆利索地說出自己的想法,擔心自己由於語言不當而損害其在領導心目中的形象。
現代企業和其他社會組織應重視溝通環境的改善,特別是組織內部不同級別的人員之間的雙向溝通。很多歐美的公司,倡導尊重企業中每一個人的貢獻,視其為企業的“英雄”,他們比較容易實現平等的雙向溝通,從而發揮團隊協作的效用,取得企業的績效最大化。與美國公司不同,我國公司或多或少受“君臣之禮”的影響,因此,企業管理者往往以居高臨下的姿態去和員工溝通,導致溝通效果不好。在此,建立一個以尊重為基礎的企業文化,指導和貫穿於諸如企業招聘、薪酬評估、工作任命、授權監管和績效考核等企業管理行為中去,創造企業內部人人平等,只是分工不同的和諧氣氛,讓員工感覺到領導者對自己的尊重和信任,因而產生極大的責任感、認同感和歸屬感,促使員工以強烈的事業心來回報。使員工都能積極主動的溝通,才能提高溝通效果。比如聯邦快遞公司的員工如果對上司有異議,可通過在會議上提出對上司的意見,上司總結工作中出現的問題,進行批評和自我批評,向下屬提出改善方案,完善自我。可見雙向溝通對促進人際關係和加強雙方緊密作作起著重要作用。現代的企業溝通,也越來越多地從單向溝通轉為雙向溝通,它能促進企業組織內部更廣泛領域的合作,提高溝通質量的效果。
3、重視不同文化背景之間溝通方式的差別
不同文化背景下的人在選擇溝通方式也有很大的差別,特別是中西方在人際溝通中尤為特出,比如東方文化注重維護群體和諧的人際溝通環境,西方文化注重創造一個強調堅持個性的人際溝通環境。
4、積極轉變和調整溝通態度和方式
首先,要消除文化差異的偏見,尊重文化的多樣性,理解和尊重對方的觀點,有效的溝通應該從承認雙方文化的合理性開始,避免由於自己的文化偏見而向對方發出錯誤資訊。其次,主動了解和發現對方文化的優點,站在對方的立場上進行換位思考,深入瞭解對方的觀點和文化背景,用對方的文化價值觀去思考問題,使雙方文化能夠相互交流,實現共贏。再次,借鑑對方文化中的溝通方式和技巧,調整自己的溝通方式,使資訊易於交流,善於學習和使用對方熟悉的溝通方式,這樣會使對方心理上感到親切,容易接受合理的意見。 著名職業經理人唐駿曾講過他與比爾•蓋茨溝通的一個例子,他在擔任微軟中國區總裁時,有一年,比爾•蓋茨要來中國訪華,行程安排在二月份,正好是在春節期間,大家都不上班,所以唐駿就和蓋茨的祕書協商,能不能把日程更改一下。不出唐駿所料,比爾•蓋茨還是說:“我的行程是一年之前就安排好的,不能改變的。”但是,唐駿非常機智,他對比爾•蓋茨說:“是,我知道您的日程是一年之前就安排好了,但是,比爾•蓋茨先生,您知道嗎?我們中國的春節是五千年前就安排好的。”最後,比爾•蓋茨在五千年的巨大“壓力”之下,不得不改變了行程。在這個事例中,中美文化的差距使雙方產生溝通障礙,因為比爾•蓋茨很難準確理地解春節對於中國人的生活的重要性。
5、引導健康積極的非正式溝通
非正式溝通渠道作為溝通渠道的一種,只要合理地加以利用引導,對改善溝通效果是有益的。例如,採用聯誼會、聚會、郊遊等方式,這些方式能夠充分發揮非正式溝通方式的優勢,減少資訊失真和扭曲的可能性。高中層管理人員不應只呆在自己的辦公室裡,可在開放式辦公區內經常走動,適時與某位員工閒談,這些簡單的行為往往會收到意想不到的溝通效果。有條件的公司還可以設立開放式的員工餐廳和經理餐廳,它能為企業各級人員提供一個非正式的跨部門溝通場所。