文祕的接待禮儀常識

  企業在對外交往的過程中,接待人員的舉止儀表對創造良好的企業形象至關重要,因為他們通常是外界接觸和了解企業的第一渠道,直接影響外界對整個組織的第一印象。涉外文祕經常要做的事就是接待來訪的客人,文祕對來客的接待禮儀需要斟酌每一個細緻過程。下面是小編給大家蒐集整理的文祕的接待禮儀。

  

  1、立刻招待來訪的客人

  文祕都知道大部分來訪的客人對公司來說都很重要,要表示友好熱情和願意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止,即使是在打電話也要對來客點頭示意,但不需要馬上起來迎接,也不必與來客握手。

  2、熱情主動問候客人

  打招呼時,應輕輕地點頭並面帶笑容。如果是老客戶,稱呼要顯得比較親切。

  3、陌生的客人光臨時,務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問:請問貴姓?請問您是哪家公司?

  4、鄭重接過對方的名片。

  接名片時必須用雙手以示尊重,接過來後不可不屑一顧,隨手亂放,也不可拿在手中摺疊玩弄。接名片時要確認一下名片上所列對方姓名、公司名稱等。如見到不易拼讀的姓,不要隨便亂念,必須詢問對方。

  如果是坐著,儘可能起身接收對方遞來的名片;輩分較低者,率先以右手遞出個人名片;上司在時不要先遞交名片,要等上司遞上名片後才能遞上自己的名片。

  5、有客人未預約來訪時,不要直接回答上司在或不在。而要告訴對方:“我去看看他是否在。” 同時婉轉地詢問對方來意:“請問您找他有什麼事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明,儘量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與上司見面。

  6、判斷來客的身份與種類,以便決定是否引見,何者優先等等。

  要事先了解上司是願意隨時接待任何來客,還是喜歡視情況而定,一般可以將來客分為幾個種類:1客戶;2工作上的夥伴,搭檔;3家屬,親戚;4私人朋友;5其他。在沒有預約的情況下,通常可按照以上順序來決定何者為先。如果來客非常重要,就不要私自擋駕。

  7、謝絕會晤時要說明理由,並表示歉意。但不要在沒取得上司的同意以前就確認你另定的約會時間,最好告訴來客:“我能否給您回電話再確認約會時間?”但如果是前來無理取鬧,脅迫上司的來客,則應斷然擋駕。

  8、未經上司同意,不要輕易引見來客。

  即使是事先有預約的來客光臨,也要先通報上司用電話聯絡或親自前去報告,等候指示。倘若沒有預約,即使是你認為上司肯定會接見的客人,也不可擅自引見。

  9、如上司不在或一時聯絡不上, 應該向重要來客說明原因,表示將主動聯絡或協助安排另一約會時間。如果對方表示同意,應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。

  10、讓來客等候時要注意照料並表示歉意。如果你手頭一時放不下,或上司一時無法接待來客,你必須主動招呼客人,以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪,請其等候為合情合理。請對方再適當的位置坐下,接待室平常要準備些報刊雜誌,最好備有介紹本公司的機構、歷史、宗旨和服務範圍等資料的宣傳品,供來訪客人閱讀。客人就坐的位置應與你的座位保持一段距離,這樣,在你離座時,使對方不會看到你辦公桌上的檔案。

  11、帶路時走在客人前方2-3步遠的位置,靠邊引導。帶路時要邊留意客人的步伐,邊引導。可說:“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停,以手指示方向,並向客人說:“請這邊走。”

  12、在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕後示意客人先進先出:“請上電梯。”“請下電梯。”開門關門時留意手不要交叉或揹著手開門。手把在右側的們用左手開,在左側的用右手開,這樣姿勢會更優美。若是向內開的門,則應你先進,用手按住門,等客人進來後再鬆開門。鬆開門之前應說:“請進。”

  13、初次與上司見面的來客,你要代為介紹。一般應該先把來客介紹給上司,但有時如果來客的身份較高,則最好先向來客介紹上司。引見後除非上司要你留下,否則做介紹之後即要退出上司的辦公室。

  14、招待飲料

  招待外國客人時,最好主隨客便。因為許多西方人不愛喝某種飲料,或對飲料的配兌有某種習慣愛好,所以準備飲料時,要禮貌地先問客人要喝什麼。諸如:“您喝咖啡還是喝茶?”“您喜歡咖啡如何泡法?”

  15、上司正在會客時,若有事聯絡或請示,須用遞紙條的方式。可將事項寫在便條上,進入辦公室後,先向客人道歉:“對不起,打擾了。”

  16、客人離去時,別忘了鄭重道別。

  最後的道別,稱呼對方的名字將造成好的印象,所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。

  17、製作來訪登記卡。

  在每天上班時要檢視當天約見的來訪者名單。必要時應事先將約見的有關資料準備好,製成寫有姓名、職位、公司、訪問日期、求見人等等的卡片。