商務會議接待禮儀知識要點

　　商務會議接待禮儀可以說是一項繁雜的工作，接待工作的質量直接反映組織管理的整體水平。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。希望可以幫助到大家!

　　

　　1、確定接待規格

　　會議規模是由主持單位領導決定。一般來說，企業內部的一般工作性會議講究效率，可以不拘形式。對於上級單位主持的會議，因為邀請各企業的代表參加，所以接待工作要求比較規範。通常是由企業的一位主要領導直接抓會議準備工作，成立一個會務組，專門研究佈置會議接待接待的有關工作。

　　2、發放會議通知

　　會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、***等內容。通知後面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。

　　會議通知一般在會議前15至30天之內寄出，這樣可以使對方有充足的時間把會議回執寄回來。

　　3、會場的選擇

　　選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

　　第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，鬆鬆散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。

　　第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應儘量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

　　第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為上次會議是從這裡開的，沒出什麼問題，就草率地認為這回也會同樣順利。否則，可能會造成損失。

　　第四：要有停車場。現代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

　　4.會場的佈置

　　會場的佈置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

　　一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗乾淨，擺放美觀、統一。

　　坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

　　①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種佈置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利於互相交換意見。這種形式適於1020人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

　　②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用於較多人數的會議。

　　③教室型。這是採用得最多的一種形式，它適用於以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其餘按左為下右為上的原則依次排列。

　　【座次排序基本規則】

　　以左為上***中國政府慣例***

　　以右為上***遵循國際慣例***

　　居中為上***中央高於兩側***

　　前排為上***適用所有場合***

　　以遠為上***遠離房門為上***

　　面門為上***良好視野為上***

　　5、會議資料的準備

　　現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。這些資料包括桌椅、名牌、茶水、簽到簿、名冊、會議議程、黑板、白板、筆等。

　　6、接待人員提前入場

　　接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、並進入工作狀態。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。

　　①簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁後再遞上。簽到本應精緻些，以便儲存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者彙報到會人數。

　　②引座。簽到後。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

　　③接待。與會者坐下後，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供儘可能周到的服務。

　　商務會議接待服務禮儀

　　1、例行服務

　　會議舉行期間，一般應安排專人在會場內外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進行重點照顧。對於與會者的正當要求，應有求必應。

　　2、餐飲安排

　　舉行較長時間的會議，一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時，還應為與會者提供衛生可口的飲料。會上所提供的飲料，最好便於與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續水。那樣做往往既不衛生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規定的方便條件。

　　3、現場記錄

　　凡重要的會議，均應進行現場記錄，其具體方式有筆記、列印、錄入、錄音、錄影等。可單用某一種，也可交叉使用。負責手寫筆記會議記錄時，對會議名稱、出席人數、時間地點、發言內容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。

　　會議接待禮儀最後會後服務

　　會議結束後，全部接待人員應分工明確地做好善後處理工作。

　　組織活動會議結束後，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

　　送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

　　清理會議檔案①根據保密原則，回收有關檔案資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結

　　商務會議接待人員個人禮儀規範

　　1、修飾

　　男職工鬍鬚應修剪整潔，頭髮長不覆額、側不掩耳、後不觸領。女職工淡妝上崗，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。

　　2、著裝

　　所有員工統一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無汙漬，釦子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，並做到不挽袖口和褲腳。上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌;

　　3、舉止規範

　　接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂鬱狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面迴避。與領導、客人交談時，要神態專注表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。