淺談祕書接待工作禮儀常識

　　工作場所中的辦公室，可以說是一個組織的樞紐，來來往往的人員很多，是重要的接待場所。那麼祕書的接待工作尤其重要。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。

　　***一*** 接待環境佈置

　　1、環境佈置

　　接待環境應該清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物，表現出“歡迎您”的氣氛，會使對方產生好感。辦公桌上的檔案、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應該放在抽屜裡固定的地方，以便用時馬上能找到。

　　2、辦公用品準備

　　***1***前廳。

　　應為客人準備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、色彩明快。還應配有茶几。

　　***2***會客室。

　　桌椅應擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、汙漬。牆上可掛與環境協調的畫。掛公司領導或國家領導的合影，或某次成功的大型公關活動的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規茶具為好。會客室應具良好照明及空調裝置。要配備一部電話，影印機、傳真機等即便不放在會客室內，也不要離得太遠。

　　客人走後，要及時清理會客室，清洗茶具、菸灰缸，換空氣，然後關好門。否則，會使下一批客人感到不受重視。

　　***二*** 前臺值班

　　在前臺值班室，當沒有客人時，祕書應做好：

　　1、佈置接待室

　　2、瞭解上次活動安排

　　3、填寫公司職員出入登記表

　　4、填寫客人預約登記簿

　　祕書接待的基本禮儀

　　***一***接待客人的基本禮儀

　　祕書接待客人時應該注意以下幾點：

　　1、無論接待什麼樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來後到的原則接待每一個客人。

　　2、無論接待什麼樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時態度要鄭重，但說話要留有餘地。

　　4、對於有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對於客人說的一些重要事項要確認一遍。

　　6、儘快記住客人的相貌和姓名，瞭解他們與本公司的關係。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

　　9、在不瞭解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應儘可能地從對方那裡瞭解一些有用資訊。

　　10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

　　祕書接待工作的送客禮儀

　　***1***主動幫助賓客確認並拿取所攜帶的行李物品，並幫助賓客小心提送到車上。

　　***2***根據客人身份的尊貴程度，將客人送至電梯間、公司大門口或直至將客人送上車。

　　***3***送客人到電梯時，要為客人按電梯按鈕，在電梯門關上前道別。

　　***4***如果要陪同客人乘坐電梯，通常是客人先進電梯，主人後進;主人先出電梯，客人後出。

　　***5***祕書人員和上司一起送客時，要比上司稍後一步。 ***6***安放好行李後，向賓客作一下交代。

　　***7***要施禮感謝光臨和致告別語，如“祝您旅途愉快，歡迎下次再來!”、“祝您一路平安，同時希望我們合作愉快!”等。

　　***8***幫助賓客關車門時，時間要恰到好處，不能太重，也不能太輕。

　　***9***車門關好後，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開後才能離開。