職場新人之電話禮儀
作為一個職場新人應該遵守好禮儀規則,這樣才能好好在公司生存,有哪些?下面是小編蒐集整理的一些內容,希望對你有幫助。
:如何接電話
對接待人員而言,接電話的機會往往比實際接待客人的機會還高。因此必須熟悉接電話的技巧。
1.儘早拿起話筒,最好不讓電話響超過三聲。萬一超過,應該先說一聲“抱歉,讓您久等了!”
2.確認對方身分。最好複誦一次“您是○○公司的○○○,是嗎?”左手持聽筒,右手隨時筆記,聽不清楚時請對方再說一次。
3.打招呼。確認對方身分後,可以說,“謝謝您經常照顧”向客人致意和打招呼。
4.傳達。對方如指名聽電話,先說聲“您稍等一下。”立即呼喚被指名的人。
5.問對方來電用意,並記下備忘錄。
6.複誦對方交待事項的內容,確認無誤。
7.結束時的問候。先說謝謝,聽到對方掛話筒時才掛上話筒。
8.立即處理客人交待等事項。
:電話中的應對話術
剛入職場的人一定得先學會聽電話的技巧。如果聽到電話響,卻遲遲不敢出手去接,接下來的工作也會很辛苦。
說電話時,必須掌握以下三個重點:
1.對應時款具備誠意。
2.注意說話方式。如正確的發音、音量比平常稍低,太大聲可能會讓對方耳朵難受。
3.內容簡潔。除必要的招呼,儘量長話短說,如需花時間解說,應先詢問對方是否方便,或以後再打。
以上三點如能遵守,加上經驗累積,很快就能熟悉電話技巧。行有餘力時,再注意以下兩項重點:
1.能在電話中告訴客人,到公司最簡單的路徑;這需要平常花點功夫瞭解交通狀況。
2.對打錯電話者的應對。每個人都有可能成為公司的客戶,因此確認對方播錯號碼時,也不要立刻掛掉,儘量留給對方好印象。
:公私分明
將工作時間與非工作時間分開,本來就是社會上的常識,因為領了薪水,就得付出對等的勞動力和時間。
如果在工作時間內,非得做私人的事不可,必須先取得上司的准許。如果事情真的很重要,相信上司也不會為難你。但是如果是可以利用上班以外時間做的事,就不應該用上班時間來做。
另外還得留意,不要在工作中打私人電話,或於非上班時段,使用公司電話打私人電話。如果工作時間內接到外面打來的私人電話,則應該長話短說。