會計檔案管理論文
會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，是國家和單位檔案的重要組成部分。下面是小編為大家精心推薦的，希望能夠對您有所幫助。
篇一
會計檔案管理淺析
摘要：會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，是國家和單位檔案的重要組成部分。其所包含的會計資訊內容具有一定的原始憑證性、系統性、連續性和規律性，不僅能完整的呈現出企業經濟活動和組織發展的歷史畫面，而且能為管理當局的會計預測、決策、控制提供依據。因此，會計檔案管理具有十分重要的意義。
關鍵詞：會計檔案;特點;作用;管理
一、會計檔案的特點
1、來源的廣泛性
不管是什麼單位，只要有經濟活動，並且具備獨立核算的條件，就有會計核算，就會源源不斷地產生會計檔案。至今，我國獨立核算的企業和行政事業單位就有百萬個之上，再加上其他各種型別的經濟組織越來越多，每年形成的會計檔案不計其數，形式多樣，內容豐富。因此，會計檔案產生的廣泛性、普遍性和數量之多是任何專門檔案無法比擬的。
2、內容的專業性
由於經濟活動和財務收支這些過程，會計檔案隨之而產生，其內容直接反映企事業及各個機關單位全部的經濟活動及財務收支情況，反映各單位某一特定日期的資產、負債、所有者權益狀況，以及某一特定時期的經營成果和現金流量情況，同時還反映會計核算的具體內容、核算程式、核算方法和結果。這些都是會計核算的專業材料，與其他檔案不同的是，其特殊的內容和專門的方法決定了會計檔案具有較強的專業性。
3、形成過程的嚴密性
會計檔案的形成過程是十分嚴密的。在經濟業務活動中，所發生的每一項經濟業務都要取得或填制原始憑證，會計人員要對原始憑證的真實性、合法性、合理性進行稽核，然後根據稽核無誤的原始憑證填制記賬憑證;再根據原始憑證和記賬憑證登記賬簿;然後根據賬簿，定期在進銷存軟體中編制財務報表。在這一系列程式中，會計憑證、會計賬簿、財務報表密切相連，形成了有機整體。由此可見，會計檔案的形成過程遠遠要比一般的檔案嚴密。
4、記載事物的連續性
會計工作具有連續性和系統性的特點。因為資金運動的過程是不間斷的，其具體內容的表現形式又是各種各樣的，會計為了完整地反映和監督資金運動的整個過程，必須系統、連續地予以記錄、計算、分析和評價。因此，會計工作中所產生的會計檔案資料本身就具有明顯的連續性，從會計憑證到會計賬簿，再到進銷存軟體中的財務報表，時間上依次連線，內容上組成了一個連續不斷的整體。會計檔案資料自身的這種特性也是區別於其他檔案的重要方面。
二、會計檔案的作用
1、為國家制定經濟計劃、作出經濟決策提供可靠的資訊會計檔案是各單位對經濟活動進行全面、系統、連續、綜合地核算和監督的產物，是經濟管理所必需的材料。國家將各單位的財務軟體生成的會計檔案所反映的各類資料加以逐級彙總，可以進一步反映和考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況及各行業的經濟發展情況，比較準確地實行國家範圍內的綜合平衡和編制國民經濟計劃。各行業主管部門將所屬各單位的會計檔案進行系統利用，能夠發現過去的資金使用和投向是否合理，為作出正確經濟決策提供依據。
2、為單位的財務工作及經營管理提供決策依據
經濟工作必須按照經濟規律辦事，力求以最小的勞動耗費獲取最大的經濟效益。財務軟體中的會計檔案中所記載的各種事項和資料，均是本單位執行國家預算或經營活動的原始記錄。通過利用會計檔案，可以分析、對比歷年來各項資金的來源和運用情況，以及財務、成本計劃執行情況，查明獲得成績和出現失誤的原因，為各單位內部財務工作及經營管理提供決策依據。
3、為保護國家財產、監督執行國家財務制度、查處經濟案件提供有力證據
會計檔案，尤其會計憑證，既是登記賬簿的依據，又是記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明。它保留了許多歷史標記，如經濟事項中經辦人員、財會人員、單位負責人等相關人員的簽字、印章等，均為真憑實證，是揭露和查處經濟犯罪活動的有力證據。各類賬簿可以隨時反映各單位的資產的增減變化情況和實有數額，查明財產的保管和使用情況，從而有效地保護國家財產安全。通過會計檔案，還可查明各項經濟業務是否符合有關政策、制度的規定，有無鋪張浪費和損害社會財產的行為，從而嚴肅財經紀律，防止違法亂紀現象的發生。
4、為研究會計歷史和經濟發展提供研究資料
會計檔案是各單位在特定的經濟活動中形成的，反映了一定時期內國家的財政、經濟、政策及會計核算的原則、方法和程式，記載著各種經濟業務的資料和事實，具有重要的查考、利用價值，為研究會計歷史和經濟發展提供了豐富的原始資料。同時，通過會計檔案的積累，還可以為企事業單位、機關團體編寫大事記、開展會計歷史研究等提供經濟活動方面的原始材料。
三、改進和加強會計檔案管理
1、完善會計檔案管理法規，加強會計檔案執法監督檢查
在《檔案法》中要明確會計檔案管理的法律責任，會計檔案的條款要統一到檔案法律的精神上來。企業要嚴格執行國家統一的會計準則，加強會計基礎工作，明確會計憑證、會計帳簿和財務會計報告的處理程式，會計資料要真實完整。企業檔案部門要加強與會計部門的交流合作，認真配合會計檔案的監督、檢查、指導職責;各級檔案行政管理部門要強化依法行政的力度，積極爭取同級人大的支援，開展或聯合開展會計檔案執法檢查;聯合財政部門依據檔案法規進行會計工作評估。
2、強化企業財務負責人的法律責任
作為企業的法定代表人和總經理，要充分認識到會計檔案資訊的重要作用和意義，規範企業治理結構，企業法定代表人、總經理對本單位的會計工作、會計資料的真實性、完整性負責，企業其他領導人不宜越俎代庖。按照《基本規範》中“職務分離控制、授權審批控制”衡性原則，企業總會計師或分管財務會計工作的副總經理不能審批會計檔案管理或鑑定銷燬等事項。企業主要負責人在企業內部依法履行檔案工作領導責任，按照法規要求設立檔案工作機構和會計檔案管理崗位，落實會計人員檔案工作職責，規模企業要在會計部門配備專兼職檔案工作人員，並從硬體設施、軟體開發、制度建設等方面創造檔案工作條件，提出管理要求;實行會計委派或委託中介機構進行會計核算的企業，要明確落實會計檔案的歸屬和管理責任;自覺接受財政和檔案行政管理部門的監督，接受審計部門和會計師事務所等會計中介機構的審計。
3、優化會計檔案管理人員的知識構成和法制意識
把會計檔案資訊管理納入會計專業人員的教育、培訓和考核職責，深化企業會計檔案管理的新機遇。工業時代最重要的投資是對工廠的投資，資訊時代最重要的投資絕對是對人類智慧的投資。知識經濟利用的是智慧和有效獲取、傳遞和處理資訊的能力。在這種經濟中，員工將成為成功企業和經濟增長的基礎。在學校教育、就業培訓、繼續教育等不同階段中，學校、企業、財政部門都應該為會計從業人員設立會計檔案資訊管理與開發利用的課程，並建立相應的考核機制，優化會計檔案管理人員知識結構，增強會計檔案管理人員法制意識，提高會計人員綜合素質。
4、提高會計檔案管理人員的綜合素質和工作能力
會計人員的政治、業務素質與會計風險密切相關，因此，要加強會計檔案的管理，提高會計檔案管理人員的綜合素質也是關鍵。我們要結合我國會計檔案管理人員面臨的問題，有針對性的開展職業道德建設，進行職業道德宣傳，使每個會計檔案管理人員都有明確的職業行為規範，提高會計檔案管理人員的自律性。在提供會計檔案服務時要以客觀、公正的立場接收和管理，要積極參與財政和檔案部門組織的會計專業和檔案管理的繼續教育、培訓學習，熟知會計工作的基本流程、規律和要求，完全瞭解會計檔案資訊資源管理技能，樹立責任與權利相對應的會計檔案管理工作秩序，對事關企業長遠發展、改制轉制、破產重組、重大投資專案等大事、大局，會計檔案人員必須根據掌握的會計檔案資訊和會計檔案法規，主動參與為企業決策層提供參考服務。
參考文獻：
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[3] 王立功 李斌 尚玲俊.加強會計檔案管理.中華合作時報.2003年
作者簡介：
宋慧傑***1981年-***，女，漢族，四平市水利勘測設計研究院，共青團書記，研究方向：財務檔案
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