利用財務軟體的輔助核算實現業務程序監測
【摘要】傳統會計核算是以科目為核算內容的體系。這種核算只能提供法人單位的綜合財務資訊。由於現代管理工作的精細化要求,對業務過程進行核算的需求越來越多。但使用設定子科目核算的方式收集業務程序的會計資訊,存在著資訊歸集困難和僅能對一類業務進行核算的限制。本文利用主流財務軟體提供的自定義項輔助核算的功能,提供瞭解決這一問題的應用案例,說明利用軟體的各種功能設計出不同的核算方案,以滿足管理者對會計資訊的各種需求,應該是現代會計的主要職能。
【關鍵詞】輔助核算;自定義項;核算元
一、會計科目核算體系在現代企業管理中的侷限
會計科目是對會計物件具體內容分門別類進行核算所規定的專案,傳統的會計核算物件是法人單位,所以,會計科目體系核算的內容僅是法人單位總體的財務狀況,比如,銷售收入科目反應的是所有銷售產品的收入情況。如果需要詳細掌握各產品的銷售情況,則通常是以下設子級科目的方式加以解決。比如:為了對每種產品銷售收入進行核算,可以在銷售收入科目下設定產品二級科目,即:6001 主營業務收入、600101
產品1、600102 產品2,等等。
然而,子級科目核算的結果只能從一個會計事項的角度進行展示。但當需要對一項業務過程,比如一個產品從採購、入庫、出庫、銷售、繳稅和收、付款等一系列使用資金的業務活動進行核查時,這種單一會計事項細分的方式就顯得不完善了。為了解決對整個業務活動進行會計核算的監測要求,可以採用業務所涉及的所有科目進行子科目細分的方法核算,比如對產品銷售業務涉及的採購、庫存、銷售、應收、稅金、相關費用等科目設定產品子科目,以記錄業務程序的會計資訊。雖然這種方法記錄下業務發生的會計資料,但受限於傳統會計核算方法,設定子級科目的方案存在著許多不足,其中最主要的缺陷是:
***一***業務程序的會計資訊查詢困難
由於業務物件以子科目形式核算,分佈在不同科目的不同級次賬下,傳統會計核算方法沒有提供子科目歸集資訊的方法,所以查詢業務程序***將產品進貨、庫存、銷售和收款等環節***的綜合會計資訊十分不方便,必須另設個性化的賬表以幫助查詢。
***二***不能同時進行多類業務核算
由於下設的子科目只能是一種型別,如果還需要其他型別的業務進行核算,比如,在對銷售產品業務進行核算時,還需要按合同進行核算,這種方式就無法滿足要求了。所以,傳統的會計科目核算體系不能適應多種業務型別的核算需求。
二、利用財務軟體中的輔助核算功能進行指定業務項的業務過程會計監測
輔助核算是現行的財務軟體常採用的功能,常用的輔助核算專案有個人、部門、專案、供應商、客戶等。但要對指定業務項進行核算,這些專案顯然不夠。所以,主流的會計軟體又提供了自定義項的輔助核算設定。如用友ERP-U8
V8.71中,提供了多達16條自定義項的選擇設定。軟體可以針對設定為輔助核算的自定義項提供期初錄入、憑證錄入的必錄控制,提供自定義轉賬、匯兌損益、期間損益、銷售成本等結轉按自定義項結轉等會計核算方法,也提供對賬及多輔助賬查詢等結果查詢的方法。利用對自定義項的會計核算功能,可以便利地實現對特定業務項的業務過程進行跟蹤和和核算的管理需求。
首先將需要核算的業務物件定義為“核算元”。對核算元的業務過程核算的原理是通過一組反應業務程序的會計科目的核算,提供以核算元為資訊匯集點的相關科目查詢,以掌握業務***“核算元”***的業務程序狀態。比如,以銷售的產品為核算元,銷售的業務過程包括採購、庫存、銷售、成本、支付費用、繳納增值稅、應收、應付等環節,在用友U8ERP-871軟體中,可以用以下四個步驟完成核算設定及核算。
第一步:確定業務過程核算的會計科目。依據“產品”銷售過程中的主要環節,確定需要記錄的會計事項,即會計科目組。
第二步:在自定義項中定義“核算元”和檔案。用“銷售產品”作為核算元,核算元的檔案為具體產品,如:產品1、產品2。
第三步:在相關會計科目中繫結核算元。即在會計科目設定中,將核算元設定為輔助核算項。
第四步:制單中輸入相關的核算元檔案。
完成這四步操作後,只要按照正常的會計核算處理流程,在會計賬目查詢中選擇“多輔助核算明細賬”或“多輔助核算彙總賬”查詢,即可獲得核算元***產品***銷售程序中,各業務環節的執行狀況。
三、例項操作
下面介紹用友ERP-U8 V8.71軟體中,利用自定義項輔助核算功能,對“產品”核算元進行業務過程核算的具體操作內容。
***一***確定“產品”銷售業務的核算科目
根據管理要求,產品銷售業務經歷庫存、銷售、相關費用、稅金以及收、付款情況,所以在2007新會計制度科目中,確定採用庫存商品***1405***、主營業務收入***6001***、主營業務成本***6401***、銷售費用***6601***、應繳稅費***增值稅******2221***、應收賬款***1122***、應付賬款***2202***、銀行存款***1002***等作為核算科目;
***二***定義“銷售產品”為核算元
進入企業平臺後***圖1***,通過①基礎設定——②基礎檔案——③其它——④自定義項,開啟自定義核算單元視窗。
進入“自定義項檔案”視窗***圖2***後,按照以下順序操作完成對核算業務項的定義:
① 在左邊視窗的“自定義項類別”中,選擇表“單據頭”類別;
② 在“自定義項檔案”視窗的專案***共有16條***中,雙擊“自定義項1”條目,開啟“自定義項設定”視窗;
③ 在“自定義項設定”視窗中的“專案名稱***簡體***欄下,輸入核算元的名稱“銷售產品”;
④ 在輔助視窗的“資料來源”欄目中的下拉列表中選擇“手工輸入”,
⑤ 在右邊的複選專案中,選擇“必輸”;
⑥ 選擇“需要建檔”;
⑦ 選擇“檢查合法性”。
“必輸”、“需要建檔”和“檢查合法性”三個選項,保證在輸入過程中核算元資料的唯一性。
當完成對核算元的定義和操作設定後,在“自定義項類別”視窗的選單中,點選“檔案”選單,進入核算元檔案的輸入視窗***圖3***。按照下列步驟操作:
① 點選增加選單;
② 在“自定義值”欄位置,輸入核算元的具體值,即品名—產品1;
③ 在“程式碼”欄位置,輸入產品編號001***可以自行定義***;
④ 點選存檔圖示,儲存輸入的內容;
⑤ 在下部的展示視窗中,會列出剛剛輸入的產品名稱以及產品編號。
依次重複以上5步,可建立完成核算元的基本檔案。
***三***選定的會計科目中繫結核算元
在“基本設定”選單中***圖1***,選擇基本檔案——財務——會計科目,選出需要修改的會計科目,雙擊該科目進入科目修改視窗***圖4***。在本視窗中,點選“修改”功能鍵,然後按照①選擇“銷售產品”核算元;②按“確定”按鈕儲存已作的修改。
***四***制單
開啟“業務工作”臺上的財務會計—總賬—憑證選單,選擇“填制憑證”,進入制單操作。當在科目名稱欄選擇科目時,只要選擇繫結“銷售產品”核算元的科目,系統將自動彈出“輔助項”輸入視窗,在此,只要用參照按鈕①開啟產品檔案,並選擇合適的產品名,並按②“確定”按鈕確定輸入即可完成檔案輸入操作。操作結果可以用③的副窗按鈕,開啟憑證副視窗看到④的顯示。
***五***核算元***銷售產品***業務核算查詢
與會計處理的流程一樣,制單完成後,通過稽核和記賬,完成會計核算,同時也完成了“核算元”的核算。核算元核算的結果可以直接通過總賬選單中的①賬表——②綜合輔助賬——③多輔助核算明細賬,進入查詢定義視窗***圖6***。在此視窗中,首先選擇④多欄賬賬類,然後在條件頁面選擇“過濾條件2頁籤,從⑤銷售產品參照檔案中選出需要查詢的產品,按⑥確認按鈕,便可得到圖7所示的查詢結果。該結果以一個產品為物件,列出該產品業務過程中的各個環節相關的會計科目核算結果,可以一目瞭然地看到業務進展的狀況。
四、總結
由於計算機的應用,傳統手工會計核算的工作已接近完全被取代。適應現代化管理的要求,會計人員應該將其職能轉移到及時、準確地提供管理需要的會計資訊上來。以上案例是以會計核算的方式監測業務程序的一種管理應用,說明現代企業的會計人員應該掌握好軟體的各種功能,不斷根據管理要求,設計出不同的核算方案,以滿足管理者對會計資訊的各種需求。
【主要參考文獻】
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