跨部門良好有效溝通技巧

　　企業部門設定越來越多，越來越周全，於是，各部門之間由於諸多原因引發的工作效率低下，互相推委，甚至影響企業正常運營的事件會經常發生：在公司面臨的客觀環境無法改變，企業目前的客觀機構設定和制度無法做出調整的狀況下，如何讓各部門之間能順暢的配合齊心共力呢?下面是小編為大家收集關於，歡迎借鑑參考。

　　跨部門溝通到底為什麼會出問題?

　　事實上，主管應該讓自己的成員多瞭解團隊之外的重要資訊，幫助他們擴大視野，學習以組織整體的觀點去思考問題，不要將眼光侷限於自己的團隊之內。如此一來，在與其它部門溝通時，比較不會過於本位主義，能有效減少部門之間的衝突。

　　對於主管來說，跨部門溝通確實是一件重要的工作，但也是一件令人頭痛的麻煩事。儘管小心再小心，不斷的聯絡、再確認，各種大大小小的問題卻是一波未平、一波又起，讓人疲於奔命。溝通不良的原因到底出在哪裡?

　　1.對於結果的預期不同

　　不同部門，對於事情的認知難免會有落差，最常發生的情況是對於結果或是目的的預期，彼此有不同的看法。舉例來說，你希望行銷部門針對新產品量身定做特別的行銷方案，想要藉此吸引年輕的消費族群，行銷部門也同意這樣的想法。但是，「吸引年輕族群」的定義是什麼?到底要達到什麼樣的結果才算是成功達成目標?

　　產品部門可能認為，在所有購買新產品的消費者當中，年輕族群必須達到一定的比例，才稱得上成功。然而，行銷部卻不這麼想，他們認為只要有大量的媒體曝光和報導、引爆話題，就算成功。顯然兩者之間有著相當的落差，如果沒有事先溝通清楚，只會引來不必要的誤會與摩擦。因此，一定要具體而明確的說明你要的是什麼、你希望的結果是什麼、你的目的是什麼?才不至於到了最後，發現結果不如預期，要修正已不可能。

　　2.被動等待訊息

　　「事情怎麼會這樣，為什麼不早說?」很多人都有過這樣的經驗，對方事前都沒有主動聯絡，任由問題擴大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。你的氣憤情有可原，但是如果別人不告訴你，為何不主動去問對方?

　　跨部門溝通的一個重要原則就是：永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會就沒事了，事後應該隨時保持聯絡，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發生了，而是要主動而持續的溝通，預防問題的發生。而且，主管所表現出的積極態度，更可以讓其它部門感受到你對這件事情的重視，間接的帶給他們壓力，讓他們清楚知道必定要盡力完成工作、達到目標。不過，也不要忘了關照自己部門員工的狀況，或許他們在與其它部門溝通時遇到了某些困難，你可以主動詢問員工，是否需要你出面聯絡，解決問題。

　　3.相互排擠的工作要求

　　其它部門都有原本既定的工作，每一位員工手中都同時有好幾項專案要完成，因此不可能將百分之百的心力投注在你部門的專案上。但是，這項專案是你部門重要的年度計劃，你覺得這名員工應該要花更多的心思與時間執行你的專案。你是否應該要直接向這名員工提出要求?

　　提出要求當然是正確的做法，但是你的物件錯了。「工作協調的問題是主管的責任，而非員工，」主管領導顧問公司ExecutiveLeadershipGroup總裁威廉?凱斯WilliamW.Casey說道。你應該與其它部門的主管相互協調，彼此達成共識，確定應該如何適當的分配人力與資源，才能真正解決問題。

　　4.上情無法下達，下情無法上達

　　有時候原因不在於跨部門溝通不良，而是自己團隊內部的溝通出了問題。有時是部門主管之間約定的事情，屬下卻完全不知情。或許你與其它部門的主管早已對於原本爭執不休的問題，妥協出解決的方法。但是屬下完全不知道有這麼一回事，彼此還在為該如何解決問題而僵持不下、反覆來回的溝通，徒然浪費許多時間。有時則是屬下之間彼此協調好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了。主管事後知道卻大感不妥，推翻之前的決定，一切又得重新來過。所以，除了要建立部門之間的溝通機制之外，更要協調自己團隊內部的溝通機制，確認你與屬下之間的訊息是完全流通的。

　　理清了溝通不良的真正原因之後，接下來的問題是：要能有效的進行跨部門溝通，應該掌握哪些技巧?

　　1、有效的績效管理模式

　　有效的較小管理模式是建立在責任明細的基礎上的，把目前存在的經常性出現的一些協作性問題，納入考核指標，可以試一下的。我把一些部門內的職能崗位考核內容進行完善，但可能還有一個問題，如果不是整個公司進行改善，個別部門一個實行，可能效果會有點問題。

　　2、扁平的組織結構

　　組織扁平化摒棄了傳統金字塔狀企業管理模式的諸多難以解決的問題和矛盾，達到使組織變得靈活，敏捷，富有柔性、創造性的目的。它強調系統、管理層次的簡化、管理幅度的增加與分權。引入專案管理--扁平式溝通與協作能提高效率，有統一的專案經理做決定，減少分歧與部門各自為政的心態，如果不能，建議儘量加強部門間溝通交流，上層經理更需重視彼此的交流，達成共識。

　　3、不妨輪換崗位

　　中華口才網建議企業應該鼓勵崗位輪換，請業務背景的人員擔當人力資源、培訓、行政、商務管理等支援部門的主管。比如，IBM、HP近幾年在中國市場都有類似實踐。摩托羅拉與亞信的CFO對各自市場業務的分析與深度介入，使得這個傳統的“後勤”部門與核心業務水乳交融，相得益彰，從而在根本上調整了他們的團隊判斷問題的角度及行為方式。這樣一來，“後勤”部門就能夠更多地從市場、從競爭的視角去滿足核心業務的需求了。

　　4、跨部門要倡導溝通文化

　　溝通的有效性與企業文化直接相連。沒有主管認為持續改革內部溝通不重要，關鍵在於實際執行。主管人不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。如果主管人員從不在電梯或走廊與同事們輕鬆交談，當他在員工大會上發表演講後能聽到員工們的熱烈反響嗎?我看很難!另外，就是建立“客戶”應對意識，每一個需要你協助的部門都是你的“客戶”，使你的客戶滿意，是你工作的職責，這不僅僅是制度的約束，未來將成為習慣，也是企業文化的部分。

　　5、跨部門溝通需事前協調

　　事前協調的效果最佳，事中次之，事後最次。亡羊補牢，未為晚矣，但對於企業組織則則不然!因其成本過高，不經濟。事中協調成本比事後協調的成本要低，而且也對協調專案的正確有效率地推進起下面的推動作用。這也正是管理者需要不斷親臨“現場”的原因。事前的協調，有時可收事微功倍之效。簡言之，經常聽到有些“難啃的骨頭”在事後協調中說“其實嘛，這也不是什麼大事，但是，你們為什麼不事先知會一聲呢?你們把我們置於何地，哼!”言雖簡，於理，則然也。

　　6、提高溝通技能

　　溝通是管理的血脈，是整合管理所必需的計劃、組織、指揮、協調和控制等職能的必要手段，所以我的MTP課程中強調“溝通無處不在”，跨部門溝通尤其要講究溝通藝術，所以，管理者提高溝通技能，包括有效傾聽及保持溝通的簡潔準確性。公司內部溝通中，大家往往急於表達而疏於傾聽。通過多次團隊的現場演練、遊戲等，筆者觀察到，在交流中，如果雙方或至少一方多一些專注傾聽，適時複述、提問以確認關鍵資訊，並予以適當的反饋，那麼溝通的有效性即準確、省時、較少衝突就大大提高了。

　　總之，跨部門溝通的目的是實現跨部門協作，讓大企業像小企業一樣靈活!有溝通才能把握全域性、瞭解真偽，拓寬領導者視野;有溝通才能凝成合力、構成堅強團隊;也只有更好地溝通，才能使人心暢通、企業興旺!參加譚老師的跨部門溝通培訓，幫助您的企業實現無障礙的溝通管理!