採購案例分析_企業採購案例***4***
採購案例分析5
作者: 王瑞
單位：上海寶華國際招標有限公司
國有企業採購活動以招標方式為主，企業招標採購的內容包括：工程建設，生產、維修和維護所需物資，日常辦公、經營管理相關的貨物和服務等。招標採購質量與企業固定資產投資、生產經營密切相關，甚至影響企業的長遠發展和市場生存。
一、 招標策劃是招標質量提升的基礎
招標採購相比一般採購過程更加複雜、涉及面更廣。首先，招標採購追求企業經濟、技術和社會效益綜合最優。其次，招標採購活動具有政策性、規範性特點，必須按照招標檔案規定的流程和規則實施。第三，招標採購受到眾多外部因素制約，全過程接受招標人、招標代理機構和評審專家等相關干係人、行政監督部門及社會公眾監督。
招標策劃是指在招標投標活動啟動之前，為了使招標專案獲得成功，企業根據採購需要和市場環境，規劃招標專案實施方案和招標目標實現路徑。企業只有經過充分前期準備和安排，有預見性地實施各項工作，正確處理可能遇到各種問題和風險，才能確保優質、高效地完成招標專案。
二、 招標策劃的作用
1. 有利於內部溝通、促進協同工作
招標投標活動需要企業內、外部多個部門和單位協同工作。招標策劃根據招標採購的需要，制定針對性溝通機制和管理流程，降低各方的利益衝突、扯皮推諉和重複勞動發生的可能性。在招標策劃統一安排下，相關部門和單位按照職責分工和質量、進度要求，通過合作方式完成招標採購各項複雜工作。
2. 促進投標人之間充分競爭
首先，企業在招標策劃過程中，可以進一步發掘和邀請優質供應商參與投標。其次，制定合理的招標條件和評標辦法，使得投標人的競爭處於同一起跑線,激發投標積極性。第三，人為創造或加強充分競爭的環境，促使投標人在巨大競爭壓力下提供最優技術方案和投標價格。
3. 確保招標專案實施嚴謹、周密
經過全面、認真地招標策劃，招標專案可以形成詳細的實施和操作方案。按照招標策劃分工協作，有利於各責任單位編制針對性強、細緻嚴謹的技術、商務和招標檔案，杜絕招標操作中的低階錯誤和工作疏漏，併為後續中標合同簽訂、合同履行奠定良好基礎。
三、 招標策劃實施過程
1. 確定招標策劃參與各方
企業參與招標策劃的各方包括：使用單位、採購管理部門、技術管理部門和招標機構，分別負責招標專案的需求分析和商務、技術、招標等方面的專業支撐。採購管理部門負責招標專案合同的簽約和執行，是招標策劃的責任單位。
對於投資風險大、敏感度高的招標專案，除了上述各方以外，企業的法律事務、內控審計和紀檢監察部門也參與招標策劃。重大專案的招標策劃，需要企業主管領導直接參與決策過程。
2. 招標策劃流程
***1***收集資料
收集內容：潛在投標人名單及其經營、業績情況，與企業歷史關係等;招標採購內容不同檔次產品的技術指標和效能、各產品歷史價格、市場供求關係;其他企業同類項目招標採購結果。
收集途徑：歷史招標資訊，設計院等諮詢機構，專業網站，與各供應商技術交流，行業內專業機構或專家諮詢，同類項目考察調研等。
*** 2***確定招標目標
經濟目標：在合理的預算約束下，儘可能地降低採購價格、縮短採購時間，並測算中標價格區間和採購週期範圍。
技術目標：根據標的物當前及今後可能使用需求，確定技術規格、效能、引數等最低和最高的招標採購技術要求。
社會目標：符合企業發展戰略和國家產業政策，符合企業承擔社會責任和環境保護義務等。
合規性目標：招標採購組織和決策過程符合國家、企業相關法規、政策和制度，招標投標活動堅持“公開、公平、公正和誠實信用”的原則。
***3***競爭性分析
通過對潛在投標人數量、檔次***規模、技術和裝備情況、業績***和參與競爭可能性進行分析。分析內容包括：市場同類產品檔次和價格水平，潛在投標人蔘與競爭的意願，可能促進投標競爭的方法。通過競爭性分析，可採取相關措施促進競爭或防止惡性競爭。
***4***制定招標方案
招標方案包括：確定招標組織形式、招標方式、標段劃分等;確定招標檔案核心內容，如評標方法、資格條件、技術要求、商務條款、分項報價表格式等;制定招標專案管理計劃，包括：工作分工、進度計劃、彙報事項、風險控制等。
3. 加強招標策劃管理、提升整體招標質量
企業招標採購經辦人員業務水平不同，導致招標採購質量參差不齊。加強招標專案前期準備工作，由資深專家負責招標策劃、經辦人員負責招標業務操作，一方面可以避免具體事務性工作浪費稀缺的專家資源，另一方面為經辦人員招標業務操作提供指導、整體提升企業招標質量。
四、 招標策劃例項
以寶華招標公司為例，該公司受某大型鋼鐵企業委託，組織耐火材料集中招標採購。本次招標策劃如下：
1. 資料收集
資料收集範圍：耐火材料採購歷史資料***包括歷史採購價格、數量和總額***、耐火材料市場行情、現有供應商供貨實績和國內外最新技術進展等資訊和資料。此外，還包括該企業生產現場的耐火材料技術要求、圖紙等相關資料，
2. 確定招標目標和競爭性分析
耐火材料是鋼鐵生產過程中重要輔材，該企業每年耐火材料採購金額超過3億元。招標人希望通過本次集中招標，達到降低耐火材料採購成本、優化耐火材料供應管理的目標，並初步形成耐火材料採購管控體系和規範的標準流程。
招標專案團隊全面梳理和分析該企業各類耐火材料的類別劃分、技術要求、採購模式、歷史價格、供應商範圍和市場情況，並據此制訂招標策劃方案。
3. 招標策劃方案
***1***擴大單項招標金額。
通過規模效應降低採購成本，將原先30個採購合同合併為19標段組織招標採購，並將供應年限由一年擴大為三年。
***2***區域承包方式供貨。
承包期內，耐火材料廠商一攬子負責熱工裝置的耐火材料設計、供應、砌築、維護、下線等系列工序，確保生產穩定、產品質量合格。承包商按企業鋼產量結算費用。
***3***設定最高和最低限價。
由於各標段競爭程度不同，為了確保降低採購成本，各標段均設定最高限價。另外，考慮到我國耐火材料供應商眾多、市場競爭異常激烈的情況，設定最低限價可以防止低價惡性競爭、保證企業生產穩定和安全。
***4***新供應商考察。
對於不熟悉的廠商進行業績考察，並將考察結果作為關鍵評審因素。
3. 招標結果
本次耐火材料集中招標成效顯著，中標金額相比歷史合同金額節約資金超過4000萬元，中標廠商均為該企業認可的合格供應商。
五、 招標檔案編制
1. 招標檔案的作用
招標檔案詳細描述了招標採購技術，商務要求，是約束參與各方招標投標行為的規範性檔案。招標檔案是招標策劃的延伸和細化，其內容應與招標策劃保持一致。
2. 招標檔案編制管理
為了確保招標檔案編制質量和水平，防止出現遺漏和錯誤，招標檔案編制管理應當遵循“先技術、後商務”和“先需求、後規則”的原則，具體過程如下：
一是由使用單位編制招標技術檔案初稿，確定招標專案的基本要求、招標範圍和技術標準。使用單位在專業技術方面存在能力不足時，可以委託技術管理部門或設計單位編制招標技術檔案。
二是在招標技術檔案基礎上，由採購管理部門編制招標商務檔案，主要工作為確定通用合同條款、草擬專用合同條款等。
三是招標機構根據招標專案需要，選擇相應招標檔案模板，將招標技術檔案、商務檔案整合形成招標檔案初稿。招標檔案初稿整合過程中，招標機構應當編制評標方法、投標人須知、投標檔案格式等專業性檔案。
四是招標檔案初稿編制完成後，招標機構應當組織使用單位、技術管理部門和採購管理部門對招標檔案進行稽核。招標檔案稽核通過後方可對外發出3.招標檔案模板
招標檔案模板檔案包括投標人須知、合同條款、招標技術檔案、評標辦法、投標檔案格式等。招標檔案模板對改進招標採購質量有明顯效果。首先，企業將法規、制度要求和一些好的做法固化在模板中，有利於招標採購知識、經驗的積累和傳承。其次，使用模板有利於提高招標檔案標準化程度、提高檔案編制和稽核效率。第三，通過推行招標檔案模板，可將企業招標質量的管理思想和要求滲透到招標專案的具體實施環節。
六、 招標專案風險防範
招標實施過程中面臨著各種各樣的風險，它們將對招標質量產生?a href='//' target='_blank'>種植煥?跋歟?踔戀賈掄斜曄О堋Ｕ斜晗釒坑Φ狽婪都際酢⑸濤窈禿瞎嫘勻?嚳縵鍘?/p>
1. 技術風險防範
***1***資訊保密
需要保密的資訊包括：招標策劃、交流內容和交流計劃，其他投標人蔘與和技術交流情況，招標專案相關人員和部門資訊等。對於招標工作經驗不足、保密意識不強的人員，應當加強保密培訓，防止相關資訊無意洩露。
***2***技術交流偏差
技術交流過程中，出於職業習慣，技術人員喜歡就具體技術細節進行評價和對比、甚至發表指導意見。企業應當提醒相關人員不應指導投標方案或進行評價，防止造成投標人蔘與積極性下降或對招標技術要求理解偏差等不利後果。同時，企業應當始終向投標人強調，招標技術要求以招標檔案為準。
***3***技術評審準確性
在招標投標活動中，技術評審的依據是投標檔案及其補充檔案等書面資料，由評審專家根據自己專業知識和經驗進行判斷和評價。技術評審受限於投標檔案編制的指向性和評審人員主觀判斷，往往造成技術評審與投標實際產生偏差。
可從兩方面提高技術評審的準確性和可靠性：
一是引入實物評審因素。技術評審時採取實物封樣方法或實物測試方法，評審人員依據現場實物比較結果或第三方出具檢測報告進行評審，確保評審結果更加準確和更具說服力。
二是加強業績評審比重。技術評審內容一般包括：資格資質、技術方案、裝備情況、技術指標、人員情況和業績等評審因素。與其他評審因素相比，業績評審具有明顯優勢。首先，業績評審因素具有客觀、真實的特點，評標時不受人為因素、主觀態度影響。其次，業績指標間接反映了其他技術評審因素，業績良好的投標人通常擁有較好的技術方案、生產裝備、人力資源和資格資質。
為了提高評審效果、充分發揮業績評審的優勢，可以從多維度進行業績評審，包括：比較各投標人總體業績數量或金額，對投標人業績按照不同技術指標、用途或時間分項評審，評審專案負責人業績情況等。
2. 商務風險防範
邀請招標中投標人資格和技術水平參差不齊，導致投標競爭不充分、招標效果較差。防範措施包括：邀請同檔次廠商參與競爭，評標以價格為主要評標因素、促進價格競爭，潛在投標人資訊嚴格保密等。
公開招標中，投標人數量眾多，資質、水平、價格差異性大，由於事先規定資格資質條件、評標方法預見性不足，可能導致最終招標結果不理想。防範措施包括：邀請更多合格廠商參與投標競爭，評審時對技術指標、投標價格處於合理範圍之外的投標人進行甄別和分析，對於不熟悉投標人進行實地考察和歷史履約情況調研。
3 .合規性風險防範
相關政策法規對招標投標操作進行了詳細、具體的規定，任何違規操作都將導致招標專案受到投訴、質疑，甚至導致招標專案失敗。
***1***開標組織
需要杜絕的行為包括：投標截止時間以後接受投標檔案，開標前未對投標檔案進行密封檢查，有效投標人少於3個直接開標。
投標遲到風險防範：開標前一週內及時與潛在投標人溝通是否投標;開標前一天提醒投標人相關投標事項;投標人對電子招標投標不熟悉的，可以到招標機構現場進行操作;採用傳統招標方式，開標時間應考慮交通高峰等特殊情況;開標現場延遲投標截止時間的，應當經所有投標人簽字確認。
***2***評標過程
評標委員會組成：評標人員與投標人無利害關係;評標委員會構成比例符合規定;非評標委員本人不得簽署評標表格;評標委員會組成人員和招標工作人員名單保密，防止投標人干擾評標工作。
評標資料和評標過程注意事項：評標資料不得帶離評標場所;評標過程資訊不得對無關人員透露;評標委員會成員不能私下接觸投標人、不得指導投標人澄清;不得接受投標人主動提出的澄清、說明;無關人員在場時，不得議論評標有關內容等。
***3***定標過程
定標過程中資訊外洩可能後果有：投標人干擾招標人決策;投標人招標結果的細節提出質疑和異議;預中標人的簽約風險***影響後續合同細節談判***。
定標過程風險防範：經辦人員提高保密意識，評標報告流轉和審籤人員資訊不得告訴無關人員;評標工作參與人員不得對外透露相關資訊;評標報告、評標支撐檔案對無關人員保密;中標或不中標情況及理由，應當以正式渠道由招標機構對外溝通。
***4***合同訂立
合同簽訂應當以招標檔案與投標檔案為準，在不實質性違背這兩個基礎性檔案前提下，可就合同細節進行補充和完善。
相關合同細節補充和完善，應當在招標結果對外公佈之前，以投標檔案澄清的形式要求投標人確認。否則，在招標結果資訊公開後，招標人較難從投標人處獲得有利自己的讓步。
***5***資料管理
投標檔案屬於投標人專有智慧財產權，僅供招標人在當次招標專案中使用。即使招標專案已經完成，招標人和參與招標工作相關人員也應注意投標檔案資料保管和資訊保密，防止產生不必要的法律糾紛。需要在招標專案結束後繼續使用投標檔案的，應當在招標檔案明示使用方式和使用範圍。