祕書工作與人際關係

  良好的人際交往可以不斷擴大祕書的視野,有助於對各方面資訊的收集,的關係是怎樣呢?下面是小編蒐集整理的一些內容,希望對你有幫助。

  祕書建立良好人際交往的方法

  一是加強感情投資。感情投資,是現代領導工作的重要方法之一,也是祕書處理人際關係的有效方法之一。祕書在人際交往中,應注重感情投資,對交往物件要傾注真摯的情感,通過感情聯絡和感情交往,使對方感受到情感的愉悅,從而建立起良好的人際關係,推動工作的順利進行。但應注意的是,感情投資應是在原則、政策的允許中對他人的關心、信任和工作中的以情感人,以情悅人。

  二是注意換位思考。換位思考,即與物件交換位置,站在對方的立場上去思考問題。這是理解他人、全面認識問題的良好方法,也是祕書處理人際關係的良好方法。在人際交往中,由於每個人的個性和社會角色不同,看問題難免存在差異。己所不欲,勿施於人。在人際交往中,由於每個人的個性和社會角色有差異,看問題的角度就不同,交往中難免發生衝突和矛盾。祕書在與人交往中,要學會換位思考,設身處地替對方著想,將心比心,寬容待人,尋找溝通的最佳方法。這樣,就比較容易理解對方,化解矛盾,與人友好相處,改善人際關係。

  三是堅持求同存異。萬事萬物都是在對立中有統一,在統一中有對立。求同存異也是影響祕書人際關係的主要因素之一。在祕書的人際交往中,雙方如果在認知上趨同,就容易產生共鳴,容易相互理解、支援與合作;如果認知不統一,就容易產生矛盾,引起雙方的摩擦和糾紛。祕書在處理人際關係時,要正視差異的存在,不應過分強求一致,要做到求大同、存小異,大事講原則、小事講風格。

  建立良好的祕書人際關係的基本要求

  1、良好的心理素質。祕書要有較強的適應能力。根據自己職責的要求,對人際關係環境要熟悉。人際交往越多,人際關係環境越複雜,祕書不僅要適應這樣的環境,而且還要在複雜的人際關係中較好地協調處理好各種矛盾.要豁達、大度、開朗。要能聽取不同的意見,能正確對待領導、同事對自己的批評,能容忍他人的短處。在遇到矛盾和摩擦的時候,要多自責,並放得下丟得開。祕書要經得起委屈,受得往冤枉。無論在什麼樣的情況下,都要能夠保持毯定的情緒,不感情用事,冷靜而有禮貌,誠懇而不軟弱,耐心而不激化矛盾,做到喜不露形,急不顯亂,怒不變色。

  2、良好的道德修養。良好的道德修養也是祕書處理好人際關係的基本條件。***l***公正。要公正地評價他人,不要以自己的好惡來評價他人,也不用自己的好惡來要求別人。在處事中,要以是非標準而不能以地位、職務的高低論曲直,也不能感情用事。思想要健康,作風要正派。要與人為善,樂於助人。提批評、建議要出於“公心”,幫助他人要出於“誠心”。對上級要敬重,對同事要謙虛,對群眾要理解。與人共事,無論對方職務高低,都不能隨愈傷害他人的感情。***2***守信。要忠誠老實,辦事可靠,不虛偽,不輕浮。能辦的事情千方百計地去辦,不能辦的事要說明情由以得到他人的諒解.***3***守份。祕書要擺正自己的位子,在與人交往處一事中,要正確履行自己的職貴,而不能超越許可權,不能擺出領導的樣子,也不能憑藉領導的權勢,裝腔作勢,讓人生厭;屬於領導拍板定案的事,祕書不能隨意開口,更不能包辦代替。

  3.良好的交際技能。祕書的交際技能是建立在廣泛的興趣愛好和廣博的知識荃礎之上的。共同的興趣和愛好,往往能使人與抓人之間形成“共同語言”。祕書應飛該培養自己的興趣和愛好,使自己成為一個多才多藝的多面手。祕書是一個職業的總體概念,就其職能的分工來說,可分為文字祕書、事務祕書、公關祕書等等。不論承擔那一份貴任的祕書,都應該瞭解社會、熟悉社會,並要具備豐富的社會生活經臉與知識,這樣,才能在複雜的社會生活中,處理好各種矛盾,建立起良好的人際關係。

  祕書處理不同人際關係的方法

  一是處理好與領導的關係。祕書與領導的關係是祕書人際關係中最重要的關係,從祕書與領導關係的特徵來看,它屬於祕書人際關係中的首屬關係。祕書是領導的參謀助手,是為領導服務的。領導是一個機關單位的決策者和指揮者,對單位負有重大的責任。一般情況下,領導者多數是由一些德才兼備、經驗豐富的人來擔任的,他們一般具有較高的威信,深受群眾的擁護和支援。祕書人員要想處理好與領導的關係,必須首先增強角色意識,樹立服務觀念。

  首先要維護領導的威信。一個祕書人員在任何情況下都不能故意破壞領導的威信,不能散佈有損領導威信的言論。即使領導者在工作中出現了差錯或失誤,也不能亂髮議論,應通過正當的方式和渠道反映,以求得合理妥善的解決。

  其次要尊重領導的職權。祕書人員是服務性人員,不是決策者,因此必須按職責規定辦事,不能越職代權,借領導的名義發號施令。祕書必須明確自己為領導服務的界限,克服那種自己的意見未被採納,就委屈失望的心理。在處理一些較重要的事情時,應該及時向領導彙報請示,而不能自作主張。

  第三要體諒領導的困難,為領導分憂。一個領導者不是全能的,在工作中會遇到很多困難。祕書要積極地去幫助領導克服這些困難,多出主意,多提供服務,儘可能解除領導的後顧之憂,真正做到和領導同甘苦、共患難,這樣才有可能和領導密切關係,建立起深厚的感情。如果一個祕書在領導遇到困難時袖手旁觀,就會傷害相互的感情,惡化相互的關係。這是祕書人員必須注意的。

  第四要提高自身素養,增強辦事能力。祕書要處理好與領導的關係,關鍵在於做好本職工作,提供有效服務。要誠實而不弄虛作假、當參謀而不自以為是、公正而不搬弄是非、受批評而不急不怨。

  二是處理好與同事的關係。祕書是領導與同事的橋樑。由於祕書的特殊地位,要處理好與同事的關係有其複雜性。因此,祕書人員和同事關係融洽,需要注意以下幾個方面。要了解同事,關心同事。瞭解同事,這是與同事相處的最起碼的條件。只有真誠關心同事,才能取得同事間的相互理解、相互信任。要以誠待人。要講究分寸,善於溝通。祕書常在領導與同事之間起著居中協調及上下意見溝通的作用。當傳達領導的意圖給全體同事時,稍不留心,言辭過重,便有發號施令之嫌。這時,要注意自己的態度、語氣。若是傳達不受歡迎的意見給同事時,應做到能在談笑之間完成。反映同事的意見給領導時,要深入實地考察、分析,衡量得失,並如實反映。

  三是處理好與外界的關係。祕書在積極處理與組織內部的關係的同時,不能忽視與組織外部的關係。祕書在處理與外界的關係時,要注意以下幾點:首先要注意目的。與外界進行交往的時候,考慮問題一定要站在組織或者領導的角度。其次要注意身份。祕書在涉及外界的人際關係時都是工作關係,而不是個人間的交往。第三要廣結良緣。這會使祕書的形象富有親和力,使祕書的工作保持通暢的狀態,提高效能。第四要樹立形象。在交往中注重塑造和樹立組織形象,提高所在組織的美譽度。