小公司採購管理制度範文
為加強小公司採購計劃管理，規範採購工作，需要制定並實施相應的管理制度。接下來小編為你帶來了。
範本一
一、目的
加強採購業務工作管理，做到有章可循，預防採購過程中的各種弊端，降低採購成本，提高採購業務的質量和經濟效益。
二、範圍本制度適用於公司所有物品***原材料、輔料、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品***或勞務***技術、服務等***的採購。
三、職責
3.1市場部根據銷售訂單編制銷售計劃並下發相關部門。
3.2生產技術部根據市場部銷售計劃，編制原輔材料需求清單。負責製版、模具、量板等外包產品、技術服務以及其它外協業務採購申請及計劃的編制。
3.3供應部根據生產部門報送的材料需求清單，核實倉庫存量，結合材料庫存安全定額，編制採購計劃，報經總經理批准後組織採購。
3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的採購和辦公用品日常維修申請計劃。
3.5裝置工程部依據公司固定資產投資計劃、裝置執行狀況以及生產經營需要編制裝置的採購、固定資產維修以及零星維修製造所用備品備件採購計劃。
3.6各物品、勞務需求部門根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、裝置部提交申請，並經初審後交各分管副總或總經理批准。
3.7分管副總負責許可權內的採購審批和超出許可權的採購初審，總經理負責生產經營採購、固定資產購置、維修等計劃的審批。
3.8財務部負責日常採購的價格審查，負責對價值10萬元以上的採購組織或上報集團公司進行招標。
3.9質量部負責原材料、輔料的驗收，裝置部會同生產技術部負責備品備件、裝置、監視和測量工具及維修等勞務的驗收。
3.10各採購經辦人負責索要發票、辦理結算，並對發票的真實性和合法性負責。
四、採購作業操作規程
4.1物資採購的計劃、申請與審批
4.1.1授權的請購部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的採購計劃，報分管經理稽核。
4.1.2經分管副總初審後的月度採購計劃報財務副總審批後執行。
4.1.3未列入月份採購計劃或超出計劃的臨時採購申請需根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、裝置部提交申請，並經初審後交各分管副總或總經理批准。
4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、裝置、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經分管副總簽署意見報總經理審批後實施。4.1.5採購計劃或申請應列明採購物品或勞務的名稱、規格型號、數量、質量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。
4.2採購比價
4.2.1採購部門在採購前須將採購計劃或申請，交財務部進行比價;在提交採購計劃或申請的同時，採購部門應對新採購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯絡資料，有財務部隊提供的供應商***但不僅限於***進行詢價或實地調查。
4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單臺***套***裝置的採購需召集三家以上的供應商報價，進行比價;10萬元以上的必須採取招標方式採購。
4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價採購，公司根據市場行情每年至少舉行2次招標，確定採購價格和供應商，一經通過招標確定價格，只能在定標價格基礎上根據市場行情下調，不能上浮;如屬國家政策調整等客觀原因所致採購價格上漲，並且採購物資屬供不應求的賣方市場，價格可以上調，但必須經過總經理辦公會研究同意後才能執行。
4.2.4國家明碼標價壟斷經營的特殊商品採購以及政府有收費標準的行政事業性服務收費不實行比價程式，物價審計只對採購物品或勞務的價格、收費標準、數量、質量的真實性進行審查。
4.2.5所有采購業務應景物價審查後方可報總經理籤批報銷。回覆1：全面點的採購管理制度
4.3採購實施及物資驗收
4.3.1公司的採購業務統一由供應部門負責辦理，其他部門或人員不得自行採購。
4.3.2供應部門應根據生產技術部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數量編制採購計劃，報分管副總批准後執行。
4.3.3供應部門根據批准的採購計劃組織採購，除零星採購外，批量採購業務必須先與供貨方簽訂採購合同，並與財務部、質量部、生產技術部等相關部門進行會審，採購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在採購合同有效期內，若因市場行情發生較大變化時，經過總經理批准可以與供貨商簽訂《調價協議》，並報請財務部門備案。
4.3.4採購物資運到本公司時，先由供應部門對照核對採購計劃，經確認無誤後開具《請驗單》交質量部或裝置部進行質量檢驗，質量部、裝置部在驗收條件允許的範圍內組織物資檢驗，並出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數入庫並辦理入庫手續，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。
4.4結算
4.4.1採購發票按規定能夠取得增值稅發票的，且在我方能夠抵扣增值稅的採購專案必須索取增值稅發票，不能取得的，價格按扣除增值稅以後執行。
4.4.2無論是現款採購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開《採購付款申請單》，連同有關憑證報經財務部門稽核，並經總經理批准後，出納人員方可付款。
4.4.3財務部在對採購物品結算付款時，應當認真稽核《請購單》、《採購合同》、《採購計劃單》、《採購付款申請單》、《入庫單》、《發票》或《收款收據》等有關單證，賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續。
4.4.4出納員須在接到經總經理批准的付款憑證後辦理付款手續，付款時必須認真稽核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續。
五、責任
5.1不按規定程式未經審批採購的，由經辦部門和人員自行負責處理，已經與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發生的損失由經辦人員全額承擔。
5.2經審批的採購計劃和申請，負責採購的部門和人員應在規定採購期限內採購到位，因沒有人到責任不能按時採購而影響正常經營的，沒發現查實一次***100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%。
5.3未經比價即進行採購的，採購價格明顯高於比價結果的，價格高出部分由採購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利;或未認真進行比價而導致採購價格明顯過高;經查實後採購人員承擔相應損失，損失額在5000元以上的責令其下崗。
5.4物品使用部門***車間***必須依據生產計劃、生產管理實際需要，認真按照4.1.5條之規定填制購物申請單。填寫不規範，導致無法確認請購物資須知資訊的，採購部門有權拒絕採購。採購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報採購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以***。
5.5供應部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的採購方案，落實供貨單位。並對採購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關採購人員負有無條件的清收責任。
5.6財務部必須認真履行稽核監督責任，對稽核把關工作不嚴、不及時向總經理彙報有關事情真相，並造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。
5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的採購物品，依照採購合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及時報告採購部門***必要時直接報告總經理***處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。
5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續，並對入庫採購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告***必要時直接報告總經理***，同時妥善保管該批採購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺、超計劃採購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。
六、本制度自發布之日起執行，自本制度執行之日起，原有相關規定同時廢止。
範本二
一、目的：
為加強採購計劃管理，規範採購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供應，降低採購成本，特制定本制度。
二、適用範圍本制度適用於公司對外採購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購***以下統稱為採購物品***。
三、職責許可權
1、總經理負責採購管理制度的審批;
2、分管副總、財務總監負責採購管理制度的稽核;
3、人力資源行政部負責採購管理制度的制定。
4、經營性固定資產、材料、配件等物品***物資***的採購由企管部負責;非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購由人力資源行政部負責。
四、採購原則
1、詢價比價原則物品採購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2、一致性原則：採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋資訊供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經稽核後，差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜尋原則：採購人員隨時蒐集市場價格資訊，建立供應商資訊檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最優化採購。
4、廉潔原則：
***1***自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。
***2***廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。
***3***嚴格按採購制度和程式辦事，自覺接受監督。
***4***加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新裝置及市場資訊。
***5***工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標採購原則：凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由企管、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內***一年或半年***的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程式，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。
6、審計監督原則：採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違犯廉潔制度的行為，公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。
五、採購流程
1、採購申請：物品***物資***需求部門根據生產或經營的實際需要，由企管部負責採購物品每月25日前、由人力資源行政部負責採購物品每季度最後一個月25日前提出採購申請，填寫《請購單》，請購單要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術指標的，須註明相關引數、指標要求。按採購申請流程，由各相關部門審批，經總經理批准後交採購部門採購。各稽核環節對採購申請提出議異者，應於2個工作日內將意見反饋給採購申請部門。
2、詢價比價議價：
***1***每一種物品***物資***原則上需兩家以上的供應商進行報價。
***2***採購員接到報價單後，需進行比價、議價，並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。
***3***屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。
3、樣品提供和確認：
***1***若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
***2***對於需要儲存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。
4、供應商選擇：
***1***具有合法經營主體者。
***2***品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。
***3***信譽良好者。
***4***客戶認可的供應商。採購人員須建立供應商資訊臺帳。
5、合同簽定：
***1***供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。
***2***交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。
6、進度跟催
***1***為確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品***物資***能適時供應。
***2***若採購物品***物資***無法在預定時間內交貨的，採購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，並須重新和供應商確定新的交貨期，並知會需求部門。
7、驗收入庫：採購物品***物資***到公司後，屬經營性固定資產、材料、配件等物品***物資***、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格後，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知採購部門，2日內辦理換***退***貨手續。
8、對帳付款：採購物品***物資***辦理入庫後，由採購員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續。
9、採購流程圖：***附後***
六、考核：凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。
七、本制度解釋權歸人力資源行政部，自公佈之日起執行。
八、本制度附件：
1、《XXXXX請購單》
2、《XXXXX詢價記錄表》
範本三
為了提高公司採購效率、明確崗位職責、有效降低採購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規範物資採購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。
一、確定採購產品
前期市場業務?a href='//' target='_blank'>咳嗽焙塗突Ч低ㄇ⑻負螅??突У男棖蠓蠢「?諧〔呋?咳嗽保?諧〔呋?咳嗽碧嶠?a href='//' target='_blank'>策劃方案給業務人員。業務人員根據策劃方案和客戶最終確定採購產品及價位範圍。把採購產品要求給到商貿部主任。商貿部主任根據要求安排採購人員製作產品推薦表***PPT***。商貿部主任稽核產品推薦表後傳送給市場業務部人員。市場業務部人員將產品推薦表傳送給客戶確認，客戶根據產品推薦表選擇將採購的產品。產品確定後，業務人員告知商貿部主任安排提供樣品，商貿部將要採購的產品樣品提供給業務人員以便和客戶進行最終確認。
二、請購單
業務人員根據客戶最終確定採購產品的種類、規格尺寸、數量、單位、單價、金額、預定交期、包裝等其他詳細資訊填寫無整，清淅的申請表給到各相關部門領導申批，格式***附表!***申批完畢後交商貿部主任處安排下達採購計劃。
三、比價，議價
1.對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;
2.對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;
3.收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格;
4.重要專案應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等;
5.每個產品的需找多家廠商***至少10家以上***進行詢價，並做一份比價表***特殊或客人指定廠家/品牌除外***;
6.生產前或有現貨的發貨前需提供樣品，是否與客人所需的一致;
7.最終選擇1~2家符合條件的廠家列入合格供應商名冊。
四、簽訂採購合同確定採購產品的供應商後與之簽訂採購合同。採購合同按照公司統一格式簽訂。採購合同需要雙方經理簽字並蓋公章方有效，並要求廠商回籤***以傳真或掃描件形式***採購留底一份，並提供一份給到財務安排請款。做好相關採購記錄，以便跟進。
五、交期跟進
1.採購下單後24小時內需回覆給相關部門一個準確交貨期***生產週期+物流/快遞時間***，並及時跟進，生產期間確認一次，發貨前2天再確認一次，以至達到產品能按期交回。
2.產品生產完畢並經過我司採購人員驗收合格後，安排供應商發貨並提供發貨照片。發貨後需要告知我司詳細的物流公司和運單號。發貨前需要支付款項的，需要提前向財務申請付款。發貨後客服人員需要隨時跟蹤貨物的運輸情況，如有逾期，提前告知採購人員。
六、驗收產品和轉運
供應商將產品發至我司後，採購人員根據之前提從的樣品進行檢驗核對，根據不同產品及不數量按比例進行抽查，合格填寫入庫單。如有缺貨或者破損等其它問題及時和供應商反饋解決並做好檢驗記錄。需要調換或者退貨的產品及時處理，客服人員需要填寫退換貨單。退換貨申請單需要提交財務和商務部主任各一份，商務部主任安排採購人員聯絡供應商退換貨。退換貨申請單格式***附表!***
如果貨物需要轉運至其他轉運地點，客服人員需要填寫出庫單。轉運需要選擇相對正規的物流公司，例如：申通快遞、圓通快遞等。轉出後需要將快遞單號登記後將留底單交至財務，快遞單的資訊務必填寫完善無誤。發貨時需要隨貨附有發貨單，貨物到達各轉運地後，客服人員需要將客戶簽收的發貨單交給採購人員一份。同時，轉出貨物後需要及時通知各地市負責人，轉運期間需要跟蹤貨物的運輸情況。
七、售後服務
客戶接收貨物後，如果有丟失或者破損的情況，需要及時告知採購人員。如果客戶需要補貨，客服告知商貿部主任，商貿部主任安排採購人員和供應商簽訂補貨合同，繼續發貨。如果客戶需要退貨，客服和客戶落實退貨產品和數量後，填寫退貨申請單交商貿部主任，經商貿部主任和財務審批後安排採購人員和供應商退貨、退款。如果客戶需要換貨，客服人員填寫申請單後交至商貿部主任，商貿部主任安排採購人員和供應商換貨。客服每星期做至少一次回訪，內容包括需要禮品的數量、使用情況和投訴情況，將統計資料交給採購人員。
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