商務日語中電話禮儀的技巧

 

　　作為商務日語中不可或缺的一部分，如何應對商務電話的接打想必大家都不陌生。下面是小編為您整理的吧！

　　▽ビジネス電話の基本的な応対マナー

　　：商務電話的基礎應對禮節

　　【電話応対ルール】|接電話的規矩

　　基本は3コール以內に受話器を取って社名を名乗ります。

　　一般來說在電話響三聲之內就要拿起話筒說出公司名字。

　　3コール以上鳴ると、相手は心理的に「待たされている」という気持ちになります。もし3コール以上なって電話に出たときは「大変お待たせ致しました」と一聲かけましょう。そうすることにより未然にクレームを防ぐこともできます。

　　如果電話響了三聲以上的話，對方就會有“久等了”的心理。如果響了三聲才接的話，一定要對對方說聲“實在讓您久等了”。這樣的話可以把對方的抱怨提前扼殺於搖籃中。

　　メモは必須|必須要做記錄

　　左手に受話器、右手にペンを持ち、メモ用紙を機の上に用意。相手の會社名・名前や要件をメモし、正確に伝達ができるようにしましょう。また相手の聲が聞きとりにくい場合でも、決してうやむやにせず、必要な情報の確認をしましょう。

　　左手手持話筒，右手拿筆，提前在桌上準備好便條紙。要把電話對方的公司名、打電話人以及電話事項等做好記錄，做到正確的傳達對方的意思。並且，如果對方聲音太小聽不清的話，也絕不要敷衍了事，一定要確認一下準確的情報。

　　「はい、株式會社まとめ商事営業部でございます。」

　　“您好，這裡是株式會社matome的商務營業部。”

　　會社名、または部署名まで名乗ります。會社名の前に「ありがとうございます」やキャッチフレーズなどを言う會社もあります。自分の會社のルールを確認しておきましょう。「はい」は返事の基本形。メリハリをつけた返事しましょう。「もしもし」はビジネス電話では適當ではありません。

　　一定要清楚的說出公司名以及部門名字。在說出公司名字前加一句“感謝來電”的話就能起到一定的緩和作用。先確定一下自己公司裡的各種規矩吧。一般公司裡回答的基本都是“是的”。乾淨利索的進行電話裡的對話吧。“喂喂”在商務電話裡是非常不恰當的。

　　「〇〇株式會社の田中と申します」と相手が名乗ります。

　　然後對方就會自報家門說道“我是xx株式會社的田中”。

        ：如何應對各種情況的對話

　　■もし相手が名乗らない場合

　　❤如果對方不自報家門。

　　「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

　　“不好意思，我可以問一下怎麼稱呼您嗎?”

　　■もし相手が社名のみで名乗らない場合

　　❤如果對方只說自己的公司名字

　　「恐れ入りますが、〇〇株式會社のどちら様でいらっしゃいますか?」

　　“不好意思，您是xx株式會社的哪位呢?”

　　■もし相手が名前しか名乗らない場合

　　❤如果對方只是報了自己的姓名

　　「恐れ入りますが、どちらの田中様でいらっしゃいますか?」

　　“不好意思，您是哪個公司的田中先生呢?”

　　■相手の聲が聞き取れない場合

　　❤如果聽不清對方的聲音

　　「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます。」

　　“實在抱歉，電話裡的聲音稍微有點小。”

　　「〇〇株式會社の田中様でいらっしゃいますね。」

　　“是xx株式會社的田中先生吧。”

　　相手が名乗ったら、會社名、氏名を正しく聞き取り、メモに記入しながら復唱・確認する。

　　如果對方自報了家門而己方卻沒有準確的聽到公司名或者人名的話，一邊記筆記一邊重複一遍確認一下。

　　×　田中さんですね

　　錯誤1：是田中君吧。

　　×　田中様でございますね***「ございます」は自分の名前を名乗るときに用いる***

　　錯誤2：田中様でございますね。***此處的“ございます”應該在自己的名字之後表示謙稱時使用。***

　　〇　田中様でいらっしゃいますね。

　　正確說法：您是田中先生吧!

　　「いつもお世話になっております。」

　　“一直備受您的關照”。

　　基本フレーズ。たとえ、はじめての相手からの電話でも、このように挨拶するのが一般的です。

　　此為固定句式，即便是初次接到對方的電話，一般也會採取這樣的問候方式。

　　「山本でございますね。少々お待ちくださいませ。」

　　“您找山本是吧，請稍等。”

　　名前を必ず復唱するのがポイント。また社內の者は上司であっても外部の人にとっては「身內」。社內の人物の名前を言う時は、たとえそれが上司や社長でも『さん』や『社長』などの敬稱は省き、名指しで呼ぶのがルール。「少々お待ちくださいませ。」は電話を取り次ぐときだけでなく、何かを調べて答えるときなどにも使える。

　　關鍵點在於一定要複述一遍名字。並且本公司裡的人即便是自己的上司對於公司外的人來說都是“自己人”。所以一般的規則是在稱呼自己公司內部的人時，不管是上司還是社長，都要省掉敬稱，而直接稱呼其名。而“請稍等”則不僅可以用於放下話筒轉接的時候，也可以用於回答對方的諮詢而需要查閱資料的時候等場合。

　　「少々お待ちください」といえる目安は20～30秒以內

　　“請稍等”的允許時間範圍是20秒到30秒之間。

　　もし、擔當者がなかなか電話に出られない場合は「恐れ入ります。あいにく少々時間がかかりそうですので、折り返しお電話を差し上げるようにいたします」など、機転を利かしましょう。

　　如果應該接電話的人卻一直未接電話，那麼就跟打電話的對方說一句“實在抱歉，現在碰巧實在難以抽身，稍後給您回撥過去。”來扭轉一下句式吧。

　　近場にいる人への取り次ぎでも、受話器を手で押さえて渡すのではなく、必ず保留ボタンを使用する。

　　就算是要轉接給自己附近的人，也不應該把話筒直接遞過去，而應該使用電話機上的“保留”按鈕。