祕書隨從事務的工作程式

　　隨從事務的型別很多，諸如隨領導進行商務調查研究、隨領匯出席會議、談判、商務出訪出縣、出省、出國。隨從事務，往往內容不同，時間有短長，但其工作程式都大致雷同。以隨從領匯出訪為例，其工作程式大致可分為三個階段：

　　1、準備階段

　　當領導確定出訪後，祕書要在出發前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質和資料等方面的準備工作。

　　1思想準備。祕書要了解商務出訪的意圖、目的;出訪的內容和重點;邀請單位和物件;參加出訪的有關人員;出訪的大致日程安排;希望邀請單位做哪些準備工作等。

　　2組織準備。祕書要做到：根據領導指示擬製出訪方案;通知有關部門確定參加出訪的隨從人員名單，並進行編組和分工;組織所有人員參加預備會，聽取領導關於預備工作的指示，學習有關檔案，佈置具體任務;印發出訪方案和日程安排;與邀請單位聯絡，使其有所準備。

　　3資料準備。祕書要收集：邀請單位的歷史沿革，領導班子，當前工作發表及評價的資料;同出訪工作相關的領導指示政策，法規性檔案;同出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料;出訪地區有關地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。

　　4物質準備。祕書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。

　　2、出訪階段

　　1做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產現場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從祕書為之安排好時間、地點和有關人員。無論哪種活動，隨從祕書都要做好記錄，以便事後分析、研究。

　　祕書看到、聽到的情況要及時、準確地向領導彙報。

　　2主動提出建議。在出訪階段，隨從祕書如發現問題，應主動向領導提出如何處理的建議。

　　3及時同企業聯絡。在領匯出訪期間，祕書要同原企業及時溝通訊息。如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業，使企業留守領導者掌握外出領導的狀態。同時也要從企業內部獲取資訊，使外出領導及時瞭解領導的重要指示，以及原企業的工作動向，保證領導資訊靈通，以利實施不間斷的指揮。

　　4處理好日常事務。隨從祕書要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協調，儘量做好事半功倍，提高效率。還要儘可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

　　3、結束階段

　　隨從祕書要做好出訪活動的善後工作，這個階段主要有：

　　1做好返程安排。聯絡安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領導的安全。

　　2整理調查資料。回企業後，要把出訪中發現的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

　　3抓緊有關問題的落實。在出訪時，領導答應辦的事，回企業後祕書要及時通知、督促有關部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有迴音。

　　4報銷差旅費。隨從祕書要協助領導結算開支、報銷差旅費、償還預借款。

　　5回顧總結。隨從祕書工作要對自己跟隨領匯出訪期間的工作進行回顧總結，主動徵求領導的批評、幫助，這對祕書自身的提高不失為一種有效的辦法。

　　祕書在整個跟隨領導外出活動期間要時刻注意維護領導的威信，執行政策，遵守紀律，謙虛謹慎，平易近人，為領導、也為祕書自身樹立良好的形象。