祕書該怎樣安排工作

  祕書如何安排工作

  做為一名新進祕書,只要每次做好上級交代的各項工作,便算是完成任務,什麼也不必多想,最重要的是謹守本份,逐一完成差事。 可是到了第二年或第三年,就再也無法如此輕鬆。不但責任範圍擴大,工作累積繁雜,往往每天加班還不見得能夠做完工作,結果不是事情沒有辦完,便是錯誤不斷。既然如此怎麼才使工作順利進行呢?答案很簡單,從一開始便做到計劃的調配,即有條不紊的安排一切,以便循序漸進的完成工作。

  1、掌握工作的整體情況:若是忽略了這一點,而錯把目光集中於特定細節,會忽略真正重要的部分。惟有對工作有通盤的瞭解,才能進行有效率的規劃。

  2、善於藉助他人的力量:這裡指的是他人,包括後輩、資深同事和上司等,藉助他人的力量運用在工作上。 為了便於得到他人的幫助,平時待人處世的態度非常重要。若能建立良好的人際關係,廣結有緣,那麼辦起事來自然方便許多。

  3、瞭解自己的實力:譬如準備熬夜是否能完成工作,需要多少睡眠才能恢復精神等等,知道自己的能力極限,方可有效地建立工作進度表。

  4、儘快完成他人的委託:受人之託,忠人之事,雖然不一定屬於自己的工作範圍,但是與其浪費時間,不如儘快完成,一方面表現自己的責任感,另一方面也可讓對方相信你確實為他盡心盡力。