檔案收發管理規定
為加強對檔案公文收發和內部擬文的管理,貴司制定了相關收發管理規定,下面小編給大家介紹關於的相關資料,希望對您有所幫助。
1、目的
為進一步加強公司各類檔案資料的收發管理工作,使公司檔案資料的收發管理工作更加規範化、制度化,提高工作效率,並明確職責;結合公司實際情況,制定本管理規範。
2、適用範圍
公司所有檔案資料,包括工程資料、圖紙、內外部檔案、函件等。
3、職責
公司所有檔案資料,由公司各職能部門專人負責擬發、收集、整理後,統一交公司行政人事部檔案室歸檔保管,具體操作根據《檔案管理規定》標準執行;
4、發文管理規定及流程
4.1發文規定
4.1.1公司各類發文均由所屬部門負責擬稿排版及校對,分管部門領導稽核,總經理簽發;
4.1.2所發文件必須由發文部門留存書面底稿、電子文字以作存檔,並由部門專人建立檔案收發登記臺帳;
4.1.3所發文件必須履行檔案呈批手續且要有相關擬稿人、稽核人、簽發人的簽字方可發出,需加蓋公章的檔案另加填蓋章申請單;由總經理簽字後,財務部執行蓋章;
4.1.4所有發文檔案必須定期統一歸檔到公司檔案室保管存檔。
4.2發文字號編排
4.2.1以公司名義,加蓋公司印章的發文字號統一編排為以下格式:
公司簡稱的大寫英文縮寫***XDCJ***+釋出年號***四位數***+順序號***三位數***;
公司名義發文,統一由行政部負責擬文及編號,經相關部門領導稽核,總經理批准後發出;
4.2.2以部門名義,加蓋公司印章的發文字號統一編排為以下格式:
4.3檔案分類
4.3.1制度、規定:根據公司經營管理的實際需要,由公司職能部門提出建立和完善的各類管理規章制度;
4.3.2決定:對重大事項做出的決定按排;
4.3.3通知:釋出或公佈公司各項制度,傳達相關部門、人員或單位需要周知的事項;
4.3.4通報:表彰先進,批評錯誤,藉以教育員工;傳達重要精神或情況;
4.3.5通告:在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項;
4.3.6報告:下級向上級彙報工作,反映情況、提出建議意見或答覆上級的詢問;
4.3.7請示:向上級部門請求請示、批准;
4.3.8批覆:答覆相關部門***單位***的請示;
4.3.9意見:對相關問題提出意見或處理辦法。