祕書工作的性質特點
祕書是傳統的職業之一,那麼祕書崗位的工作性質是什麼,有哪些工作特點?下面小編給大家介紹關於,希望對您有所幫助。
祕書工作的性質
【一祕書的根本性質——輔助性】
輔助性是祕書部門天生的屬性
輔助性是領導工作對祕書工作的必然要求
輔助性是由祕書部門在管理體系中的地位所決定的
【二祕書工作的特徵】
與其他具有輔助性職能的工作相比,祕書工作具有以下的特徵:
1、中介性
祕書部門的這種中介性特徵一方面決定了祕書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用,另一方面也決定了祕書工作是非獨立性的輔助工作。
2、直接性
祕書工作的直接性體現在:在行政組織上,在崗位設定上,在工作程式上
3、全面性
是體現在職能輔助的全面性上
是體現在過程輔助的全面性上
4、服務性
人們把祕書工作比喻為"上管天文地理,下管雞毛蒜皮",把祕書工作說成"沒大沒小,沒完沒了"。
5、被動性
祕書工作的的被動性。要求祕書人員一定要不越權、不越職。
祕書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。
6、潛隱性
祕書工作的潛隱性表現在三個方面:
活動名義的假借性
活動過程的幕後性
勞動成果的潛在性
7、機密性
關於這點,我們將在後面具體闡述。
祕書工作的特點
【一祕書的職業特徵】
服務的直接性和穩定性
知識化和專業化
年輕化和女性化
【二祕書日益成為現代社會急需的軟人才】
祕書是"軟人才"中的代表之一。
祕書的職業通道很長,中國加入WTO,為祕書提供了更加無限廣闊的發展空間。
祕書的工作內容
【一祕書的職能】
1、輔助決策
1輔助決策的含義:在決策過程中,在知識包括理論、能力包括技術、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償,以提高決策的科學性和時效性。
2輔助決策的特徵:體現在以下幾個方面:
輔助內容的綜合性
輔助時間的經常性
輔助環節的全過程性
3輔助決策的原則
超前原則
定位原則
資訊原則
諫諍原則
4輔助決策的過程
協助領導確定目標
協助領導設計方案
協助領導評優選優
協助領導實施反饋
2、協調關係
1協調關係的含義:祕書的協調是指祕書人員在自己的職權範圍內,自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關係,促進各項活動趨向同步化和和諧化,以實現組織目標的行為過程。
2協調關係的特徵
從屬性
廣泛性
間接性
3協調關係的原則
政策指導
客觀公正
平等協商
注重整體
靈活適度
4協調關係的過程
摸清情況
找出癥結
恰當協調
督促落實
檢查反饋
3、處理資訊
1處理資訊的含義:資訊是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出訊號、訊息、情報、資料、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。資訊不是事物本身,而是表徵事物訊息和訊號中的內容。
2處理資訊的原則
及時性原則
保真性原則
適用性原則
預測性原則
3處理資訊的內容
歷史資訊
上級資訊
內部資訊
公眾資訊
社會資訊
4 處理資訊的過程
資訊的收集
資訊的加工
資訊的傳遞
資訊的反饋
資訊的儲存
4、辦理事務
1辦理事務的含義:事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。
2辦理事務的特徵
綜合性
服務性
繁瑣性
突擊性
3辦理事務的原則
被動中求主動
原則中求靈活
繁雜中求規範
4辦理事務的程式
自然程式
理論程式
指令程式
法定程式
技術程式
習慣程式
【二祕書的職責】
大致也有以下11個方面:
日常事務管理辦公室管理、通訊管理、值班事務、日程管理、印章管理
接待事務來訪接待、安排服務等
會議事務會議安排、會場佈置、會議服務、會議檔案的處理等
行政事務
信訪事務群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等
調查研究事務蒐集資訊,提供可行性的方案供領導選擇
文書檔案事務文書撰寫、製作、處理和檔案管理
寫作事務各種文體的寫作
協調工作政策、工作、地區、部門、人際關係等
督察工作督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況
其他領導臨時交辦的任務。