祕書和助理的區別

  根據公司不同,對助理和祕書的概念也是不同的,那麼祕書和助理有什麼區別呢?下面小編給大家介紹關於,希望對您有所幫助。

  祕書和助理區別介紹

  嚴格講,“祕書”是一個職業,而“助理”不是。

  助理只是一個崗位的名稱。助理可以有很多,董事長的助理、總裁的助理、主管的助理,甚至一個工程師的助理……等等。它是一個崗位,但是做的事情可能完全不同。你助理企業的董事長,與助理一個藥劑師能一樣嗎?無論企事業單位,乃至國家機關,都有助理這個崗位。它目前還不能成為一個學科性的職業。沒有專門的“助理”學科,沒辦法,因為不一樣。

  “祕書”是一個學科型的職業。大學有專業課程,就業市場有專門的職業分類。

  除了以上的區分方法,還有其他區分。祕書更多是文職性的,而助理可能是全能的,什麼任務都要承擔。祕書側重於文案和策劃,助理側重於身體力行的行動。

  第三個,祕書帶有廣泛的共性。就是不同單位,不同崗位的祕書,他們的工作有很多相似、相同的地方。這是由學科共性和依據的。但是,助理不一樣,它有特殊性、具體性。不同的助理做的工作大相徑庭。郎平教練的助理與房地產老總的助理,他們根本做不同的事情。

  祕書工作職責

  【一祕書的職能】

  1、輔助決策

  1輔助決策的含義:在決策過程中,在知識包括理論、能力包括技術、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償,以提高決策的科學性和時效性。

  2輔助決策的特徵:體現在以下幾個方面:

  輔助內容的綜合性

  輔助時間的經常性

  輔助環節的全過程性

  3輔助決策的原則

  超前原則

  定位原則

  資訊原則

  諫諍原則

  4輔助決策的過程

  協助領導確定目標

  協助領導設計方案

  協助領導評優選優

  協助領導實施反饋

  2、協調關係

  1協調關係的含義:祕書的協調是指祕書人員在自己的職權範圍內,自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關係,促進各項活動趨向同步化和和諧化,以實現組織目標的行為過程。

  2協調關係的特徵

  從屬性

  廣泛性

  間接性

  3協調關係的原則

  政策指導

  客觀公正

  平等協商

  注重整體

  靈活適度

  4協調關係的過程

  摸清情況

  找出癥結

  恰當協調

  督促落實

  檢查反饋

  3、處理資訊

  1處理資訊的含義:資訊是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出訊號、訊息、情報、資料、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。資訊不是事物本身,而是表徵事物訊息和訊號中的內容。

  2處理資訊的原則

  及時性原則

  保真性原則

  適用性原則

  預測性原則

  3處理資訊的內容

  歷史資訊

  上級資訊

  內部資訊

  公眾資訊

  社會資訊

  4 處理資訊的過程

  資訊的收集

  資訊的加工

  資訊的傳遞

  資訊的反饋

  資訊的儲存

  4、辦理事務

  1辦理事務的含義:事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

  2辦理事務的特徵

  綜合性

  服務性

  繁瑣性

  突擊性

  3辦理事務的原則

  被動中求主動

  原則中求靈活

  繁雜中求規範

  4辦理事務的程式

  自然程式

  理論程式

  指令程式

  法定程式

  技術程式

  習慣程式

  【二祕書的職責】

  大致也有以下11個方面:

  日常事務管理辦公室管理、通訊管理、值班事務、日程管理、印章管理

  接待事務來訪接待、安排服務等

  會議事務會議安排、會場佈置、會議服務、會議檔案的處理等

  行政事務

  信訪事務群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等

  調查研究事務蒐集資訊,提供可行性的方案供領導選擇

  文書檔案事務文書撰寫、製作、處理和檔案管理

  寫作事務各種文體的寫作

  協調工作政策、工作、地區、部門、人際關係等

  督察工作督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況

  其他領導臨時交辦的任務。

  助理工作職責

  1、檔案、檔案、資料的整理、分類、歸檔、記錄;

  2、電話記錄、列印檔案、影印資料;

  3、日常報表的收集、整理、彙總、傳遞、上報;

  4、遇突發事件,緊急聯絡相關負責人,協助解決;

  5、收發郵件、信件,及時轉交相關人員;

  6、上情下達,下情上傳;

  7、保密工作包括:公司 內部資訊、資料、檔案、 人事、檔案、會議內容、計算機資訊、 財務等;

  8、處理各部門人員的報帳事宜,稽核、彙總、傳遞工作;

  9、協調各部門人事關係,使之工作能順利、高效完成;

  10、完成上級管理層交付的臨時工作;

  11、保持工作環境整潔、乾淨等。

  12、負責新進員工資料的入檔, 培訓相關知識技能。

  業務方面看你在哪個部門,如果在銷售部,就是協助 業務員或業務經理處理一些日常事務,如:日報表、週報表、月報表、會議、促銷活動之類。如果在人事部,可能還要做一些培訓工作。

  特殊要求也要看是哪個部門,一般都需要有一定的文字基礎,需要寫一些報告之類的。另外有一定的計算機知識,會word和Excel等一些 辦公軟體和標準的普通話。

  月薪要看在哪個城市, 中小城市1800-5000,大城市可能會高點,如果是外企就更高了。

  行政 助理應該算是公司不可缺少的人吧,至少經理們認為是不能少的,不然他們會累得腳底朝天的,而且辦公效率會大大降低。

  至於前途,就不好說了,看你有沒有事業心和能力了,有的話,奮鬥幾年,可以做辦公室主任、經理或者是物流部經理、人事部經理等一些相關部門的 中層管理者。