文祕應遵循規章制度

　　第一條 文祕處的檔案管理工作由文祕負責，對文祕處的所有檔案進行分類，歸檔，整理，並及時對各項工作進行總結，在例會上向礦長 領導彙報情況。此外，聽取各部的意見和建議，及時總結經驗，為文祕處的各種活動提供諮詢，以方便各部門開展工作。

　　第二條 文祕處檔案分類為：會議記錄、幹部檔案、獎懲記錄、工作計劃預算及工作總結、各部門學期活動記錄。有關檔案都將據此分類。

　　第三條 各部門的各類檔案應由門米處專櫃保管，凡大型活動的方案、總結及有關材料應整理為大事記錄，除本部門存檔外還應送一份到文祕處存檔。

　　第四條 文祕處各職能部門每學期初第1周應向領導呈交一份詳細的工作計劃及預算。學期末第18周，各部門應將本學期工作進行總結，整理製作各部門本學期活動記錄文件冊。 第五條 部長級別以上含部長的幹部每學期必須遞交一份詳細的述職報告介紹任職期間的工作內容及工作經驗教訓，並存入檔案。

　　第六條 各部開展大型活動應作詳細的活動計劃預算、活動記載、宣傳文稿、活動圖片及音像、活動總結等應認真記錄活動開展情況，並及時交至祕書處存檔。

　　第七條 幹部的獎懲情況必須存檔。

　　第八條 凡文祕處集體獲得的獎品、紀念品，作為工作成績的體現，必須交祕書處妥善處理、記錄、存檔，不得遺失。

　　第九條 屬於祕書處的報刊、雜誌，由祕書處統一管理、存檔，任何人不得私自佔用。

　　第十條 文祕處全體幹部的個人檔案需認真填寫，不容許造假，隱瞞事實和亂塗亂畫。

　　第十一條 各部將材料交到文祕處後，由文祕處按部門、型別存檔。各部門如需查閱，歸還時必須放還原位，並不得有缺損。

　　第十二條 各類檔案是礦領導、文祕處對各部門工作表現作綜合評價的重要依據，也是文祕處對文祕處幹部進行考核和評優的依據。各部門應該認真對待。

　　第十三條 日常檔案管理工作辦法：

　　1、文祕處各部門應有專門管理檔案的管理員，負責日常檔案收集、整理、保管本部檔案。

　　2、 由檔案管理員定期進行清理和檢查，如有遺失或殘缺應立即彙報並進行補救，對於事故的負責人視情節輕重給予處罰; 3、 檔案一般不外借，外部門如需外借，須經文祕長同意。借閱檔案必須有證明，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案須進行註冊登記，登記時應註明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。 4、 請各部負責檔案的檔案員與文祕處加強聯絡，溝通思想，交流經驗，以利於檔案工作的發展.
       
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