商務禮儀在辦公室的運用

　　商務辦公室禮儀涵蓋的範圍其實不小，但凡電話、接待、會議、網路、公務、公關、溝通等都有各式各樣的禮儀。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。

　　：打招呼

　　辦公室內的“招呼”因人而易，不過親切的問候語與讚美語，乃是工作中不可或缺的禮貌語言。一些服務行業的公司強力倡導問候語言，要求員工在清晨時利用晨會時間，練習各種打招呼的語氣語調，希望他們在不斷地學習中，養成彬彬有禮的好習慣。

　　問候語在溝通技巧當中屬於基本寒喧語言的一種，就如同在家裡起床應該向長輩問安，在工作場合中也應該隨時表現自己的良好人際關係。適當的問候語不是聽起來不自然或是很做作的語言,而是投入自己的關心與親切的互動。問候語也是一種起始語言，在展開各種話題的時候，多多應用問候語常常讓雙方可以迅速化解冰凍，進入應有的主題。

　　讚美語並不容易形成，多數成功的領導都會巧妙地運用讚美語達到激勵員工的目的，其效果甚至比給予金錢的鼓勵還要有價值。練習讚美語首先需要細心觀察對方的舉措，找到對方可以讚美的專案，然後用簡單、深刻的語言，激勵人心。

　　打招呼可以分為上對下，下對上，以及平行之間的招呼語。以上對下的招呼為例，這一類招呼由於各個辦公室的氣氛不相同，也各有差異。有些單位十分嚴肅，上對下的招呼多是官樣文章;有些企業打招呼則像是朋友一般親切，令人分不出哪位是主管，哪位是下屬。可見，打招呼並沒有一定的語言模式，卻是辦公室禮儀當中最好的開始和人際的潤滑劑。

　　：員工溝通

　　員工溝通是件大學問，側聞一個公司的人員談話，就可以明白這家公司的企業文化如何。

　　一個優秀的主管要能察納雅言，不使下屬說話緊張，讓其暢所欲言。通常在談話前，主管可以先請對方入座，消除對方的緊張和疑慮;在談話期間，多用“我”字開頭,少用指責的“你”字說明。尊重下屬的心情，多聽少說，讓對方能夠充分表述自己的意見。此外，領導者本身應當身體力行，認真做事，心存公正，自為表率，這樣才能令人敬服。

　　作為下屬，則應該以工作來表現自己，說話要不卑不亢，不要逢迎作姿，令人瞧不起。

　　天天見面的同事雖然不必太客氣，可是最起碼的禮貌仍然不可或缺。如“對不起”、“請原諒”、“麻煩您”、“借個光”、“我先走一步”、“下回見”等常用的敬語，就應當保留。語言是禮貌上重要的一環，即使在很熟的同事之間，既不可以太客氣，也不可以太隨便。禮太多，會使對方不敢接近您;過於隨便，則會給人感覺您沒有教養，有欠莊重。

　　：訪客接待

　　訪客來臨以前，公司應做好充分的接待準備。接待活動需要認真籌備和精心策劃，具體可參詳以下幾點：

　　一、確定接待規格：貴賓會由哪些人迎接、陪同和接待。

　　二、制定接待方案：除了接待規格以外，是否還有活動的安排。

　　三、瞭解來訪狀況：包括來賓的目的要求、會見和參觀的意願、參觀路線和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習慣及禁忌等等。

　　四、做好接待準備：包括迎送貴賓、會議場所佈置、準備參觀的專案、解說人員的安排、食宿和交通工具等。

　　在公務接待當中，接待的規格要求也極其重要，如果沒有事前瞭解往往會有很嚴重的缺失。錯誤的接待規格會使對方受寵若驚，否則就是十分的不自在。一般接待規格按來訪人員的身分可分為以下三種：

　　高規格接待：主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作人員來了解情況和傳達意見的時候，就需要高規格接待。

　　低規格接待：就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如，高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察，就會成為低規格的接待。

　　對等接待：就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。

　　來者是客，以客為尊。無論是否彼此是否有商業聯絡，都應該以禮待之。從客人來到公司的前臺開始，直到完全離開為止，都要遵守禮儀規範，讓來訪者賓至如歸。

　　：電話禮貌

　　電話禮貌也是辦公室不可缺少的禮貌之一，許多洽公的客戶往往因為一個電話搞得心情不好或是溝通不良。所以，電話禮貌必須作為全體員工的基礎訓練專案，全力推動，貫徹執行，使客戶在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺非常滿意。這種培訓要靠長期鍛鍊，不是一朝一夕可以促成的。

　　微笑的臉才會產生微笑的聲音，聲音是可以訓練和管理的。絕大多數人都沒有對自己的聲音進行訓練，完全憑藉本能的自然音調來說話，這是極大的錯誤。透過電話的聲音，是必須營造的。我們可以面對鏡子仔細觀察自己說話的樣子，並錄下聽自己說話的聲音，找出自己說話時嚴重的缺點，加以改正。

　　由於電話裡面只聞其聲，不見其人。所以，要用簡單的KISS理論來說話Keepitsimpleandshort。運用簡單扼要的字句，避免使用過於專業的名詞或者是行話，這樣會使對方很難快速理解。即使是無法避免的時候，也請使用比較通俗的名詞，並加以淺顯的說明，這樣可以節省彼此寶貴的時間，避免誤會。

　　：介紹禮儀

　　介紹也是辦公室裡經常發生的事情，它分為初次介紹和相互介紹。介紹的學問很大，不是一般人想象得那麼簡單：只是交換名字和職稱而已。客人來的時候，如果需要為主客雙方介紹，中間人要記得先把客人介紹給主人，然後把主人介紹給客人。如果客人多於一人，則要按照其尊卑順序介紹。

　　因此，中間人在介紹之前，必須確實瞭解雙方的關係，同時也要明白對方最需要知道的是什麼，不會因為短短的說明而弄錯了對方的身份地位。如果對於介紹物件的確實身份存有疑慮，就應先向當事人請示或請教，看看對方需要用什麼身份來被介紹。公務員之家:

　　自我介紹的時候，許多人常犯這樣的錯誤：“我是吳總經理”。其實，職銜是給對方稱呼，而不是自己說的。您可以說，“敝姓吳”或者“我是這家公司的總經理”，否則會讓人笑話不懂商場禮節，而且還自我吹噓。