電話接聽禮儀的重要性

  電話已經在我們的生活和工作中佔領了比較重要的位置,那麼你們知道電話接聽禮儀有什麼重要性的嗎?下面是為大家準備的,希望可以幫助大家!

  

  1、接聽電話前:

  ⑴、準備記錄工具:如果大家沒有準備好記錄工具,那麼當對方需要留言時,就不得不要求對方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽電話前,要準備好記錄工具,例如筆和紙、手機、電腦等。

  ⑵、停止一切不必要的動作:不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情,對方會感到你在分心,這也是不禮貌的表現。

  ⑶、使用正確的姿勢:如果你姿勢不正確,不小心電話從你手中滑下來,或掉在地上,發出刺耳的聲音,也會令對方感到不滿意。

  ⑷、帶著微笑迅速接起電話:讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

  2、接聽電話

  ⑴、三聲之內接起電話:這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外,接聽電話還要注意:

  ①、注意接聽電話的語調,讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的,在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

  ②、注意語調的速度;

  ③、注意接聽電話的措辭,絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

  ④、注意雙方接聽電話的環境;

  ⑤、注意當電話線路發生故障時,必須向對方確認原因;

  ⑥、注意打電話雙方的態度。

  ⑦、當聽到對方的談話很長時,也必須有所反映,如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

  ⑵、主動問候,報部門介紹自己;

  ⑶、如果想知道對方是誰,不要唐突的問“你是誰”,可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問,“對不起,可以知道應如何稱呼您嗎?”;

  ⑷、須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予說明,並致歉。每過20秒留意一下對方,向對方瞭解是否願意等下去。

  ⑸、轉接電話要迅速:每一位員工都必須學會自行解決電話問題,如果自己解決不了再轉接正確的分機上,並要讓對方知道電話是轉給誰的。

  ⑹、對方需要幫助,大家要盡力而為:作為酒店的員工應盡力去幫助賓客,對於每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉接電話⑦、直接回答解決問題 ⑧、回電話

  ⑺、感謝對方來電,並禮貌地結束電話:在電話結束時,應用積極的態度,同時要使用對方的名字來感謝對方。

  ⑻、要經常稱呼對方的名字,這樣表示對對方尊重。

  9、當手機出現未接電話時要及時回覆簡訊或者電話,詢問是否有要事等

  10、若非有要緊事,晚上十點後儘可能不要給任何人打電話,以免打攪別人休息

  3、問候禮儀

  1以問候語加上單位、部門的名稱以及個人姓名。它最為正式。

  2以問候語加上單位、部門的名稱,或是問候語加上部門名稱。它適用於一般場合。

  3以問候語直接加上本人姓名。它僅適用於普通的人際交往。需要注意的是,不允許接電話時以“喂喂”或“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”,一個勁兒地問人家“你找誰”、“你是誰”,或者“有什麼事兒呀”,這樣一來,別人在厭惡之餘就會很難接受你

  留言要素

  致:即給誰的留言

  發自:誰想要留言

  日期:最好也包括具體時間

  記錄者簽名:有助於尋找線索,或弄清不明白的地方

  內容:簡單技巧

  1、如果接到的電話是找你的上級時,不要直接回答在還是不在,要詢問清楚對方的姓名和大概意圖,然後說幫您找一下。將所瞭解的情況告訴你的上級,由他判斷是否接電話。

  2、打電話時,列出要點,避免浪費時間。

  3、在打電話之前,要準備好筆和紙,不要吃東西、喝水或抽菸,要保持正確的姿勢。

  4、如果你找的人不在,可以問一下對方什麼時間可以再打電話或請其回電話,同時,要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。

  5、在給其他部門打電話時,要先報部門和姓名,這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。

  注意事項

  在手機越來越普及的今天,我們在使用手機時,應遵循以下幾點原則:

  1、不要在醫院或者是在機場用手機,以免影響機場及醫院的電子裝置。

  2、打電話時,請注意一下,有些地方是不允許使用手機的。如加油站,一些餐館,酒吧,劇院,電影院以及火車行李站都禁止使用手機。

  3、當不使用手機時,請鎖住手機按鈕,以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號碼。

  禮貌用語

  1.您好!這裡是×××公司×××部室,請問您找誰?

  2.我就是,請問您是哪一位?……請講。

  3.請問您有什麼事? 有什麼能幫您?

  4.您放心,我會盡力辦好這件事。

  5.不用謝,這是我們應該做的。

  6. ×××同志不在,我可以替您轉告嗎? 請您稍後再來電話好嗎?

  7.對不起,這類業務請您向×××部室諮詢,他們的號碼是……。×××同志不是這個電話號碼,他她的電話號碼是……

  8.您打錯號碼了,我是×××公司×××部室,……沒關係。

  9.再見! 與以下各項通用

  10.您好!請問您是×××單位嗎?

  11.我是×××公司×××部室 ×××,請問怎樣稱呼您?

  12.請幫我找×××同志。

  13.對不起,我打錯電話了。

  14.對不起,這個問題……,請留下您的聯絡電話,我們會盡快給您答覆好