胡如雷

[拼音]：jisuanji fuzhu dang’an guanli

[英文]：computer-aid management of archives

亦稱檔案管理自動化。 指使用計算機輸入、 貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案資訊，實現檔案自動編目和檢索，對檔案儲存環境進行監測和控制，以及對檔案行政管理資料進行處理等等。主要裝置是具有文字、影象處理功能的計算機系統，包括根據系統的不同規模、不同目標配置的資料貯存、通訊、檢索和環境監測、控制等裝置。計算機輔助檔案管理能顯著提高工作效率和工作質量，進而全面提高檔案管理水平和服務水平。

20世紀60年代以來，檔案管理應用計算機技術的主要方面，是在檢索語言一定程度規範化的基礎上，使用計算機進行檔案資訊處理，建立、維護檔案資訊的計算機文件和資料庫，實現不同水平的檔案自動編目和檢索。80年代以來，由於微型計算機技術和大容量資訊貯存技術的迅速發展，世界範圍內計算機輔助檔案管理日益普及，並有兩個顯著的趨勢：一是檔案資訊處理標準化不斷取得進展，逐步適應網路化技術的應用，從而能夠實現檔案資訊的遠距離傳輸；一是光碟、縮微膠片等技術與計算機技術相結合，能夠實現檔案全文的自動化或半自動化存取。隨著計算機技術的進一步發展，不同水平的人工智慧檢索技術也將在檔案管理中得到試驗和應用。

機關、單位的檔案部門，檔案管理與檔案管理有密切聯絡，在良好的計算機硬體、軟體條件下，實行計算機輔助檔案管理，進而推動計算機輔助檔案管理比較容易， 成本、 效益也較明顯。在儲存大量歷史檔案的大、中型檔案館，如果配置大、中型計算機，建立大型資料庫實現網路化聯機自動化管理，則受到檔案自身一些特殊因素的制約，尚有一些問題有待作深入研究。如建立檔案資訊資料庫的前期處理工作量大，難度也大，檔案資訊處理的標準化工作進展緩慢，矛盾十分突出，檔案資訊自動化管理如何進行成本和效益的科學評估等等。

70年代中期，檔案管理自動化在一些發達國家得到較快的發展。在這期間，美國一些檔案部門研究開發並實際應用取得顯著成效的檔案管理自動化系統就有幾十個。由於受到標準化工作滯後的影響而一度進展緩慢。80年代末期，美國又研製成功了可以用於大型文獻目錄資料庫，實現網路化聯機自動檢索的檔案、手稿管理機讀目錄格式(USMARC AMC)並已標準化。微型檔案、手稿管理機讀目錄格式( microMARC amc)也已問世。這就使標準化的檔案、手稿機讀目錄格式能在廣大檔案部門的微型機上充分得到應用，檔案資訊自動傳輸開始納入到國家大型文獻資訊自動化網路系統。這是美國檔案領域應用計算機技術的巨大進步。在這期間，國際上應用光碟等技術實現檔案全文貯存和檢索也取得了較大的發展。

中國檔案管理應用計算機技術起步較晚，但發展較快。1983年僅有個別檔案部門利用微型計算機開展檔案自動編目、檢索的試驗，至1989年底全國檔案部門已經配備了微機約1000臺，還有少數中、小型機。數百個檔案部門因地制宜研製了各自的檔案編目和檔案檢索系統，建立了大小不等，功能不同的檔案目錄資料庫。平均每個資料庫錄入目錄超過4 萬條，其中中央檔案館的檔案目錄資料庫錄入數達30萬條，是國內最大的文獻目錄資料庫。這些系統的建立並開展實際應用，標誌著中國檔案管理應用計算機技術已經有了良好的開端。計算機輔助檔案管理的學術活動，實踐和理論相結合的科研、教學也有了一定的發展。如何使技術的進步與檔案管理的實際需要很好地結合起來，制定好檔案管理應用計算機切實可行的中近期目標、具體策略和實施步驟；如何從實際出發，積極穩妥推進檔案資訊處理的標準化；如何加強管理，注意保密和安全，注意計算機“病毒”可能造成的危害等問題，都在研究和探索中，有待在實踐中總結和提高。