關於祕書素養的文獻

　　祕書人員各方面的素養都對單位有一定的影響，那麼有哪些是淺談祕書素養的相關文獻呢?下面小編給大家介紹，希望對您有所幫助。

　　祕書是專門從事辦公室程式工作、協助領導處理政務及日常事務，併為領導決策及其實施提供服務的人員。其活動的主要物件是領導者，根本職能是輔助管理，基本功做方式是處理資訊和事務，由於這一工作的重要性，對從業人員也提出了較高的素質要求。尤其在深化改革、擴大開放、推進社會主義現代化事業的新時期，更需要一支政治強、業務精、作風好、紀律嚴明的祕書隊伍。可以說，祕書素質的好壞是造就高素質祕書隊伍，推動祕書事業健康發展，保證各項工作正常運轉的關鍵。因此，研究祕書素質問題有著重要的現實意義。

　　一、素質對祕書工作的作用

　　素質，是指一個人在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能等方面，經過長期鍛鍊、學習所達到的一定水平。它是人的一種較為穩定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續的影響甚至決定作用。

　　祕書作為領導身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質。首先，高素質是祕書輔助領導貫徹執行好黨的路線、方針、政策的可靠保證;其次，高素質是提高祕書部門工作質量和工作效率的重要依託;第三，高素質是建立一支符合時代要求的優秀祕書隊伍的需要。祕書人員貼近領導，直接為領導的工作服務，必須有較高的思想水平和政策水平，過硬的專業能力，高速的辦公效率，既能深刻領會黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，把“上情”與“下情”有機地結合起來，運用現代化辦公手段，創造性地開展工作，做好綜合服務，才能適應時代要求，充分發揮祕書職能，做好祕書工作。

　　二、資訊資料對祕書工作的重要意義

　　首先，資訊是領導決策的依據。決策是領導的責任，祕書部門在領導決策中的首要任務是提供各種有效資訊，祕書部門要想在決策的準備階段、決策階段、檢驗階段起參謀作用，一步也離不開資訊。

　　其次，資訊是辦文辦事的參考依據，是起草檔案的基礎，祕書部門是綜合辦事機構，每天要辦理來自各方面的文書，應接答覆各方面的請示、詢問，天天都在代表領導發號施令，依據的不僅是領導的意旨，更主要的是對客觀情況的綜合判斷。資訊越豐富，辦文辦事越靈活。任何祕書人員起草各種檔案都離不開方針政策、上級指示、存在問題、典型事例和對策實施等，這些東西不是頭腦的產物，而是對各種資訊資料的蒐集、整理、加工和利用的結果，頭腦只是資訊資料的加工廠。一般地說，祕書起草檔案，特別是內容較為複雜的，總是要從熟悉情況入手，或者藉助於平時記憶，或是利用資訊資料，所以，祕書擬文的質量和效率很大程度上取決於資訊資料。

　　再次，資訊是現代社會的寶貴資源。隨著社會的發展進步，資訊的價值將不斷飈升，資訊時代的到來，給我國祕書工作既帶來了難得的發展機遇，又遇到了嚴峻的挑戰。因此，迫切要求現代祕書提高資訊素養，學會用資訊科技開展工作，以提高為領導服務的效率和質量。

　　三、我國祕書人員資訊工作和資訊素養現狀

　　從現實情況來看，我國祕書隊伍資訊素養的整體水平仍然不高。

　　一觀念陳舊，思想不夠開放，一些祕書人員對資訊的價值認識不足，特別是年齡較大的工作者，接受新事物比較慢，不瞭解資訊科技的巨大優勢，對資訊網路表現冷淡，習慣於“文房四寶”等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳的洞察資訊的意識。

　　二一些單位機關網路基礎建設水平偏低，使祕書人員沒有機會學習資訊新技術。使祕書人員的資訊網路意識較差，不能夠在工作中較好地為領導者提供有利資訊，不利於領導者科學決策。

　　三祕書人員缺乏良好的科學文化基礎知識和相應的培訓。沒有一定的科技知識、文化基礎知識、計算機知識，沒有一定的外語水平，資訊工作難以得到真正的提高。有些祕書人員一見到資訊科技裝置就發怵，一看見英文就頭疼。這些都不利於祕書資訊工作的展開。

　　四知識的匱乏導致了思想和行動上的障礙，從而制約了其資訊素養的提高。這說明，我國祕書隊伍的資訊素養，與資訊時代的領導工作對祕書素質的要求很不適應，迫切要求我們必須努力提高祕書人才的資訊素養。

　　五祕書人員收集資訊的能力較差，獲取資訊的渠道較狹窄，祕書人員的資訊反饋能力不夠，不能夠及時、準確、全面地反饋資訊，使資訊質量的提高受到嚴重阻礙。

　　四、把握好學習、實踐和監督的關係

　　學習是提高祕書人員素質的基礎環節，也是在當前政治、經濟、文化各方面深刻變革過程中，應對新形勢、新課題的當務之急。結合祕書工作，要突出抓好三個方面的學習：努力學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要論述，以及黨的方針、路線、政策，不斷提高理論和政策水平。首選要掌握黨的基本理論和各方政策。其次要深刻理解理論政策的精神實質，不但要知其然，還要知其所以然。只有這樣經過長期的努力，既做到深知熟記，又能在處理問題時融會貫通，才算是真正地做到了理解和掌握，整體素質才能有望提高。針對辦公室工作的需要，學習好經濟、科技、管理、法律等專業知識，還要學習與自己工作相關的祕書業務知識。尤其要注意理論與實踐的聯絡，從工作實踐中找學問。祕書工作人員每天要和社會各界打交道，只有書本知識而沒有實際經驗，寫文章就必然空發議論，紙上談兵，處理問題就可能脫離實際，束手無策。因此，學習要全面，要結合自身工作情況。學習使用現代化辦公裝置。現在，我們已進入了辦公自動化的時代，各種先進辦公裝置的運用，網際網路技術的成熟與發展，大大提高了辦公效率，把祕書人員從過去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來，也給祕書人員提出了新的課題，作為祕書，必須努力掌握使用現代辦公裝置的能力，以適應新要求，協助強領導順利決策，靈活指揮。　　紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。素質的提高僅靠學習書本是難以完成的，一個稱職的高素質祕書人員必須經受實踐的鍛鍊，才能牢固地打好基礎，充分發揮參謀、助手作用。領導要在實際工作中給祕書人員交任務、壓擔子，尤其對一些新進祕書部門工作的人員，要在嚴格要求的前提下，放手把一些重要任務交給他們去辦，使他們在艱苦磨鍊中縮短“適應期”，迅速成長，早日成熟。這樣也有利於祕書部門工作人員的新老交替，以免形成老祕書忙得團團轉，新祕書在一旁看的現象，促進新老祕書的共同提高。其次，要注意組織祕書人員深入基層，深入實際，瞭解情況。祕書人員由於長期在機關工作，在領導身邊，紙面上的東西掌握較多，而實踐經驗知道的少，容易出現脫離實際的偏向，因此，要有計劃地安排祕書人員到基層，深入到工作一線，瞭解情況，增長見識。這對於祕書人員增長感性認識，不斷提高分析、處理問題的能力，是大有益處的。

　　祕書人員要具有較高的素質，除了自身努力之外，離不開工作環境、領導環境和管理三方面的影響。在良好的環境中，其愛鍛鍊的程度就高，學到的東西就多，素質也隨之提高。因此，要建立一個較好外部環境：祕書部門是各級領導機關的辦事機構。作為領導的助手，其工作本身就具有其他部門和人員無法比擬的優越性和受教育的有利條件。祕書人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機會，努力工作，實實在在地學好本領。在影響祕書人員自我提高的諸多外部條件中，最重要的是領導者的作用。首先，領導應高度重視祕書工作和對祕書人員素質的培養。一是既要重視對祕書人員的使用，又要重視對他們的培養;二是要注意啟動祕書人員的內在動力，激發他們自我提高的意識。其次，要關心支援祕書人員自我素質的提高，多幫助，多鼓勵，為他們創造條件。

　　由於祕書工作環境的特殊，使他們自身不免會產生優越感，因此，對他們必須嚴格管理，嚴格監督，實踐表明，良好的管理環境與祕書人員的素質培養和提高有直接關係。放鬆管理和缺乏有力監督，會使一些意志不堅定、思想不健康、作風不端正的祕書人員走上歧途。

　　五、成為資訊化社會下的高素質祕書人員

　　祕書隊伍是我國職業大軍中一個特殊的群體，由於職業的特殊要求，其資訊要求也必然表現出一定的特殊性。一是與領導工作關係的直接性，祕書人才的資訊工作是直接為領導工作服務的。資訊是領導決策的基礎和依據，祕書輔助領導決策，主要是通過為領導者提供資訊來實現的。祕書工作者的資訊水平如何，直接關係到為領導決策服務的水平的高低，其重要意義是顯而易見的。二是資訊視野的全方位性。祕書工作以輔助領導科學決策和協助領導科學管理為主要職責，而領導者管理的都是一個動態的大系統，涉及到政治、經濟、文化、科技等各個方面，且具有高度的綜合性。因此，凡是與領導活動相關的資訊，都應該成為祕書工作者關注的資訊。這就要求祕書的資訊水平相對於其他機關工作者來說要求更高，胸襟更要寬廣，知識更要淵博，視角更要開放。三是提高發展的動態性，資訊工作要求是祕書人才適應資訊化社會發展要求，經過培養和訓練而生成的一種修養與能力，它必然隨著時代的發展變化而不斷提高和發展，決非一勞永逸的。祕書資訊化建設是行政管理方式的一場深刻革命。各級領導同志要重視資訊工程建設，發揮資訊工作自身的特點，動員社會各方面力量，廣泛參與，形成合力，為推進祕書事業資訊網路建設的發展而不懈努力。

　　祕書人員素質直接關係到祕書能否完成好本職工作，做好領導的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進社會各項事業不斷向前發展。造就一支政治強、作風實、業務精、素質高的祕書隊伍，是建設社會主義現代化事業的客觀要求，也是新時代對我們祕書從業人員提出的一項新課題，是一項長期的任務，祕書工作者要在實踐中積極探索，積累經驗，逐步提高。

　　參考文獻：

　　[1]王萍，張衛東.現代文祕工作實務.機械工業出版社，2007.

　　[2]陳合宜.祕書學.暨南大學出版社，1997.

　　[3]蔡超，楊鋒.現代祕書實務.暨南大學出版社，2006.

　　[4]王健.文書學.中國人民大學出版社，2005.

　　[5]楊樹森.祕書學概論.安徽人民出版社，2005.

　　[6]祖金玉.歷代檄文名篇選譯.中國青年出版社，1998，1，1.

　　[7]馬寬強.祕書學教程.西安交通大學出版社，2004.

　　[8]譚國應.普通祕書學概論.西南交通大學出版社.

　　[9]王凌，肖傳亮.新編商務祕書實務.電子工業出版社.

　　[10]歐陽周，陶琪.現代祕書學――原理與實務.中南大學出版社，2005，9.

　　[11]胡亞學，郝懿.祕書理論與實務.東北財經大學，2007，3.