祕書的溝通技巧

　　祕書在職場上打拼，需要與各種不同的人協調和溝通。在所有的溝通中最經常和最重要的事與上級的溝通。其中又有與直接上司的溝通還有與領導層的溝通。下面小編整理了，供你閱讀參考。

　　:五個溝通技巧

　　1.尊重上司

　　祕書工作是直接為上司服務的，這一點相信每一位祕書心裡都十分清楚。但是每個人的思維方式都不同，其處事的原則與方法也會不一樣，所以做好祕書工作的第一步，就是要學會如何尊重上司。

　　2.注意嚴格要求自己

　　任何上司都不會喜歡一位工作自由散漫、做事丟三落四、不注意傾聽、說話囉嗦的下屬。所以我們要做到，以事業為第一生命;說話簡潔清晰;注意仔細聆聽。

　　3.注意將反對意見轉化為建議

　　先將反對意見換成建議,每個人都喜歡聽讚美的話，而不喜歡被人批評或否定，上司亦是如此。但是如果發現上司決策出現原則性錯誤了我們應該找到上司，禮貌地說：“我對某個問題有些想法，不知能否耽誤您一點時間……”如此，上司會感到問題的嚴重性，而你有好的態度，對於解決整個問題也有好處。

　　4.注意與上司進行情感交流

　　祕書與上司除了普通的上下級工作關係以外，還多了一層個人關係。上司可能將自己的私人事務交給祕書去辦理，例如：上司很有可能在工作時間段讓你去處理他她 的私事,像外出買咖啡、或是接送朋友等。作為祕書的我們要有意識的與上司進行思想感情的溝通，要自覺融入上司的社會關係中去，平時注意培養和發展與上司相同或相近的業餘愛好，要學會體諒上司，在上司家庭生活出現裂痕，或是身體欠舒服時，也許會精神不振，情緒也會低落、苦悶、煩躁等，此時，我也應感同身受，注意多關心他她 的生活，體諒其莫名的火氣。

　　5.注意察言觀色

　　當我們的上司因為某種原因不能、不便或不想用語言來交流時，我們要學會觀察他她們的一舉一動，通過他們的肢體語言和潛臺詞領會他她們的真正用意。

　　生活中沒有溝通，就沒有快樂人生，事業中沒有溝通，就沒有成功。工作中沒有溝通，就沒有樂趣。當然，管理中沒有溝通，就談不上管理。不懂溝通的人也就不懂事理。作為而祕書就要把與上司溝通的技巧靈活的運用到工作中去，在實際工作中總結失敗和成功的經驗，讓之間以後的“溝通”道路一路平坦!

　　:五大重點

　　把握好角色，不越權越位

　　做工作要把握好自己的角色，不要越權越位。做協調工作時，祕書工作者作為主持者，並不是一切都可自行做主。祕書工作者是代表領導做協調工作的，不能把主持者誤認為決策者，如這樣認為，必將產生角色錯位問題。在與協調物件溝通、傳達領導指示和意見時，不可隨意引申發揮，加進自以為和領導意見一致的內容。

　　把握好方法，不以權壓人

　　在協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的，特別是在被協調者意見難以統一的時候，傳達權威領導人的意見，常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用，儘可能少用。協調的主要手段是協商，應以平等的態度傾聽各方意見。不能因為你是協調的主持者，就以領導自居，自以為是，聽到不同聲音就進行打壓，那樣必將引發對立情緒，給以後的協調工作制造障礙。

　　把握好分寸，不把簡單的問題複雜化

　　在協調工作中，需要把握好分寸，做到“四不”：不把複雜的問題簡單化，不把簡單的問題複雜化，不把小事擴大化，不把明白的事情神祕化。

　　在辦公室的日常工作中，需要協調的事，無時不有，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時注意發現需要調節的問題，說幾句調節的話，便可把矛盾化解在萌芽狀態。涉及重大原則的事、權力或利益衝突較大的事、具有廣泛群眾性的事，需多方聽取意見，公開處置。一般的、發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理時應是能私下解決的就不公開解決，能會下協調的就不開協調會，即便需要開會協調的，也應在條件具備時、在寬鬆的環境中來召開。

　　把握好火候，既不失時機也不急於求成

　　要搞好協調，時機十分重要。抓住有利時機，就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務，工作又難以有序展開時，我們需及時出面理順關係。當時機不成熟，若此時十分勉強地去統一認識，統一行動，反而會擴大矛盾，容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機是非常重要的，善不善於捕捉溝通的良機，是反映祕書工作者思想水平和工作能力的重要標誌。