淺談祕書的溝通技巧

　　祕書不但能溝通，還要會溝通，也就是說要掌握溝通的諸多技巧並靈活運用，這樣才是一個合格的祕書。祕書的溝通技巧有哪些?下面小編整理了祕書的溝通技巧，供你閱讀參考。

　　祕書的溝通技巧一、與領導的溝通技巧

　　穆罕默德曾經說過：“山不走過來，我就走向山。”對於祕書來說，要想當好參謀，就要學會走向領導。但是不同的領導有著不同的性格，在與他們的溝通當中，當然也要因人而異，特別要把握好以下幾點：

　　1、在與領導溝通時要認清自己的位置

　　無論何時何地，祕書人員要切記自己是領導的助手，屬於份內的事情要認真做好，除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結，在向領導彙報、請示、反映問題時，不發表有關領導個人的議論，不當傳話筒，不說不利於團結的話。

　　2、與領導溝通時要學會未雨綢繆

　　領導每天需要面對和解決的事情很多，為了提高溝通的質量，祕書人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟，對領導的工作日程也要有個清晰的瞭解，還要對領導的心情做個大致的揣摩，這樣既能節省時間，也能使溝通更為有效。倘若在領導日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通，往往會事倍功半，不但達不到溝通的目的，反而會使領導對祕書人員產生反感。

　　3、針對不同性格的領導，採取不同的溝通方法

　　祕書平時在與領導的接觸中，要學會觀察，學會總結。針對不同性格的領導，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領導相處時，祕書人員可能會覺得對方難以捉摸，這就需要祕書人員善於觀察，從領導日常的工作中去了解他的喜好。在與領導溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張;凡是領導交辦的事務，務必要做到萬無一失，對一些細微之處做到一絲不苟。這樣相處一段時間後，就會取得冷靜型領導的信任。雷厲風行、有魄力的領導通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由於這類領導相當有魄力，所以只要你的建議可行，他都會支援你。在和這類領導相處時，除了要紮實穩妥地辦事之外，還要注意在領導面前把握好一個表現的“度”，儘管他愛才惜才，但是如果表現過頭，會讓這類領導認為你是在故意賣弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領導性格各異，但是隻要祕書人員在工作中兢兢業業、多思考、勤學習，加上巧妙使用溝通的技巧，那麼我們就能從容面對。當然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質有問題的領導，最好的辦法就是選擇離開，因為和這種型別的領導相處，不僅會感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會帶來很多意想不到的麻煩。

　　祕書的溝通技巧　二、與同事的溝通技巧

　　在一個單位裡面，祕書除了要面對領導，更多的時候是要面對各位同事。為了使各項工作順利開展，祕書人員在與同事相處時要把握好以下幾點：

　　1、尊重他人，隨和待人

　　每個人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等於尊重自己。所以，在與同事的接觸中，祕書人員要牢記：不該問的話堅決不問，不該開的玩笑堅決不開，不在任何同事面前說三道四。對每一位同事都平等相待，千萬不要因為對某個人有意見或看不慣，就不屑於與其說話，這樣很不利於團結。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍，使工作順利開展。

　　2、講究誠信，寬容待人

　　誠信是人與人之間溝通的基礎。祕書人員在與同事相處時，要樹立“誠信第一”的觀念，答應別人的事情要做到言必信，行必果。即使由於某種原因沒有做到，也要誠懇地向對方說明，取得對方的諒解。對於同事的一些小缺點和小毛病，不能挖苦諷刺;對於聽到的一些關於議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對待，有則改之，無則加勉。當然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這時，要學會主動找同事和解，只要真誠地向對方解釋清楚，相信一定會贏得對方的理解。總之，寬容是一種美德，它會讓周圍的人更加尊重你。

　　3、做老實人、說老實話、辦老實事

　　很多人認為祕書是領導身邊的人，不好接近。作為祕書想要消除同事的這種誤會，就必須在和同事的相處中，堅持實事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保持謙虛謹慎、踏踏實實的工作作風。

　　4、關心他人，有良好的協作精神

　　要想和同事很好的溝通，就要善於在“情”字上下功夫，無論是在工作中，還是在生活上，要學會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時，要耐心地解答，做到知無不言，言無不盡;同事在生活中遇到了難處時，要在精神上或者物質上及時給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進行時，要學會主動承擔責任，不斤斤計較。這樣，會讓同事認為你是一個很好的合作伙伴，從而願意與你共事，工作的效率也會提高很多。

　　祕書的溝通技巧三、與群眾的溝通技巧

　　辦公室是一個職能部門，經常要接觸來訪或辦事的群眾，祕書與他們溝通時要把握好以下兩個原則：

　　1、注重禮儀，微笑服務，態度積極

　　由於辦公室代表著一個單位的形象，所以祕書人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份，祕書人員都要笑臉相迎，給來者留下美好的第一印象。要主動詢問來訪者的來由和目的，儘可能地幫他們提供相關的服務。在接聽電話時，要主動問候來電者，並詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩，不能生硬。必要時要準確記錄來電者的重要資訊，並及時幫他轉達或辦理。

　　2、耐心地傾聽，積極地協調

　　辦公室常常會遇到一些帶有負面情緒的來訪者，這時祕書人員首先要做一個忠實的聽眾，允許他們把心裡話發洩出來，從中找出問題的癥結所在。可以辦理的，要與有關部門積極地協商，及時給予解決;因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩定來訪者的情緒外，還要動之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，儘可能地使他們滿意而歸。對於那些不講道理、故意刁難的來訪者，最好的辦法是使用緩兵之計，委婉地勸說來者先回去，瞭解情況後再說。

　　總之，祕書的工作比較繁雜，要想當好祕書這個角色，就要學會處理方方面面的關係，也就是說要學會溝通。有效的溝通不僅能使工作環境變得輕鬆愉快，在開展各項工作時，更加遊刃有餘，還會使一個單位的整體形象在無形中得到進一步的提高