如何加強交流與溝通能力

  協調溝通工作是系統內部運動不停頓的調節組合工作,也是深入細緻的思想工作。那麼要?加強交流與溝通能力的方法有哪些?下面小編整理了加強交流與溝通能力的方法,供你閱讀參考。

  加強交流與溝通能力的方法:祕書溝通方法

  把握好角色,不越權越位

  做工作要把握好自己的角色,不要越權越位。祕書工作者做協調工作時,雖然是主持者,但也並不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說,祕書工作者是代表領導做協調工作的。如果把主持者誤認為決策者,必將產生角色錯位問題。我們在與協調物件溝通,傳達領導指示和意見時,不可隨意引申發揮,加進自以為和領導意見一致的內容。

  把握好方法,不以權壓人

  在工作協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的,特別是在被協調者意見難以統一的時候,傳達權威領導人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,儘可能少用。因為協調的主要手段是協商,應以平等的態度傾聽各方意見,即便是錯誤的要求,也要考慮有無合理因素。不能因為你是協調的主持者,就以領導自居,自以為是,“老子天下第二”,聽到不同聲音就給以顏色,進行打壓,那樣必將引發對立情緒,給以後的協調工作制造障礙。

  把握好分寸,不把簡單的問題複雜化

  在協調工作中,既不要把複雜的問題作簡單化處理,也要注意不把小事擴大化,不把簡單的問題複雜化,不把明明白白的事情神祕化。在辦公室的日常工作中,需要協調的事,幾乎無時不有,但絕大多數是在舉手投足之間便可處理,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發現需要調節的問題,說幾句調節的話,甚至開一個幽默的玩笑,便可把矛盾化解在萌芽狀態。有些矛盾在未激化前,做點幕後工作就可緩解。就協調而言,涉及重大原則的事,權力或利益衝突較大的事,具有廣泛群眾性的事,需要多方聽取意見,公開處置。但一般的,發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事,處理的方針應是能私下解決的就不公開解決,能會下協調的就不開協調會,即便需要開會協調的,也應在條件具備時、在寬鬆的環境中來召開。

  把握好火候,既不失時機也不急於求成

  要搞好協調,時機十分重要。機不可失,時不再來。抓住有利時機,就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務,工作又難以有序展開時,我們及時出面理順關係,就可一呼百應。相反,時機不成熟,十分勉強地去統一認識,統一行動,反而會擴大矛盾,形成誤解或成見。有的同志急於完成領導交辦的任務,在有關部門毫無思想準備的情況下,讓其立即做出較大犧牲,結果形成了僵持的態勢。有的雖然勉強讓步,但並不服氣,在落實時扯皮推諉,影響了工作進展。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善於捕捉溝通的良機,是反映祕書工作者思想水平和工作能力的重要標誌。

  加強交流與溝通能力的方法:兩種溝通技巧

  1.尊重理解—微笑的溝通藝術

  微笑是最能直接引起人類愉悅心的原始表情。而該禮儀的重要性與有效性在服務行業中更加凸顯。海底撈的服務越來越被人稱讚,有人分析它成功的原因之一就在於它的“微笑鏈”——讓員工“認同公司、快樂工作、微笑服務”,經理對領班微笑,領班對員工微笑,員工對顧客微笑,最後顧客對海底撈微笑,正是這個“微笑鏈”使海底撈笑傲於競爭激烈的餐飲行業。

  然而微笑不僅僅是停留在表情,微笑的本質是尊重心和寬容心,是在溝通的第一步,你能夠心懷平等、包容的態度來與對方接洽,發自內心真誠地尊重他人,讓溝通的第一步零阻礙。

  2.換位思考—求同的溝通藝術

  在溝通中,還需做到的是換位思考。

  換位思考的第一層含義就是了解之同情,因為了解,所以能夠感同身受,產生同理心。溝通除了要站在自身的立場捍衛自身的價值觀、原則與集體利益,它還需要我們能夠站在對方的角度看到他的位置、利益與需求,從而找出合併項,達成共識。

  除了同理心之外,換位思考還在於你能不陷於“己是他非”的是非觀裡而造成溝通阻礙,能夠看到全面的溝通需求和溝通過程。越來越多的企業和單位在重視員工“換位思考”的能力,而培養自己的該項能力,可通過情景代入、身份代入來鍛鍊。

  在個人的崗位質量建設中,少不了與他人、其他部門的權責明確和工作接洽,加強溝通在其中佔著重要的位置。加強溝通,並不是簡單的在量上增加,更要在質上得以提升,需明確我們最終是要提高溝通的效率。