公文電話禮儀有哪些

　　客戶臨門，你自然會歡迎他，邀請他進入你的辦公室，讓他舒舒服服地坐下。有人來電話，實質上也是訪客，理應獲得相同的禮遇。你歡迎電話訪客的方式，就是先清清楚楚地提供自己和公司，讓對方明白他這通電話沒打錯地方。下面會更清楚地介紹。

　　公文電話禮儀：邀請電話

　　邀請電話訪客進入你氛圍的方式，就是仔細聆聽他所要陳述的事情。

　　讓電話訪客舒舒服服坐下的方式，就是向他證明你如何能協助他，或將電話訪客轉接到能夠提供協助的人員。在你確保他獲得服務之前，都不能匆匆退場，將他棄而不顧。

　　這些也就是公務電話致候入門要領。聽起來全是最基本的要求，可是在今日複雜的企業界裡，區區目標卻極難掌握得當。如果你真想精擅商業禮儀，立刻去查查你們公司的現行電話程式。有人打電話進公司，你可知道? 他會經歷到什麼?

　　歡迎電話訪客的，是類似下述的多項選單選擇嗎?

　　如果您知道對方分機號碼，請輸入分機號碼。如果您需要訂單或索取賬戶資料，請按9，再按*號鍵，請準備好您22位數的賬戶號碼。如果您需要本公司透過布朗併購公司提供的新產昂資訊，請拔***020***123456。如果您需要重聽這段錄音，請按8，再按#字鍵。如果您使用的不是按鍵式電話，請等待錄音重複5次之後，本公司人員會自動協助您。我們重視您的來電，但是由於線路繁忙，服務人員都在講話中，請您別結束通話電話，服務人員會依照來電順序接聽您的電話。

　　公文電話禮儀：服務電話

　　當有人打電話給您，或想與公司某職員聯絡時，他聽到的，是不是這一類的歡迎辭?或者，也許是一名忙昏頭的接線生在接收電話，說：“你等一下?”她問都還沒問完，根本不知道你是不是能等，就又忙著去接另一條線。經過一番折騰，她終於把你轉接到你想通話的分機上頭，你卻發現你抵達的竟是那人的語音信箱。它告訴你，你得留言，或按數字7，或按某某分機，會有助理人員協助你。你乖乖地一步一步遵從指示，到頭來，發現面對的仍是助理的語音信箱。

　　請問，這種經驗是不是會讓你氣憤?即使說得再好聽，那無論如何也是一種無禮的待遇。對於你自己的電話訪客，你當然不希望他們遭受相同的經歷。

　　即使你一本初衷，致力改善電話溝通品質，可是倘若不時時監聽所屬單位的電話致候禮儀，情況還是會“進化”到以上例證的某一型“變奏”。你堅守這些基本原則，你的電話訪客就可以免於尖叫的衝動，將那些尖叫留待觀看恐怖電影時再盡情發洩出來吧!

　　公文電話禮儀：接電話注意事項

　　接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話，我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。

　　及時接

　　一般來說，在辦公室裡，電話鈴響3遍之前就應接聽，6遍後就應道歉：“對不起，讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

　　確認對方

　　對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問你是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”但是，人們習慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂!哪位?”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來的電話，您拿起聽筒應首先自我介紹：“你好!我是某某某。”如果對方找的人在旁邊，您應說：“請稍等。”然後用手掩住話筒，輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，並且問：“需要留言嗎?我一定轉告!”

　　講究藝術

　　接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。

　　最後，應讓對方自己結束電話，然後輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。

　　調整心態

　　當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裡。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。

　　打、接電話的時候不能叼著香菸、嚼著口香糖;說話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白。