客服會議接待禮儀

  客服在商務場合中,會經歷大大小小的會議,正式的會議是非常講究禮儀的,有哪些呢?下面是小編蒐集整理的一些內容,希望對你有幫助。

  :會議的籌備工作

  1、確定接待規格

  會議規模是由主持單位領導決定。一般來說,企業內部的一般工作性會議講究效率,可以不拘形式。對於上級單位主持的會議,因為邀請各企業的代表參加,所以接待工作要求比較規範。通常是由企業的一位主要領導直接抓會議準備工作,成立一個會務組,專門研究佈置會議接待接待的有關工作。

  2、發放會議通知

  會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、***等內容。通知後面要注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。

  會議通知一般在會議前15至30天之內寄出,這樣可以使對方有充足的時間把會議回執寄回來。

  3、會場的選擇

  選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準:

  第一:大小要適中。會場太大,人數太少,空下的座位太多,鬆鬆散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間。”

  第二:地點要合理。歷史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議,應儘量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。

  第三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因為“上次會議是從這裡開的,沒出什麼問題,”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。

  第四:要有停車場。現代社會召集會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。

  4.會場的佈置

  會場的佈置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

  一般大型的會議,根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應擦洗乾淨,擺放美觀、統一。

  坐席的配置要是和會議的風格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:

  ①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種佈置使與會者同領導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利於互相交換意見。這種形式適於10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做,來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置,企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

  ②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用於較多人數的會議。

  ③教室型。這是採用得最多的一種形式,它適用於以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其餘按左為下右為上的原則依次排列。

  【座次排序基本規則】

  以左為上***中國政府慣例***

  以右為上***遵循國際慣例***

  居中為上***中央高於兩側***

  前排為上***適用所有場合***

  以遠為上***遠離房門為上***

  面門為上***良好視野為上***

  5、會議資料的準備

  現代化的會議離不開各種輔助器材,在召開會議之前,就應該把各種輔助器材準備妥當。這些資料包括桌椅、名牌、茶水、簽到簿、名冊、會議議程、黑板、白板、筆等。

  6、接待人員提前入場

  接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、並進入工作狀態。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。

  ①簽到。設一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應蘸好墨汁後再遞上。簽到本應精緻些,以便儲存。如需要發放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者彙報到會人數。

  ②引座。簽到後。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業領導親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

  ③接待。與會者坐下後,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供儘可能周到的服務。

  :引導禮儀

  1、陪車引導

  客人抵達後,如果需要陪車,賓主雙方如何上車,如何就座呢?

  乘坐轎車時,通常有兩種情況:當有專職司機開車時,小轎車1號座位在司機的右後邊,2號座位在司機的正後邊,3號座位在司機的旁邊***如果後排乘坐三人,則3號座位在後排的中間***。

  如果是主人自己開車,則要請主賓坐到主人的右側,即前排右側的位置,也就是副駕駛的位置。

  中轎主座在司機後邊的第一排,1號座位在臨窗的位置。

  乘坐中大型麵包車時,則前座高於後座,右座高於左座;距離前門越近,座次越高。

  當賓主雙方並排行進時,引領者走在外側,讓來賓走在內側。單行行進時,引導者應走在前,來賓走在其後,起到帶路的作用。

  2、陪同客人行進的位次

  首先要把牆讓給客人,讓客人在右邊;陪同引導的標準位置是在客人的左側前方1米到1.5米左右。如果客人認路,客人應走在前方。

  3、上下樓梯時

  一般情況下,女士先行,但是當女士穿短裙時則男士要走在前邊。

  4、國際展會時

  國際慣例,排列順序時按照拉丁字母排序,聯合國開會則是每次抽一個字母排在前面。

  :會議服務禮儀

  1、例行服務

  會議舉行期間,一般應安排專人在會場內外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者,少數民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人,往往還須進行重點照顧。對於與會者的正當要求,應有求必應。

  2、餐飲安排

  舉行較長時間的會議,一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時,還應為與會者提供衛生可口的飲料。會上所提供的飲料,最好便於與會者自助飲用,不提倡為其頻頻斟茶續水。那樣做往往既不衛生、安全,又有可能妨礙對方。如果必要,還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規定的方便條件。

  3、現場記錄

  凡重要的會議,均應進行現場記錄,其具體方式有筆記、列印、錄入、錄音、錄影等。可單用某一種,也可交叉使用。 負責手寫筆記會議記錄時,對會議名稱、出席人數、時間地點、發言內容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。

  :最後會後服務

  會議結束後,全部接待人員應分工明確地做好善後處理工作。

  組織活動會議結束後,有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領導統一指揮和協調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動計劃的順利實施。

  送別根據情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。

  清理會議檔案 ①根據保密原則,回收有關檔案資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結