漫談辦公室會議接待禮儀
會議是辦公室人員經常要開的,那麼在舉辦大的會議要接待外來人員的時候你們知道要注意什麼嗎?下面是小編為大家整理的漫談辦公室會議接待禮儀,希望能夠幫到大家哦!
關於會議主席臺座次的安排
1.主席臺必須排座次、放名籤,以便領導同志對號入座,避免上臺之後互相謙讓。
2.主席臺座次排列,領導為單數時,主要領導居中,2號領導在1號領導左手位置,3號領導在l號領導右手位置;領導為偶數時,1、2號領導同時居中,2號領導依然在1號領導左手位置,3號領導依然在l號領導右手位置。***關於會議主席臺領導為偶數時的座次排列,有兩種截然不同的方法***均指面向觀眾時***: 8 6 4 2 1 3 5 7或7 5 3 1 2 4 6 8。兩種方法沒有正確不正確之分,只是各個地區習慣不同。在具體排座次時可以根據當地的習慣順序排列。***
3.幾個機關的領導人同時上主席臺,通常按機關排列次序排列。可靈活掌握,不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志,也可適當往前排,而對一些較年輕的領導同志,可適當往後排。另外,對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓,也不一定非得按職務高低來排,通常掌握的原則是:上級單位或同級單位的來賓,其實際職務略低於主人一方領導的,可安排在主席臺適當位置就座。這樣,既體現出對客人的尊重,又使主客都感到較為得體。
4.對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議,在開會前務必逐一落實。領導同志到會場後,要安排在休息室稍候,再逐一核實,並告之上臺後所坐方位。如主席臺人數很多,還應準備座點陣圖。如有臨時變化,應及時調整座次、名籤,防止主席臺上出現名籤差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名籤,謹防錯別字出現。
著裝儀容規範
不要忽視辦公室著裝。如果你看上去幹淨利落、衣著整潔,自己也會感覺良好、自信十足。注意,在穿著上不要百無禁忌,過於招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過於追逐時尚;過於休閒的服裝,相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外,要是你整天“標新立異”,想辦法從外觀上引起上司或者同事們的“視線”的話,上司或者同事們反而會認為你不把心思放在工作上,工作肯定不會太認真。
接電話禮儀
辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢,並終保持輕鬆、愉悅的聲調,不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好,×××***辦公室名稱,如果辦公室名稱較長,應用簡稱***”,忌以“喂”開頭。如果因故遲接,要向來電者說“對不起,讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話,可以禮貌地說“請稍等”,並馬上轉接過去。
如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名,不知道分機號的話,就要禮貌地詢問,對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應該用禮貌的藉口擋駕,或者轉到相關部門處理。
鑑於前臺每天要接很多電話,為防止嗓子出現意外,要隨時準備水,以滋潤嗓子,隨時保持良好的聲音效果。
來訪者接待
前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時,應立即起身,面朝向來訪者點頭、微笑致意:“您好,請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰,並確認是預約之後,請來訪者稍等,立即幫其聯絡。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要關照一下來訪者並說向其說明,不要扔在那裡不管。
如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺接待應該用規範的手勢指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可後再請來訪者進入,為來訪者倒好茶後,前臺就要返回崗位。當然,如果前臺只有一位的話,直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰,但沒有預約,辦公室前臺要打電話問問,告訴相關同事或領導助理/祕書,×××單位的×××來訪,不知道是不是方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使是要找的同事或者領導親自接,都可以當作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了餘地。
日常接待是辦公室接待工作中一項頻繁而重要的工作,它代表著一個單位的形象,也反映著辦公室人員的職業素養。因此辦公室人員掌握必備的日常接待禮儀,是辦公室工作重要的組成部分。
***一***迎賓禮節。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作,除了熱情和真誠,禮儀常識必不可少。迎來送往,是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室日常迎賓。祕書在辦公室接待來訪的客人,既有預先約定的,也有臨時無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的,祕書都應熱情地以禮相待。
當來賓若是熟悉且依約前來的,祕書可親切地與其握手並禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓,不管有約無約,祕書都應誠懇地進行自我介紹,然後或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份,並與其握手致意,必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的,或是遠道而來的來賓,為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好,主人***多數是祕書***應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時,應面帶微笑,揮手招呼致意,以示“我們在此已經恭候多時了,歡迎您的光臨”之意。
2.辦公室之外迎賓。有時,祕書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓,或在接待活動地迎接來賓,這相對於辦公室日常迎接來說,程式更為複雜些,禮儀禮節要求也更為講究。迎賓時,主人應提前到達迎接地點。來賓到達後,主人應上前熱情地招呼、問候,然後或自我介紹,或互相介紹,或交換名片。如果與來賓是初次見面,祕書可事先準備好寫有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類醒目文字的接站牌。
對重要的來賓,可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時,要安排迎賓線,即在迎賓時,為了表示隆重,同時也便於主客雙方相互致意,主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內,也可安排在門外,但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”。
歡迎重要來賓時,有時還要安排送花。送花時,一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉,如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓,送花時,一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。一般來說,以紅色花系或紫色花係為佳,忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數目上,西方人送花一般是單數,但不能送13朵。
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