檔案類職稱論文
由於社會檔案意識的普遍淡薄,檔案工作的實際社會地位沒有得到應有的重視,使得檔案人才的培養和引進較為困難,同時又引發檔案人才的流失。下面是由小編整理的，謝謝你的閱讀。
篇一
淺談如何保證企業技改檔案的完整規範
摘 要：企業技改工程檔案是企業技改工程建設過程和建設成果的真實反映，它對於加強技改工程質量控制，以及工程日後維修、改建、擴建等具有重要作用。本文主要闡述了技改中檔案不夠完整規範的原因，以及確保技改檔案歸檔完整規範所採取的具體措施。
關鍵詞：檔案 管理 企業檔案管理 技改檔案
隨著我國 社會主義市場體制的逐步建立，國家重點工程專案在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，面對市場競爭愈加激烈的嚴峻形勢，很多企業的老廠區及老生產線已完全適應不了企業 發展的需要。鑑於企業的客觀狀況和城市規劃的要求，很多企業實施了易地技術改造工程。龍巖菸草工業有限責任公司***前稱龍巖捲菸廠***的易地技術改造於2000年7月7日正式開工，2002年10月4日全面投入試生產，2003年6月30日全面竣工。工程總投資達8.5億元，佔地209畝，總 建築面積124567平方米;主要裝置集自動化、資訊化、智慧化和環保型為一體，彙集了美、英、德、法、意、芬、日等國捲菸工業的最新科技。2007年，為了適應行業推進以市場為取向改革的新形勢，加強創新研究，突出“七匹狼”品牌風格特徵，企業又著手進行了精品“七匹狼”車間技術改造專案，進一步提升“七匹狼”品位，增強企業核心競爭力。易地技術改造工程是我廠建廠史上的跨世紀工程，它投資大、科技含量高、建設工期長、工種多，形成的檔案資料多種多樣。如何保證技改中檔案的完整規範，是一個值得我們探討的問題。
一、技改中檔案不夠完整規範的原因
1、前期檔案的缺失
前期檔案主要包括專案建議書及其報批檔案，可行性研究 報告及其評估、報批檔案，專案評估、論證檔案，專案選址意見書及其報批檔案，設計任務書、 計劃任務書及其報批檔案等，它涉及的單位、部門多，各單位、部門之間相互交叉，管理層次多，按有關程式辦理的檔案材料也多，一份檔案從編寫到傳籤再到行文簽發需要的時間較長，工程管理人員若沒有做到隨時隨地蒐集、積累已形成的檔案材料，沒有做到及時催還被借閱的檔案，就必然使得前期依據性檔案產生丟失、遺漏或損壞。
2、施工檔案的缺失
建設工程施工檔案主要包括了開工報告、工程技術交流、工程圖紙會審紀要、設計變更材料、施工 組織設計、施工操作規程和標準，原材料及構件的出產證明及檢測報告、各種施工測量、試驗、驗收、檢查、評定報告、記錄、施工技術 總結、交工驗收記錄、竣工驗收報告等。這一階段所涉及的施工單位多且資質參差不齊，總承包單位又把各子單位專案層層分包。有的施工單位對檔案 工作不夠重視，往往只重視工程進度和效益，忽視平時檔案的形成積累，如在施工過程中一些小規模的變更，沒有及時修改到施工圖中，導致設計變更單的缺失，所有這些都是引起施工檔案缺失的原因。
3、裝置技術檔案的缺失
工程技改中裝置技術檔案是技改檔案中不可缺少的一個大項，技改專案中引進大量國內外新技術、新裝置。裝置檔案包括有關工程裝置採購專案中所有的購置檔案材料、產品合格證、說明書、維修書、隨機圖紙以及在安裝、除錯、使用、維護、改造過程中形成的裝置檔案。許多大型裝置和它的技術資料不是同步到貨，使得裝置資料驗收滯後造成丟失。另外，裝置技術資料在用於安裝除錯過程中也容易丟失、損壞，而在安裝除錯時形成的資料因沒有及時蒐集也易丟失。
4、竣工檔案的不完整規範
工程竣工檔案主要包括專案竣工驗收報告、工程設計、施工、監理總結、專案環保、消防、檔案等單項驗收、審批材料，工程 審計報告、結算書及各種竣工圖等。技改工程規模大、專案多、施工單位雜，總承包單位沒有及時催交，各專業之間的相互銜接不夠而導致一些專案的檔案無人編制，如設計變更執行程式不規範，造成圖物不符，竣工圖失實，專案環保、消防、檔案等單項驗收、審批材料在報批、審批、借閱中丟失等。
5、聲像及電子檔案檔案的殘缺
工程技改中的聲像及電子檔案檔案主要指反映工程建設全過程的照片、錄音帶、錄影帶、電子光碟等。它與紙質檔案一樣，是整個技改工程中直接形成的有儲存價值的歷史記錄，具有較強的憑證作用和法律效力。所以在整個技改過程中，需要收集、積累從開工前的原貌、開工時的開工典、基礎施工、主體施工、裝修到竣工各個階段的照片資料和底片，特別是要害部位如隱蔽工程、工程質量事故等方面，更應該隨時拍攝、隨時收集。可一些施工單位往往不重視這方面檔案的要求，以至於造成這這方面檔案的缺失。
二、保證技改檔案完整規範的措施
1、制定完善的管理制度
制定完善的管理制度是指導監督的執法依據。企業應根據《國家重大工程建設專案檔案歸檔要求與整理規範》及相關法規標準規定，結合工程專案施工程序所涉及的內容和單位，制定相關單位人員的職責範圍、工作標準及考核措施，嚴格實行“三個納入”，從加強工程管理入手，實施嚴密科學的管理制度。其中,“三個納入”的具體內容為：
***1***將檔案管理納入 合同管理。把檔案歸檔納入施工合同中，嚴把合同關，運用法律手段超前控制。例如我廠在同承包單位簽訂施工合同時明確規定了承包單位必須保證工程檔案的完整、準確，工程尾款必須要有檔案部門負責人確認其檔案完整簽字後才能支付。
***2***將檔案管理納入工程計劃管理。在下達工程計劃的同時，下達檔案材料收集、積累計劃，將全過程中的每個階段應該形成和積累的檔案材料規定下來。分部、分項工程完成之後，應當收集、積累完整、齊全、準確的檔案材料，否則，完成計劃不達標。
***3***將檔案管理納入工程技術人員的崗位責任制。使其責任制度化，以加強有關人員的責任感，也便於監督、檢查和管理。
2、組織相關人員參加檔案培訓
企業大型技改工程投資大、工期長、工程量多，所涉及的部門和人員多，許多技術人員的檔案意識不夠強，自覺性、主動性較差，對國家及行業關於工程檔案的相關要求瞭解不深。召集相關人員參加適當的檔案培訓，提高全員的檔案意識，學習工程檔案的有關標準規範，為專案檔案工作的全面展開打下堅實的基礎。
***1***首先要提高全員的檔案意識，克服對檔案工作“說起來重要，幹起來次要，忙起來不要”的錯誤思想。提高全員的檔案意識，重點在於提高領導幹部的檔案意識。只有領導幹部的檔案意識高了，才能把檔案工作真正落到實處，才能為檔案人員打氣、鼓勁，才能讓檔案人員有更強的自覺性和主動性。
***2***其次要專門彙編檔案管理培訓手冊。檔案管理培訓手冊內容包括易地技改工程檔案管理規定、編制規範、部分國家、行業標準及規範性檔案等。
***3***組織相關人員參加培訓或聘請專家講授，使參訓部門和人員進一步理順技改專案檔案管理的工作思路和方式方法。龍巖菸草工業責任有限公司曾多次委派檔案專職人員參加國家檔案局、中國檔案學會、福建省檔案幹部培訓中心舉辦的各種檔案培訓，提升專職檔案員的業務水平。2008年12月，企業檔案部門還專門組織本公司技改基建辦、裝置科的兼職檔案員以及施工單位、監理單位的相關人員參加了福建省檔案幹部培訓中心舉辦的關於全省重點建設專案檔案管理培訓，使相關人員對於重點建設專案的檔案管理標準有了進一步的理解和滲透。
3、注意檔案材料蒐集、積累的方法
技改工程專案檔案包含了專案立項報批、可行性研究及設計、施工、竣工各個環節的所有檔案，為了保證檔案的準確性和完整性，這就要求檔案人員要加強各部門的溝通和協調，注意檔案材料蒐集、積累的方法。
***1***隨時隨地蒐集、積累
為把檔案材料蒐集、積累齊全、完整、準確，這就要求工程管理人員做到隨時隨地蒐集、積累已形成的檔案材料，按形成的先後順序或相關聯絡隨時做好登記，以便施工管理人員隨時檢視、呼叫，並做好借閱登記，及時催還，以免丟失、遺漏或損壞。
***2***及時催要
由於工程管理牽扯的單位、部門較多，因此，按有關程式辦理的檔案材料也多，這就要求管理人員要及時催要，督促蒐集。
***3***抓住檔案材料蒐集、積累的重點和關鍵環節
a、工程建設設計變更頻繁，是檔案材料積累最不容易做好的環節，也是蒐集的重點和難點。特別注意設計代表在施工現場所做的變更，由於這些變更規模小，又多為口頭答覆，容易被忽視，因此，要求技術人員及時催要書面變更，並準確地將變更的內容修改到施工圖中，這也是檔案人員深入工地檢查的重點。
b、地下管網工程的檔案材料，也是積累的難點之一。工程的水、電、曖等地下管網工程，猶如工程的神經和血管，縱橫交錯，上下交叉，與整個專案發揮整體功能密切相連、休慼相關，檔案材料的準確、系統，對以後的維修、改擴建有著深遠意義，因此，檔案材料必須做到圖物相符、座標準確、標識清楚，各專業之間要相互銜接，認真負責。
c、工程竣工驗收檔案材料的蒐集和積累是單項工程以及整個工程檔案蒐集的重中之重。單項工程竣工之後，檔案材料基本已全部形成，須按照《建設工程檔案歸檔整理規範》的歸檔範圍逐一對照，缺一不可，缺失檔案要註明原因，特別是總承包單位下有分包單位的檔案材料，要及時進行彙總。
***4***抓住檔案材料蒐集、積累中的薄弱環節
所謂薄弱環節往往是沒有引起足夠重視的或因工作中間環節多、相互銜接不及時，或因變化了的情況沒有采取相應措施而出現的脫節或斷檔。
a、前期工作階段和工程的開工階段，因人員配備不到位、工作忙亂、生疏，甚至出現前期工作人員的調走或交接不及時而出現空檔、斷檔，因此，這個階段更應著重控制檔案材料的蒐集、積累。
b、裝置等技術材料的蒐集。有關工程裝置採購等專案中所有的產品合格證、說明書、化驗單等，在採購或運輸中容易忽略、流失或破損，因此，更應在現場到貨驗收時蒐集齊全相關的檔案材料。
c、聲像材料的蒐集、積累。聲像材料往往容易被忽視，在這方面要求施工單位落實到人、責任到位、隨時蒐集，及時配有文字說明，統一妥善保管。
***5***電子檔案的收集、積累。因電子檔案的特殊性，如電子檔案對系統的依賴性、電子檔案的可更改、可複製性、共享性、易失性等，以及電子檔案收集歸檔中存在的管理意識缺失、管理許可權不足、管理方法不明、管理制度不嚴、管理措施不力、管理責任不強等原因，造成技改工程電子檔案歸檔不夠完整。這就要建設單位、設計單位、施工單位等參建方共同遵守既定規則，嚴格規定電子檔案的歸檔時間，按規定的時間歸檔。電子檔案的歸檔時間要求如下：
a***按工程階段或專案結束移交電子檔案;
b***建設單位在開工前，事先設定電子檔案來，專案結束後移交建設單位，再由建設單位匯入專案管理系統;
c***週期不長的工程電子檔案，可在專案結束後歸檔;
d***週期長的工程電子檔案，可在各個工作階段結束後歸檔，或按單項、子項結束後歸檔;
e***外購裝置的電子檔案應在開箱驗收時歸檔。
總之，只有高度重視技改工程中檔案管理工作，制定切實可行的措施，對技改檔案進行實時監控，做到檔案管理與工程專案設計、施工、竣工驗收同步進行，才能確保技改檔案歸檔的完整和規範，為今後技改工程的使用、管理和改***擴***建提供重要依據。
篇二
淺析企業檔案管理存在的問題和對策
企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有儲存價值的各種形式的檔案材料。檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對於實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。
1、檔案管理人員管理意識不強，專業素質有待提升
一些企業員工檔案意識相當薄弱，甚至有一些部門領導對加強檔案工作的存在偏見，認為加強企業檔案管理沒有實質性作用，在管理檔案上舍不得投入財力與物力。個別專案部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責任制，在管理方式上仍然停留在傳統的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質量的水平。檔案管理人員專業素質不高。目前，大部分企業雖然有了一支穩定的檔案幹部隊伍，但管理人員的文化程度和專業素質還不能適應新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內容，進行檔案資訊深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。
2、檔案管理不夠規範
目前，在一些企業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規範的問題，主要表現在：檔號不規範;案卷標題不規範;大部分案卷缺少卷內目錄;組卷混亂現象比較嚴重。
3、管理與服務存在脫節現象
一是檔案門類不夠豐富。有的企業只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業業務有關的資料的收集，影響了企業檔案的系統性和完整性。二是檔案資源個別流失。由於歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不願上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業在工作中，忽視了檔案資料的作用，不願或不習慣通過檔案資料為企業戰略發展、為企業管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量資訊資源閒置。
4、深化認識，強化培訓，提高業務素質
首先要提高認識。要充分認識企業檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。其次增強責任感。檔案主管部門要積極主動地向領導彙報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創造良好的環境，切實擔負起承上啟下、內外聯絡、協調各方的重任;要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。同時要強化檔案業務培訓。積極選送檔案幹部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，並從時間和經費上給予保障，提高檔案幹部的實際操作技能和業務指導能力。要根據企業檔案工作發展的需要，適時舉辦企業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。
5、實現檔案的現代化與資訊化管理
網路技術與檔案管理的結合是時代發展的必然選擇，以數字化、網路化為主旋律的檔案資訊化戰略，已在我國企業界推展;在企業發展過程中，以企業的檔案工作為依託，成立市場資訊服務中心，建立網上檔案管理系統，不僅能夠為企業提供諮詢服務，克服企業管理的盲目性，而且能夠為企業的發展起著不可忽略的作用當前，在企業資訊化建設過程中，回接觸到一些新的管理軟體，如資訊管理系統、資源管理系統、ERP系統、OA辦公軟體等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業資訊化建設，使檔案管理成為企業資訊化的一個重要組成部分。檔案人員要邊幹邊學，在管理的過程中學習和掌握資訊化的有關知識，使檔案現代化與企業資訊化有機結合，同步發展。
6、企業在制定資訊建設規劃時將檔案工作納入其中，檔案部門要參與到企業資訊化程序中去
首先要解決紙質檔案與電子檔案資訊的對稱問題;其次要解決紙質和電子檔案一致性的問題，電子檔案看不見，就一張光碟，對於它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門人員要熟悉專用裝置、負責檢驗電子檔案，如果儲存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成更大的失誤。檔案的現代化管理一方面要適應檔案自身的發展，另外也要適應企業資訊化建設的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統的記錄和儲存方式，企業資訊化應用起來可以很瀟灑，實現無紙化辦公，財務、生產、營銷等許多部門都進行網上辦公，最後什麼都沒留下。檔案部門搞資訊化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網路管理上去，而是要藉助現代化資訊科技，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。
總之，企業檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作，是企業知識共享的主要媒介，搞好檔案工作對企業的發展具有重要的作用，在今後的工作中，要不斷提高企業檔案管理質量，提高其利用率。促進企業檔案管理朝著規範化、科學化的方向發展，從而為企業的持續發展提供更多更好的資訊資源。
參考文獻
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