外貿函電中應特別注意用詞

　　每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。以下是小編整理了，希望對你有幫助。

　　每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函裡體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。

　　想象一下，如果您由於無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎麼說?我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話中您會這樣說，為什麼在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。

　　由於您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函裡所採用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

　　不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什麼，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。

　　跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函檔案。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的捨棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。

　　我們這裡所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry，your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那麼就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今後合作的機會。

　　特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

　　還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

　　就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫複雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用片語。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。

　　在同一封信函裡，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

　　當涉及到資料或者具體的資訊時，比如時間，地點，價格，貨號等等，儘可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的程序。請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄裡寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

　　前面我們說過，商務信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更願意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要儘量避免華麗複雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。

　　給買家的回覆，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回覆，從中去選擇合適的供應商。如果您的回覆不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

　　這一點是特別針對寫***的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。