公司前臺接待管理方法有哪些

　　瞭解前臺工作程式，前臺的重要性。員工的入職pei訓很重要，制度+人性化管理。讓員工知道來幹什麼的.今天，小編為你帶來了前臺管理方法。

　　前臺管理方法

　　***一*** 公共區域管理

　　1、公共區域管理指南

　　為加強對公共區域的管理，前臺工作員應嚴格按照理指南開關公共區域的照明、空調等電器裝置。負責公共區域的衛生、裝置設施管理。

　　2、衛生管理

　　前臺工作員每天兩次對公共區域衛生進行檢查，檢查內容包括：牆面、地面、玻璃、衛生間、綠化植物、裝置間等，並將檢查結果填入公共區域點檢登記臺帳。

　　3、裝置設施管理

　　***1*** 前臺工作員將公共場所房間名稱、房間號、桌子、椅子、櫃子、空調、其他硬體配置、容納人數等資訊編入公共場所資訊明細表;

　　***2*** 前臺工作員根據公共場所資訊明細表內容，於每週二、週六對公共場所的裝置設施進行檢查，確保其安全、完整、正常使用。

　　***3*** 前臺工作員負責接待總檯及周邊盆景、裝飾物的配置，總檯及周邊裝飾物的配置，並做好報夾管理等工作。

　　4、會議室佈置

　　前臺工作員根據會議資訊表，根據相應的會場佈置示意圖進行會場佈置，並於會議召開前半小時，開啟空調及相關照明裝置，準備好茶水、菸缸等;會中每隔10到15分鐘續茶水一次;會議結束後，及時把桌椅恢復到原狀，清潔會議室的衛生，物品擺放整齊，關閉空調、照明，鎖好門窗。

　　***二*** 日常接待管理

　　1、日常接待管理指南據日常接待管理指南接待來訪訪客、接聽或轉接來電，資訊。

　　2、訪客接待

　　***1*** 客人來訪時，前臺工作員應立即起身接待，瞭解訪客身份及來訪事由;並與相關部門聯絡，確認訪客身份及來訪事由;

　　***2*** 前臺工作員引導訪客填寫訪客登記單，註明訪客單位名稱、姓名、被訪部門及被訪人等資訊;並告知訪客由接待人員在來訪單上注明離開時間並簽字確認，在離開時，將接待人員簽字確認後的來訪單交至前臺;

　　***3*** 若訪客請求會見總經理等高層領導，應問明來訪事由及是否預約，並報行政辦公室主任，由其負責請示領導，若公司領導同意接待，則引導至指定地點，並奉上茶水，每10到15分鐘續茶一次;若公司領導暫不接待，前臺工作員應婉言相告;

　　***4*** 客人離去後應及時收拾茶杯、菸缸等，保持辦公場所的整潔;

　　***5*** 若被訪人員不在公司，前臺工作員應主動詢問是否需轉告，留***，並做好書面登記。

　　3、電話接轉、撥打

　　***1*** 前臺工作員應及時接聽來電，一般在鈴響三聲內接聽，首先向對方問候“您好，金橋地產”。接聽電話要態度熱情，保持微笑，親切自然，詢問來電事由，並根據情況轉接相關部門;通話結束，等對方結束通話電話後，再輕輕掛上電話;

　　***2*** ***時應禮貌用語，說明身份;語言表達要流利，吐字清晰，聲調平和，語速適中，簡明扼要;待對方提出結束通話後禮貌告別;

　　***3*** 接打電話過程中，如有其他人來訪，應給來訪者致以微笑，並用適當的手勢示意來訪者先坐下稍等。

　　4、接待資訊登記

　　前臺工作員根據來訪單將來訪資訊及時登入來訪接待資訊登記單，形成來訪接待資訊登記表，經後勤事務主管稽核後，形成來訪接待資訊明細表。

　　***三*** 實物郵件管理

　　1、實物郵件管理指南

　　前臺工作員根據實物郵件管理指南，統一負責實物郵件的簽收、分發及各部門郵件的寄發，同時登記郵件寄發資訊。

　　2、郵件簽收與發放

　　***1*** 每天中午12點前，前臺工作員到公司一樓信箱處取報紙及信件等，將郵件分發至收件人並將發放資訊填入公司郵件收發臺帳，由收件人簽字確認。

　　***2*** 郵局或快遞公司送至前臺的郵件，由前臺工作員統一簽收，並將郵件資訊填入公司郵件收發臺帳，交至行政辦公室，由行政辦公室負責人簽收。公司郵件如需我方支付郵遞費用的，由收件部門經辦人支付費用後根據公司規定予以報銷。

　　***3*** 郵局或快遞公司送達的員工私人掛號信件、快遞、包裹等實物郵件應由員工本人簽收，如遇員工出差或工作地點不在本部，前臺工作員應電話告知員工本人，得到員工確認並授權後，代為簽收。員工需在兩個工作日內親自或委託他人前來簽字領取郵件。前臺工作員將領取資訊填入員工個人郵件收發臺帳，並由前臺工作員與員工接收人共同簽字確認。

　　3、郵件寄發

　　***1*** 公司實物郵件主要包括公函、招標檔案、向上級主管部門寄發的申請或報告等。凡以公司名義寄出的郵件，部門經辦人應填寫郵件寄發審批單，經部門負責人稽核、分管領導審批，前臺工作員憑批准後的郵件寄發審批單統一辦理;

　　***2*** 公司所有郵件的寄發統一選用EMS郵政特快專遞;

　　***3*** 寄發郵件時，各部門寄件人應將郵件封口並正確填寫好郵寄的相關資訊後交至前臺。前臺工作員將收件人地址、郵編、聯絡人、***、寄件人和所屬部門以及郵遞費用等資訊登入郵件寄發資訊登記單，形成郵件寄發資訊登記表，經後勤事務主管及財務稽核後，形成郵件寄發資訊明細表，同時形成郵件寄發費用支出分類明細賬、郵件寄發費用支出總賬。

　　***四*** 文印管理

　　1、文印管理指南

　　前臺工作員根據文印管理指南，統一負責公司文印裝置的管理，監督各部門列印、影印情況併合理控制紙張、硒鼓等耗材用量。

　　2、文印裝置管理

　　***1*** 文印裝置是指公司用於各部門共用的列印、影印裝置等，主要包括影印機、印表機、傳真機。公司文印裝置由前臺工作員統一管理，並放置在指定地點，不得擅自移動。

　　***2*** 前臺工作員應熟悉文印裝置的使用和保養方法，每日下班前做好裝置的清潔工作，並負責監督公司員工按規範要求操作文印裝置，發現故障應及時與後勤專項管理專員聯絡維修，保證裝置的正常執行。

　　3、範圍及要求

　　***1*** 打***復***印超過10份或總頁數超過20頁的一般資料，經辦人需填寫打***復***印審批單，交部門負責人審批;

　　***2*** 打***復***印帶有公司公章的受控資料時，經辦人需填寫打***復***印審批單，經部門負責人稽核，報分管領導審批;

　　***3*** 打***復***印工程技術圖紙、財務報表、核價資料、競標資料等涉及公司技術、價格、標的、財務資料等保密資料時，經辦人需填寫打***復***印審批單，經部門負責人稽核、分管領導複核，報總經理審批;

　　***4*** 打***復***印所有資料，經辦人應將文印型別、日期、部門名稱、檔名稱、檔案型別、頁數、份數、紙型、經辦人等資訊填入打***復***印登記臺帳，並簽字確認。私人的檔案或資料一律禁止打***復***印;

　　***5*** 重要、保密檔案資料應嚴格按照公司《公文管理規定》、《員工守密管理規定》等相關規定的要求進行打***復***印;