電子檔案檔案化管理探究論文

　　隨著資訊科技的飛速發展，辦公自動化、標準化、網路化日趨完善，產生了幾何倍數的電子檔案，電子檔案檔案管理勢在必行，這是現代化發展的要求。下面是小編給大家推薦的，希望大家喜歡!

　　篇一

　　《電子檔案檔案化管理探究》

　　[摘 要] 隨著資訊科技的飛速發展，辦公自動化、標準化、網路化日趨完善，產生了幾何倍數的電子檔案，電子檔案檔案管理勢在必行，這是現代化發展的要求。本文依據電子檔案特點，就電子檔案檔案化管理過程進行了相關探討。

　　[關鍵詞] 電子檔案 檔案化 管理

　　實踐中，由於對電子檔案產生的環境、特點的認識不足，檔案管理人員採用傳統的檔案管理方式和方法對其進行管理，這顯然難以適應電子檔案的管理需要。因此，對電子檔案實行檔案化管理成為一種必然的選擇。

　　電子檔案及電子檔案檔案化

　　1.電子檔案及其特點

　　按照國家新頒佈的《電子檔案歸檔與管理標準》，電子檔案是指在數字裝置及環境中形成，以數碼形式儲存於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴於計數機等數字裝置閱讀、處理，並可網路進行傳輸的檔案。具體表現為：電子文書、***、電子報表、電子圖紙等等。與紙質檔案相比，電子檔案具有下列特點：***1***依耐性。電子檔案是以電子位元組形式記錄的檔案，從製作、處理、傳輸、儲存等過程都是依靠計算機裝置和網路完成的，在閱讀使用時必須要藉助計算機硬體、相關係統軟體等數字裝置。而紙質檔案，通過肉眼就可以識別利用。***2***虛擬性。電子檔案產生於電腦裝置中，是一種數字化形式存在，在計算機內部，無論是運算、儲存還是傳輸等過程，都是以數字編碼形式存在。***3***共享性。電子檔案儲存到計算機網路上之後，使用者可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱，同一個電子檔案均可以通過終端網路傳輸給若干個網路終端，可以使若干使用者在不同的空間呼叫。***4***不安全性。網路是一個開放的平臺，自身具有各種安全防範漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻擊時，電腦裝置及儲存載體容易遭受感染或損壞，造成電子檔案損毀及被刪除更改。***5***不穩定性。電子檔案形成後，其識讀應用一般為磁碟、光碟、磁帶等載體，而這些載體對環境的溫度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，而且這些介質處於不斷更新發展中，當這些介質受到破壞後，會造成電子檔案的不穩定性。

　　2.電子檔案檔案化管理

　　電子檔案檔案化管理，是指借鑑傳統檔案管理經驗和形式，根據電子檔案自身的特點，採用先進的裝置及網路資訊科技，運用檔案中心、虛擬立卷等數字檔案管理理論，建立高效、快捷的電子檔案資訊管理模式，提供優質、穩定、安全的儲存環境和空間，有目的性地對形成的相對集中的電子檔案實行檔案級***自動化、網路化***儲存和管理，為部門及相關使用者提供真實、準確、快捷的檔案資訊服務。

　　電子檔案檔案管理

　　1.制訂電子檔案的歸檔管理制度

　　一是根據國家、地方相關電子檔案歸檔管理標準，結合部門電子檔案的特殊性和需求，制訂登記、命名、歸檔、鑑定、收集、防護、安全以及專利維護等各項歸檔管理標準，使之有的放矢。二是建立健全電子檔案管理的檢查稽核制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，督促其建立完善檔案歸檔手續、立卷、傳輸、使用等技術措施，嚴格各環節的管理許可權，以確保資訊的原始性、真實性和完整性。

　　2.明確電子檔案的歸檔內容

　　根據電子檔案的重要性和實用性進行排列分類，刪除不需要的電子檔案。一是確定電子檔案的歸檔範圍，將相應的電子檔案進行編目後分門別類地歸入文字材料、影象檔案、圖形檔案、影像檔案、聲音檔案、多媒體檔案、資料檔案中，便於查詢使用。二是可根據歸檔環境、儲存載體技術及使用壽命等具體情況確定歸檔時間。三是一般電子檔案實行兩套相同版本的歸檔，拷貝二套，儲存一套，借閱一套。在網上傳輸的檔案也要實行儲存兩套，其中一套實行異地儲存。四是嚴格遵守歸檔要求，準確說明電子檔案配套的軟、硬體環境要求。五是在區域網或其他網路下采用備份系統歸檔, 將要歸檔的電子檔案存放在磁碟、光碟等介質上。

　　3.做好電子檔案檔案化保管。

　　***1***電子檔案載體保護。電子檔案載體應採用防磁效能好的專用櫃架，環境溫度要求為15℃-24℃，溼度保持在45%-60%。同時做好“七防”工作***即防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠***，以保證儲存介質的穩定性。***2***加強資料備份。一是對電子檔案建立多套備份，分開保管，避免因某一電子檔案載體損壞而造成檔案丟失;二是每隔一段時間***一年一次***對電子檔案進行一次保護性複製;三是對一些重要的電子檔案，應採取相應的紙質檔案備份，實現電子檔案和紙質檔案的同步管理。***3***網路安全保密。一是在現有保密基礎上，借鑑國內外的先進經驗，採取除使用磁卡身份證嚴格識別訪問者身份外，加設電子金鑰等，實行多重限制，最大限度地確保安全。二是建立完善先進的電子檔案電腦網路系統逆流跟蹤查詢功能，便於在遭遇黑客攻擊時，及時查詢黑客行蹤，將其緝拿歸案，予以制裁。三是嚴格遵守電子檔案管理使用規定，完善計算機防毒防毒軟體安全系統，嚴密防止計算機感染病毒。

　　4.電子檔案的開發利用

　　電子檔案檔案化的最終目的是方便使用者使用，電子檔案開發使用常見的有拷貝、通訊傳輸等多種利用方式。在使用過程中需要加強電子檔案的有效利用管理：一是根據使用者工作職責和性質進行相關許可權設定，杜絕那種無原則地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的監控，使用內容不適於完全開放的，禁止提供拷貝。三是在網路環境下傳輸或直接利用等的電子檔案，要進行加密處理，並對所使用的金鑰進行定期或不定期地更換，防止洩密。四是建立電子檔案利用系統全程跟蹤監控和容錯能力，提供相關使用登記記錄，防止由於操作不當造成的損失。

　　5.加強從業人員知識技能培訓

　　當前，自動化辦公已成為時代主流，相關儲存裝置和技術也隨之發展，具有一定的專業性和難度需要加大對從業人員的培訓力度，使其不斷更新其知識技能，提高業務素質，跟上時代步伐。

　　結 語

　　總之，實行電子檔案檔案化管理是一項長期的任務，需要我們根據其特點，採用適宜的辦法，做細做強。

　　參考文獻：

　　[1]柳向紅.電子檔案檔案化管理的特點[J].蘭臺世界,2005***11***.

　　[2]韋豔.電子檔案檔案化管理探究[J].吉林省教育學院學報，2010***5***.

　　[3]陳義斌，吳洋，朱豐.如何做好電子檔案的管理[J].黃河檔案館.

　　[4]陸小宇.談談電子檔案的檔案化管理[J].科技創新導報，2008***3***.

　　作者單位:西安文理學院人事處 陝西西安

點選下頁還有更多>>>