酒店採購工作細則
酒店採購人員的工作細則是根據什麼來實施的呢?下文是，歡迎閱讀!
一
為使酒店的採購工作走上制度化、規範化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本採購管理制度:
一、採購管理部門
酒店設立專職採購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的採購工作.
二、採購部工作基本要求
1.所有采購專案均需董事會籤批授權及酒店財務部批准同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3.所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4.採購部工作人員須對自己採購物品的價格和品質負責
5.採購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格資訊並整理成價格資訊庫,以書面形式彙報給酒店財務部及董事會
6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及採購人員自購物品價格資訊採購部每天須錄入至採購部價格資訊庫.
7.採購時間要求:一般物品採購時間為3天;急用物品當天必須採購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單採購
8.採購部禁止採購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9.禁止使用部門自行採購物品或私自與供應商洽談採購事宜
10.採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時籤批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日後的採購工作提供便利.
三、採購審批程式
1.申購單審批程式:
使用部門經理***倉庫主管***資產會計複查董事同意採購部詢價財務總監稽查部行政辦
董事會申購單返回採購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在20XX元以下的由採購部現金自購的物品,採購部須事先貨比三家,並在申購單上註明詢價結果和選定的供應商,經董事會最後批准後方可採購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2.單位價值1000元以上或批量價值在20XX元以上的物品採購審批程式:
採購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商採購部與供貨商共同草擬合同或採購協議
財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
***評定小組由採購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成***
3.賒購***月結***物品採購審批程式
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至採購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程式執行.
各月結供應商選定辦法:採購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,採購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。採購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內，供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、採購監督
採購成本的控制由財務部、採購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店採購成本的控制與監督.
五、供應商管理
1.財務部應定期***每月或每季度***牽頭,組織財務部、採購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估***酒店每類物品須有至少三家供貨商***,淘汰部分不合格供貨商.
2.選用供應商角度採用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的後備力量，也使酒店在採購極其特殊物資時無購買死角。
3.採購部要做好同供貨商的聯絡和接待等工作,維護酒店形象.
二
1、制定採購計劃
***1***由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制採購計劃和預算報財務部稽核;
***2***計劃外採購或臨時增加的專案，並制定計劃或報告財務部稽核;
***3***採購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。
2、審批採購計劃:
***1***財務部將各部門的採購計劃和報告彙總，並進行稽核;
***2***財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業預測做採購物資的預算;
***3***將彙總的採購計劃和預算報總經理審批;
***4***經批准的採購計劃交財務總監監督實施，對計劃外未經批准的採購要求，財務部有權拒絕付款。
3、物資採購:
***1***採購員根據核准的採購計劃，按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行採購，以保證及時供應。
***2***大宗用品或長期需用的物資，根據核准的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。
***3***餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單採購部，採購人員要按計劃或下單進行採購，以保證供應。
***4***計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批准後可進行採購，以保證需用。
4、物資驗收入庫:
***1***無論是直撥還是入庫的採購物資都必須經倉管員驗收;
***2***倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發票驗收。驗收完後要在發票上簽名或發給驗收單，然後需直撥的按手續直撥，需入庫的按規定入庫。
5、報銷及付款
***1***付款:
①採購員採購的大宗物資的付款要經財務總監稽核，經確認批准後方可付款;
②支票結帳一般由出納根據採購員提供的準確數字或單據填制支票，若由採購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在一定的範圍內;
③按酒店財務制度，付款30元以上者要使用支票或委託銀行付款結款，30元以下者可支付現款。
④超過30元要求付現金者，必須經財務部經理或財務總監審查批准後方可付款，但現金必須在一定的範圍內。
***2***報銷:
①採購員報銷必須憑驗收員簽字的發票連同驗收單，經出納稽核是否經批准或在計劃預算內，核准後方可給予報銷。
②採購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發票者，應由賣方寫出售貨證明並簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經部門經理或財務總監批准後方可給予報銷。
採購部業務操作制度
1、按使用部門的要求和採購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表;
2、向主管呈報調查表，彙報詢價情況，經稽核後確定最佳採購方案;
3、在主管的安排下，按採購部主任確定的採購方案著手採購;
4、按酒店及本部門制定的工作程式，完成現貨採購和期貨採購;
5、貨物驗收時出現的各種問題，應即時查清原因，並向主管彙報;
6、貨物驗收後，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續。
7、將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門，同時附上採購申請單或經銷合同;
8、將貨物採購申請單、發票、入庫單或採購合同一併交財務部校對稽核，並辦理報銷或結算手續。
倉庫管理制度
1、倉庫的分類：
酒店的倉庫總的來說有：餐飲部的鮮貨倉、乾貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、菸酒、飲品倉，商場部的百貨倉、工藝品倉、菸酒倉、食品倉、山貨倉，動力部的油庫、石油氣庫，建築，裝修材料倉，管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉，綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉，機械、汽車零配倉，陶瓷小貨倉，傢俱裝置倉等等。
2、物品驗收：
***1***倉管員對採購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗收，並做到：
①發票與實物的名稱、規格、型號、數量等不相符時不驗收;
②發票上的數量與實物數量不相符，但名稱、規格、型號相符可按實際驗收;
③對購進的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。
④對購進品已損壞的不驗收。
***2***驗收後，要根據發票上列明的物品名稱、規格、型號、單價、單位、數量和金額填寫驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交採購員報銷，一份交材料會計。
3、入庫存放：
***1***驗收後的物資，除直撥的外，一律要進倉保管;
***2***進倉的物品一律按固定的位置堆放;
***3***堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。
***4***凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數加上，發出時按數減出，結出餘數;卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查：
***1***對庫存物品要勤於檢查，防蟲蛀、鼠咬，防黴爛變質，將物資的損耗率降到最低限度。
***2***抽查：
①倉管員要經常對所管物資進行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對;
②材料會計或有關管理人員也要經常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領發物資
***1***領用物品計劃或報告：
①凡領用物品，根據規定須提前做計劃，報庫存部門準備;
②倉管員將報來的計劃按每天發貨的順序編排好，做好目錄，準備好物品，以便取貨人領取;
***2***發貨與領貨
①各部門各單位的領貨一般要求專人負責;
②領料員要填好領料單***含日期、名稱、規格、型號、數量、單價、用途等***並簽名，倉管員憑單發貨;
③領料單一式三份，領料單位自留一份，單位負責人憑單驗收;倉管員一份，憑單入賬;材料會計一份，憑單記明細賬;
④發貨時倉管員要注意物品先進的先發、後進的後發。
***3***貨物計價：
①貨物一般按進價發出，若同一種商品有不同的進價，一般按平均價發出。
②需調出酒店以外的單位的物資，一般按原進價或平均價加手續費和管理費調出。
6、盤點：
***1***倉庫物資要求每月月中小盤點，月底大盤點，半年和年終徹底盤點;
***2***將盤結果列明細表報財務部稽核;
***3***盤點期間停止發貨。
7、記賬：
***1***設立賬簿和登記賬，賬簿要整齊、全面、一目瞭然;
***2***賬簿要分類設定，物資要分品種、型號、規格等設立賬戶;
***3***記賬時要先稽核發票和驗收單，無誤後再入賬，發現有差錯時及時解決，在未弄清和更正前不得入賬;
***4***稽核驗收單、領料單要手續完善後才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續後才能入賬;
***5***發出的物資用加權平均法計價，月終出現的發貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員、部門、財務部各一份;
***6***直撥物資的收發，同其他入庫物資一樣入賬;
***7***調出本酒店的物資所用的管理費、手續費，不得用來衝減材料成本，應由財務部衝減費用;
***8***進口物資要按發票的數量、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬，發出時按加權平均法計價;
***9***對於發票、稅單、檢疫費等尚未到的進口物資，於月底估價發放，待發票、稅單、檢疫費等收到、衝減估價後，再按實入賬，並調整暫估價，報財務部材料會計調整三級賬;
***10***月底按時將材料會計報表連同驗收單、領料單等報送財務部材料會計;
***11***與倉管員校對實物賬，每月與財務部材料會計對賬，保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案制度：
***1***倉庫檔案應有驗收單、領料單和實物賬簿;
***2***材料會計的檔案有驗收單、領料單、材料明細賬和材料會計報表。
三
酒店採購應控制成本、接受財務監督及其他部門的監督、稽查，全面負責酒店的採購工作。
第一條採購工作基本要求
1、所有采購專案均需酒店總經理籤批授權、財務部批准同意。
2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質，月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。
3、採購人員須對自己採購物品的價格、品質負責。
4、採購人員須每月通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格資訊並整理成價格資訊庫，以書面形式彙報給酒店財務部及公司。
5、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。
6、採購時間要求：一般物品採購時間為3-5天，急用物品第二天必須採購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單採購。
7、採購部禁止採購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷。
8、禁止使用部門自行採購物品或私自與供應商洽談採購事宜。
9、採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時籤批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也為日後的採購工作提供便利。
第二條採購崗位職責
1、瞭解各部門物品需求及各類物品市場的供應情況，掌握財務部對各種物品的採購成本及採購資金的控制要求，熟悉瞭解各種物品的採購計劃。降低物資食品採購成本，為酒店提供價格合理質量好的各類物資及食品。
2、瞭解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態，會同有關部門根據實際經營情況，合理、科學地根據採購計劃，對各種物品進行價格調查。
3、蒐集市場上各類物質的價格資訊，作好資料的存檔工作;積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資週轉。
4、大宗用品或長期需用的物資，根據核准的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。
5、主動協調與酒店內其他各部門的關係，經常傾聽使用部門對物資採購工作的意見，及進改進採購工作。
6、協助客房倉庫作好物質的驗收工作，對質量不合格和價格不符的產品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產期，不進保質期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。
7、與有關供應商作好積極的溝通，保持良好的合作關係。
8、嚴格執行酒店財務制度，遵紀守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業。
第三條臨時物品採購工作程式
1、臨時物品的採購申請：臨時採購物品必須是在營業部門執行過程中的某些突發需求***包括客人的某些需求和酒店本身產生的突發需求，例：工程維修配件等***部門申請人詳細填寫申購單，註明所需採購物品的名稱、規格、數量等
2、臨時物品的採購審批部門負責人簽字稽核，檢查所需採購物品的名稱、數量、規格等必要時進行刪減和增補，並註明急需採購的原因。
3、臨時物品的採購實施：採購員根據部門所下的申購單直接採購，部門急用的物品採購必須當天完成;採購員將部門所採購物品購回後，需將申購單交給相關部門補籤手續。
2、臨時物品的採購驗證：採購購回物品後，倉庫及部門負責人驗貨給予優先及時驗收，驗收合格入庫後交與申請部門領用。
第四條採購物資驗貨流程
1、無論是供應商或是採購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根據申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。
2、對於不符合採購申購單的貨物，庫房人員有權拒收，供應商或採購人員辦理入庫驗收手續後，倉管應開入庫單，並將入庫單客戶聯交採購員或供應商辦理結算手續。
3、倉管在驗貨過程中對專案質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4、在驗收過程中，倉管或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經確認實屬不符的由採購人員或供應商辦理退貨手續，
5、購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作、共同做好工作，對於有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。