關於工程檔案管理論文投稿
工程檔案反應著整個工程全程發展狀況，它全面記錄了企業工程進展過程中的每一個步驟和環節，也在維護企業的合法權益方面有著重要的作用。下文是小編為大家整理的的範文，歡迎大家閱讀參考!
篇1
淺析專案管理在工程檔案管理中的應用結合
引言
工程檔案是對整個施工過程的真實性記載的檔案材料，在記錄的的過程中不僅要保證其完整性而且還要求真實性，然而，在實際的管理工作中，工程檔案存在著諸多問題，往往難以做到對施工過程的準確描述，從而影響正常的交工期限及對質量的評定，而其原因在於沒有對檔案管理的做夠重視及在管理中缺乏專案管理的理念。
1.專案管理和工程檔案管理的內涵
工程檔案管理的內容，一方面包含了對檔案的內容及檔案資訊的挖掘及利用;另一方面，對工程檔案本身及檔案的實體進行管理的過程，包括對工程檔案檔案的蒐集、鑑定及保管等工作。
專案管理的管理物件是整個工程專案的全過程，包含了施工過程的各個方面，專案管理採取以專案為物件的系統管理方法，對專案過程進行計劃、組織、控制、領導及實現的動態管理優化，它是一個臨時性的專門柔性組織。
2.專案管理和工程檔案管理的相互關係及問題討論
美國專案管理專業認證委員會主席Paul認為：“我們所生活的世界，一切的事物都可視為專案”，所以，我們也可以將工程的檔案管理工作視為一個專案，將工程檔案管理的過程視為一個專案管理的過程。工程建設的起始時間和工程檔案管理的起始時間、工程的建設時間及工程檔案的管理時間之間往往存在著緊密的聯絡，而這也是兩者之間最核心的聯絡。這樣，我們可以通過建立工程檔案管理與專案管理相結合的管理模式，建立統一管理系統、全過程與質量管理、流程分析等方面的操作模式，不僅確保了整個專案的高效、高質量的完成，而且能夠保證工程檔案的完整性與真實性，真正做到管理方面的無縫連結。
隨著社會經濟的快速發展，企業檔案管理制度的改革與建立，使工程檔案管理存在著一系列的問題：
2.1檔案資料缺乏完整性。
工程檔案管理的完整性是整個檔案管理工作的基礎，不成套、完整的檔案無法完美詮釋整個工程的真實情況。一個工程檔案的完整性往往是由其是否能全面反映整個工程各個方面，如工程的使用功能和安全狀況及能否達到設計的要求。若檔案資料在記錄的過程中過於繁瑣，就會加大施工成本，增加工作人員的工作量，從而影響工程的施工進度和質量，最終影響對整個施工過程的放映效果。
2.2工程檔案的資料內容存在失真。
工程檔案管理的確實性是整個檔案管理工作的核心。其準確性主要體現在：第一，施工過程是否需要劃分施工段以及劃分時是否運用了正確的定性和定量的評定方法;第二，在對原材料的強度進行計算的時候，如何對平均值進行取值以及如何對標準差進行取值等諸多詳細細節問題;第三，是否規範的填寫驗收材料，尤其是在對施工質量進行驗收的過程中;第四，是否詳細填寫一般專案和主控專案，不同單位在工程檔案管理的過程往往不同，導致了檔案材料的千差萬別，有些企業填寫材料時缺乏規範要求，而另一些的檔案材料只是影印件;第五，有些單位的檔案資料是在交工之前進行突擊整理完成的，缺項、漏項現象較為明顯，其實際記錄的內容與真實的施工過程有很大的出入。檔案材料出現以上五個方面的問題，都不能準確反映施工的過程，同時難以落實工程質量。
3.工程檔案管理中專案管理應用新模式
基於專案管理的工廠檔案管理新模式主要從以下幾個方面考慮：
3.1理順各個部門在形成工程檔案的相互銜接關係。
首先確定工程專案各個部門的工作內容及相互之間存在的合作關係，然後明確每個部門所形成檔案資料的內容，再根據這些關係建立部門之間的有序銜接關係。重點加強建設單位的工程檔案管理工作，積極協調其餘監管單位、施工單位的關係，從而確保工程檔案資料與整個工程專案的同步性。建設單位在工程結束之後，應將建設過程中同步建立的檔案資料移交到檔案管理部門，在這個過程中要保證建設單位、設計單位、施工單位間的協調心，確保檔案資料的質量。
3.2制定工程檔案的標準。
首先，工程檔案的標準是檔案管理的重要前提，在填寫過程中，必須按照事先制定的標準填寫，這樣才能明確各方責任，確保檔案的完整性及價值型;其次，建立與工程檔案管理相配套的管理制度。在整個工程的建設過程中，由於其工程的浩大，建設時間長，所耗資源量大，種種方面決定與其同步的檔案資料的數量龐大、種類繁多，這就要求在進行檔案管理的過程中必須建立一個合理的管理制度，才能實現對工程檔案的標準化以及有消化管理。
3.3建立有效的專案組織文化。
一個有效的專案組織文化是一個組織實現高效執行、保證工作質量的前提條件。而要建立一個有效的專案組織文化，必須做到：第一，明確目標，一個組織如果要保證專案的順利實施，就要有一個明確的組織目標以確保組織成員的工作的過程中各有分工、發揮專長、形成合力，使整個工作過程井然有序、高效的執行;第二，建立一個有效的管理激勵制度，在明確組織目標後，為長期保持組織成員的積極性，使整個建設過程以一個高效的速度執行，一個有效的激勵制度是必不可少的，這是營造一個良好工作氛圍的外在條件;第三，工程檔案資料的管理以及相應的資金的調配都要圍繞整個專案管理的各個環節展開，這樣才能不斷提高整個專案的工作效率。要有一個完善的管理制度，使資訊在組織內容暢通流轉，保證檔案資料隨著施工過程的進行而不斷的更新，只有這樣才能保證工程檔案資料的完整性及真實性。
4.結束語
總之，隨著社會經濟競爭壓力的加大，企業面臨著種種的危機，要實現建設單位的管理效率，企業必須加強對工程檔案管理方面的監控，這樣才能完全瞭解整個施工過程中各種資源的流向，從而提高管理的效率，而專案管理理念在工程檔案管理中的運用，不僅為工程檔案管理帶來標準化的管理方法，同時為工程檔案管理提供了新的管理思路。
篇2
談檔案資訊化建設與工程檔案管理
【摘要】檔案資訊化建設是不可阻擋的趨勢，看一個地區和行業檔案管理現代化的水平，主要是看其檔案資訊化的程度，本文主要結合自身多年的工作經驗，對檔案資訊化管理提出幾點體會。
【關鍵詞】檔案;資訊化;工程建設
檔案資訊化就是以室藏檔案為依據，在不改變檔案原來的內容資訊的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合資訊轉變原則的改變，使檔案資訊社會化，實現檔案資源共享。檔案之所以能夠進行資訊化處理，是因為它自身就包涵著資訊。
1 檔案資訊化建設的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種資訊。但是在這裡我們要弄清資訊化中的資訊不僅僅限於檔案本身的記錄資訊，它還包括將原始資訊進行處理後與社會其他資訊形式融合形成的更廣泛的資訊。可見檔案資訊化的內容就有兩方面:一是狹義上的資訊化，就是將檔案自身的內容資訊化;二是廣義上的資訊化，就是將檔案資訊與社會政治、經濟、文化等方面的資訊進行融合處理的資訊化。所以，檔案資訊化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身資訊進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的資訊與其他社會資訊形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務於社會。當然這兩個方面的目標並不孤立的，而是相互聯絡，相互促進的。因為檔案資訊一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源資訊化，必然與社會發生普遍的聯絡，必然要與社會中的其他資訊交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的資訊，即廣泛意義的檔案資訊化。
2 促進檔案資訊化建設的幾點建議
2.1 檔案工作人員要樹立檔案資訊意識.
馬克思主義哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那麼社會檔案意識在檔案資訊化建設中必然有能動的影響，成為檔案資訊化建設的基本推動力。所以，檔案資訊化在某種意義上講就是“觀念資訊化”。檔案工作人員是檔案資訊化建設的基本力量，他們的能動性事關資訊化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案資訊的意識，認識到檔案資訊化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案資訊化建設事業，認真做好資訊化過程中的各項工作，主動思考社會文獻資訊系統中各種文獻資訊的滲透和融合，促使檔案資訊化建設與其他社會資訊事業相互結合，共同發展。
2.2 提高檔案資訊化水平技術
2.2.1 配備計算機、伺服器、交換器、路由器、掃描器等硬體裝置。系統軟體的開發應用或完善，可通過計算機系統軟體的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
2.2.2 檔案中心目錄及全文的數字化。檔案資訊資料輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從資訊源頭抓起，建立統一的資料格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重複勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案資訊數字化的程序。
2.2.3 對上網資訊進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、祕密、機密進行界定;其次對檔案資訊使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的資訊查詢許可權，以保障軟體系統的安全。
2.3 提高檔案資訊管理水平
資訊科技的廣泛採用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案資訊化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟體的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的區域網，添置計算機、光碟燒錄機、掃描器等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。
2.3.1 隨著電子檔案的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可迴避的現實問題。早在2002年，國家檔案局就釋出了《全國檔案資訊化建設實施綱要》，要求電子檔案形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子檔案形成單位自身特點的檔案管理軟體，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案資訊化建設不可迴避的一項重要工作。
2.3.2 檔案管理軟體的物件是電子檔案，通過選取合適的檔案管理軟體，不但可以達到科學、高效管理電子檔案的目的，而且電子檔案作為資訊資源，經過軟體的整合和開發，既是電子檔案形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。
2.3.3 “工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟體是檔案資訊化建設工作付諸實施的重要媒介。資訊化建設理念，需要科學的檔案管理軟體作支撐，單純以傳統方式管理大量電子檔案，絕非明智之舉，檔案管理軟體集功能全面、智慧、便捷、高效等優點於一身，是疏通訊息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案資訊化建設的成敗。
2.3.4 從安全形度來說，優良的檔案管理軟體自身的安全設定，如訪問授權、使用者安全級別、密碼設定等功能模組，已成為電子檔案管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案資訊保安。
3 推行檔案資訊化管理，確立工程檔案發展的新方向
工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而複雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，資訊化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
3.1 加強工程檔案資訊化建設，選用適合企業檔案管理的軟體，制定工程檔案資訊化管理的規章制度，改革不適應檔案資訊化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程資訊交換及共享水平，創造更多有利於方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案資訊化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。
3.3 檔案工作人員要學習計算機和資訊管理化知識，只有對計算機資訊管理軟體系統有了足夠的瞭解，才能參與本單位的軟體開發工作，才能提出正確資訊需求，使系統執行保持在良好狀態之中。
3.4 資料質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把資料關，保證所輸入的資料是全面和準確的，否則難以保證系統的正常執行。可考慮建立資料稽核制度，在資料輸入之前對資料進行稽核，在資料輸入之後進行認真校對。
4 結束語
充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網路技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網路搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案資訊化建設與社會資訊化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案資訊服務。
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