祕書禮儀注意事項介紹

　　關於祕書的禮儀有哪些，又有什麼注意事項?下面小編給大家介紹關於祕書禮儀注意事項的相關資料，希望對您有所幫助。

　　祕書禮儀注意事項

　　一、命令或指示要經過確認

　　任何工作都是從接受指示展開第一步，假如連這個階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現。這就要求祕書聆聽上司指示工作的時候，有幾點必須留意：

　　1、表現士氣高昂的態度。在接受一項任務時抱著可有可無的態度，往往會使該過程流於公式化。相反地，若能表現出積極熱烈的反應，相信上司講解起來也會格外賣力。

　　2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或搶先回答上司的說明。即使心中懷有任何疑問，也必須等他全部說完後再提出。

　　3、不明白這處務必問清楚。有些事情上司以為你已經知道而省略不提，結果問題往往就出在這裡。因此，假如發現任何不明白的疑點，都應該鼓起勇氣問到清楚為止。

　　4、確認內容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險的行為，有時甚至等到完成後提出報告時，才發現自己徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養成習慣，在上司說完後確認其內容與各項重點。

　　二、不要忘了上司所交等的事情

　　有時候工作一忙，往往把上司交待處理的某件工作忘得一乾二淨。此時，除了規規矩矩向上司道歉外，別無選擇。若因為一時提不起勇氣認錯而置之不理，反而會使事情更加惡化。

　　道歉時，若臉上掛著虛假的笑臉，或強詞奪理地尋找各種藉口，也會使對方更加惱火，倒不如干脆以謙虛的態度，坦白這是因為自己一時不慎而犯下的過錯。

　　但是這種情形只許一次，下不為例，假如三番兩次地重蹈覆轍，那麼管你如何賠禮，也難以換回上司對你的評價。

　　三、辦公室拒絕閒聊

　　漫無邊際的閒聊，影響工作和學習。現介紹四種表白無暇閒聊的婉轉方法：

　　1、啟示法。在自己工作場所的醒目處，寫上“閒聊不過三分鐘”或魯訊的名言：“浪費自己的時間，等於慢性自殺;浪費別人的時間，等於謀財害命。”以此記示來客，謝絕閒聊。

　　2、工作法。當發現聊客朝自己走來，可立即埋頭工作，或眼睛注視空間，令聊客相信自己正在專心工作，讓其知趣離開。

　　3、冷待法。當聊客開啟話匣子，自己保持冷談，只點頭或搖頭不予搭話，也可作簡短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹懸河，則可起身做些雜務，令其掃興而去。

　　4、推遲法。如對方並未閒聊，或自己喜歡與其交談，但當時確無時間接待，可提議推遲在下班後或共同進餐時進行交談。

　　祕書日常工作注意事項

　　祕書在日常的工作交往當中，應當注意：

　　1、正確理解上司的指示，積極主動與上司溝通。

　　祕書每天都要完成上司佈置的很多工作，在上司指示工作時，應當對不清楚的細節加以確認核實，避免造成溝通上的誤解。有的祕書不習慣主動與上司進行溝通，上司佈置任務之後，祕書立刻按照自己的理解去行動，結果卻差強人意。例如，有位經理對祕書說：“請把這份檔案處理一下”，祕書二話不說就把檔案塞進了碎紙機。經理大叫起來：“我是叫你去影印啊!”其實，祕書在粉碎檔案之前，完全可以先向經理核實：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”

　　2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做。

　　孔子說“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位祕書在工作之前從來沒有練習使用過傳真機，到了新單位之後上司讓她發一份傳真，結果在發的時候將傳真檔案放反了，給客戶發了好幾次，發過去的都是白紙，導致客戶非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，祕書應當注重工作交往禮儀的實際訓練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請教，只要自己擺正自己的位置、態度謙虛有禮，別人一般都會樂於指教。

　　3、正確對待錯誤與批評。

　　犯了錯誤的時候，不要怕丟面子，一定要勇於承認錯誤，並當面向他人道歉。遇到批評時，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點自己，“有則改之無則加勉”，只有認真總結經驗才能真正取得進步。

　　4、關係好不等於沒禮貌。

　　一位受大家喜愛和歡迎的祕書，一定是在工作場合懂得尊敬他人的祕書。有的時候大家一起工作的時間長了，祕書與同事之間的關係會變得很熟悉，這時候容易犯的錯誤就是言行上過於隨意。例如，有的祕書與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般也不會介意。但是遇到有上級領導或重要客戶來的時候，祕書仍然對上司直呼其名，這樣做就會讓上司非常尷尬，也會給上級領導或客人留下不好的印象。儘管關係熟，也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱兄道弟或將上司稱呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過於隨意的做法。

　　5、不要貪圖小便宜。

　　祕書在工作中要做到嚴格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會導致單位利益和個人形象受損。例如，不要用單位的電話打私人長途電話，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張影印私人文字等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，不要隨意向他人借錢或借錢給他人，平時吃工作餐時，不要隨意讓別人給自己付帳。無論是對單位還是對他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。

　　6、在工作交往當中與異性相處時，一定要注意分寸。

　　在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對不可對異性“動手動腳”或進行言語上的騷擾。要儘量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時，不要涉及兩性之間的話題。不要談論異性的身體或對方隱私，也不要送貼身物品***如香水、首飾、內衣等***給異性同事。

　　7、儘量避免製造人際矛盾。

　　與他人溝通時，儘量採取當面溝通的方式。對人有意見或看法時，可以當面提出、當面探討，不要在背後對他人隨意訴說，否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道訊息和謠言滿天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個“小道訊息和謠言的始作俑者”。“好事不出門，壞事傳千里”，背後可以說別人好話，但一定不要在背後說別人壞話。

　　8、要有寬容的心。

　　祕書每天可能會遇到各種各樣的人，當遇到自己不喜歡的人時，不要隨意給對方貼上“討厭”的標籤。要善於發現對方優點，並向對方的長處學習，在內心裡寬容對方，學會和各種各樣的人融洽相處。

　　9、常常感謝他人。

　　得到他人的幫助，哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認真地說一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會讓他人感到助人的價值，並且樂於付出。

　　10、謹言慎行。

　　祕書在工作場所一定要言行謹慎。單位的休息室、洗手間是可以放鬆的場所，但同時也是單位的公共場所。在這些地方，常常會有其他部門的人或單位以外的人，因此，不要以為在這裡可以放鬆的隨意說笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽到了你的言語，很可能會對單位的人際關係造成看不見的影響，嚴重時還會造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊裡，也不要隨便“發言”。在會議中或會見客人等正式的場合中，更要注意謹言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。