常用公文文種及其選用
文種，也叫作公文名稱，是用來表明公文的性質、適用範圍、作者職能許可權及制發公文目的要求的。在公文中正確標明文種，不但為公文撰寫、處理提供便利，而且有利於維護公文的權威性及有效性。
1．常用公文文種的適用範圍
***1）規範性檔案。
①條例，用於對某一方面的行政工作作比較全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”。
②規定，用於對某一方面的行政工作作部分的規定。
③辦法，用於對某一項行政工作作比較具體的規定。
④決定，用於對重要事項或者重大行動作出安排。
***2）領導指導性檔案。
①命令（令），用於依照有關法律規定釋出行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。
②指示，用於對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則。
③批覆，用於答覆下級機關的請示事項。
④通知，用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；釋出規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用幹部。
***3）公佈性檔案。
①公告，用於向國內外宣佈重要事項或法定事項。
②通告，用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。
***4）陳述呈請性檔案。
①議案，用於各級人民政府按法定程式向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。
②請示，用於向上級機關請求指示、批准。
③報告，用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。
④調查報告，用於反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。
***5）商洽性檔案。
函，用於不相隸屬機關間商洽工作、詢問和答覆問題；向有關主管部門請求批准等。
會議紀要，用於記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公佈。
2，公文文種的選擇
撰寫公文時要正確選定文種，不用、錯用或生造文種，不僅會給公文的撰寫製作帶來困難或麻煩，而且會給公文的效用帶來損害。選擇公文文種要嚴守有關規範，特別是要嚴格遵循黨和國家關於公文文種的使用規則。
選擇公文文種的依據主要有三個方面：一是發文機關與主要受文者間的工作關係；二是發文機關的法定或規定許可權；三是行文目的、行文要求和表現公文主題的需要。&考&試大$根據發文機關與主要受文者間的工作關係選擇文種，就是要求明確雙方間本來的工作關係，選取為這種關係所允許的文種：當雙方存在領導與被領導、指導與被指導關係時，可分別選用下行文種或上行文種；當雙方存在的只是平行關係（同系統中的同級機關之間）或不相隸屬關係（非同一系統的任何機關之間）時，只能選用平行文種。
根據作者的許可權選擇文種，就是要明確作者的職責、權力範圍，選擇與之相符合的文種。&考&試大$這是因為有一部分公文文種對使用者的許可權有明確規定，只有具備相應地位和權力的機關才能選用。如“命令”是一種領導性公文，但並非一切處於領導地位的機關都可以使用。除軍隊系統之外，只有那些為憲法和其他有關法律明確規定有權釋出命令的機關才能使用。如果不按作者的許可權選擇文種，特別是選用了超越自身許可權的文種，就將構成越權行為，公文自然也會因失去法律、法規保護而失效。 根據行文目的、要求和表現主題的需要選擇文種，就是在相同性質的文種中，選取有助於實現目的和要求，有助於使主題得到正確、鮮明表現的具體文種。在公文文種體系中，有一部分是性質相近或相同但具體用途各異的，它們分別適用於表現不同的公文主題，適用於表明不同的行文目的和對公文閱讀、辦理、答覆、執行等方面的不同要求。如同屬上行文的“報告”和“請示”，雖性質相同，但在表現主題、表明行文目的和要求方面卻有不同的功用。“報告”用於向上級機關彙報工作、反映情況、回答詢問等，但不能表現帶請示事項的主題內容；“請示”可用於向上級機關請求指示或批准，但不能用於不帶請示事項的工作情況彙報。“報告”可提出請示審閱批示或轉發等方面的要求，但不能用於請上級允許“自己”去做什麼，也不能請上級務必答覆；“請示”則可以提出請求上級務必予以指示或答覆的要求。
1．常用公文文種的適用範圍
***1）規範性檔案。
①條例，用於對某一方面的行政工作作比較全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”。
②規定，用於對某一方面的行政工作作部分的規定。
③辦法，用於對某一項行政工作作比較具體的規定。
④決定，用於對重要事項或者重大行動作出安排。
***2）領導指導性檔案。
①命令（令），用於依照有關法律規定釋出行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。
②指示，用於對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則。
③批覆，用於答覆下級機關的請示事項。
④通知，用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；釋出規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用幹部。
***3）公佈性檔案。
①公告，用於向國內外宣佈重要事項或法定事項。
②通告，用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。
***4）陳述呈請性檔案。
①議案，用於各級人民政府按法定程式向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。
②請示，用於向上級機關請求指示、批准。
③報告，用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。
④調查報告，用於反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。
***5）商洽性檔案。
函，用於不相隸屬機關間商洽工作、詢問和答覆問題；向有關主管部門請求批准等。
會議紀要，用於記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公佈。
2，公文文種的選擇
撰寫公文時要正確選定文種，不用、錯用或生造文種，不僅會給公文的撰寫製作帶來困難或麻煩，而且會給公文的效用帶來損害。選擇公文文種要嚴守有關規範，特別是要嚴格遵循黨和國家關於公文文種的使用規則。
選擇公文文種的依據主要有三個方面：一是發文機關與主要受文者間的工作關係；二是發文機關的法定或規定許可權；三是行文目的、行文要求和表現公文主題的需要。&考&試大$根據發文機關與主要受文者間的工作關係選擇文種，就是要求明確雙方間本來的工作關係，選取為這種關係所允許的文種：當雙方存在領導與被領導、指導與被指導關係時，可分別選用下行文種或上行文種；當雙方存在的只是平行關係（同系統中的同級機關之間）或不相隸屬關係（非同一系統的任何機關之間）時，只能選用平行文種。
根據作者的許可權選擇文種，就是要明確作者的職責、權力範圍，選擇與之相符合的文種。&考&試大$這是因為有一部分公文文種對使用者的許可權有明確規定，只有具備相應地位和權力的機關才能選用。如“命令”是一種領導性公文，但並非一切處於領導地位的機關都可以使用。除軍隊系統之外，只有那些為憲法和其他有關法律明確規定有權釋出命令的機關才能使用。如果不按作者的許可權選擇文種，特別是選用了超越自身許可權的文種，就將構成越權行為，公文自然也會因失去法律、法規保護而失效。 根據行文目的、要求和表現主題的需要選擇文種，就是在相同性質的文種中，選取有助於實現目的和要求，有助於使主題得到正確、鮮明表現的具體文種。在公文文種體系中，有一部分是性質相近或相同但具體用途各異的，它們分別適用於表現不同的公文主題，適用於表明不同的行文目的和對公文閱讀、辦理、答覆、執行等方面的不同要求。如同屬上行文的“報告”和“請示”，雖性質相同，但在表現主題、表明行文目的和要求方面卻有不同的功用。“報告”用於向上級機關彙報工作、反映情況、回答詢問等，但不能表現帶請示事項的主題內容；“請示”可用於向上級機關請求指示或批准，但不能用於不帶請示事項的工作情況彙報。“報告”可提出請示審閱批示或轉發等方面的要求，但不能用於請上級允許“自己”去做什麼，也不能請上級務必答覆；“請示”則可以提出請求上級務必予以指示或答覆的要求。