祕書機構性質介紹

　　祕書機構是指黨政機關、人民團體、企事業單位為領導機構及領導者處理綜合事務的輔助性機構，那麼有什麼性質呢?下面小編給大家介紹關於祕書機構性質的相關資料，希望對您有所幫助。

　　祕書機構性質如下

　　一附屬性

　　從祕書機構所處的位置看，它具有附屬性的特點，任何祕書機構都直接隸屬於領導機關，在領導機關下設定，處於一個特殊的位置上。凡機關單位總在其領導機關下設祕書機構，圍繞領導班子開展工作，為領導從事一些輔助性工作，這就是它的附屬性。如省人民政府下設辦公廳，雖與其他職能機關屬同一層級上，但它附屬於省人民政府。

　　二綜合性

　　從祕書機構的活動內容看，它具有綜合性的特點。祕書機構的主要活動是圍繞領導活動而展開的，其涉及面廣，既有收集資訊、提供意見、提出方案的參謀性工作，也有協助控制、溝通協調的綜合性工作，還有起草檔案、辦會辦事、整理檔案資料等事務性工作，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需祕書機構的參與和辦理。

　　所以，祕書機構的活動內容，有人稱之為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”。

　　三輔助性

　　從祕書機構的活動性質看，它又具有輔助性的特點。祕書機構不同於決策機構，也不同於機關內的其他業務性機構，它既無權做出決策，也不是某方面的業務主管，其活動方式是向上輔助，而不是向下指揮或執行監督，基本上是圍繞領導班子的工作而從事一些輔助性活動。有人稱祕書機構為“服務行業”，大概就是據其活動性質上來說的。

　　祕書機構作用

　　一參謀作用

　　祕書機構是直接為領導服務的，而領導的根本任務就是貫徹中央的方針政策，根據本單位、本地區、本部門的實際情況提出措施，部署本機關的工作，並對職權範圍內的重大事項做出決策。領導決策前需要祕書機構通過收集情況，調查研究，提出意見方案，供領導參考;在決策過程中還需要根據情況的變化及時做出調整與補充;決策後還要由祕書機構做好檢查督促和總結工作，提出完善措施。整個過程，祕書機構始終在發揮其參謀作用，據此又有人稱祕書機構為“參謀部”，對於祕書機構的參謀作用，我們可以從三個方面來理解：一是從決策過程看，領導機關的決策部署，不只是決策者的瞬間行為，在整個決策過程中，尤其是決策前，離不開祕書機構的大量輔助性工作，包括蒐集資訊、調查研究、提出方案等，這些都是參謀性工作;二是從祕書機構所處的位置看，它是直接歸屬於領導機關、直接為領導機關服務的，是輔助領導者實施領導的最主要部門，儘管參謀工作非祕書部門所獨有，一些專業性決策往往要由一些職能部門提出意見方案，但祕書機構無疑是領導機關最得力的參謀;三是從祕書機構的任務看，大量的工作是辦事、召開會議、提出預案、擬製檔案、採集資訊、催辦查辦、協調關係、溝通各方及處理信訪等，都體現了祕書機構從中所起的參謀作用。可見，參謀作用是祕書機構在機關單位工作中所起的一項重要作用。

　　二助手作用

　　祕書機構起參謀作用j是新時期對其提出的新要求，是一項較高層次上的服務性工作。而助手作用，則是祕書機構在從事大量的工作中體現出來的，祕書機構畢竟不是一個獨立的“參謀部”，它是一個綜合辦事機構，辦事是它的基本職能。祕書機構的助手作用，從下列三個方面可以看出：一是從祕書機構的設定前提看，祕書機構就是為處理事物,服務於領導而設定的，領導在工作中，有大量的事務性工作，如檔案起草，收發傳真，電話接聽，會議組織安排，來信來訪處理，大多由祕書機構來承擔，這就決定了其具有辦事的職能。所以祕書機構的助手作用首先是從辦理具體事務中體現出來的。如果領導忙於迎來送往，埋頭做些瑣碎事務性工作，勢必抽不出身來抓大局、管全域性，騰不出更多時間來調查研究。二是從工作關係看，領導的許多事情，離不開祕書機構輔助性工作，在實施領導過程中，許多事情起初或最後都是在祕書機構的助手作用下運轉並得以完成的。所以祕書機構又有“事務部”之稱。

　　參謀和助手，是祕書機構的兩大作用，這兩個作用並非相互獨立、互不聯絡的。輔助作用是基礎、是前提，參謀作用是昇華、是深化。不辦事，不起助手作用，參謀作用無從說起;只辦事，不起參謀作用，不能適應新時期祕書工作的需要。祕書機構既要切實處理好事務，發揮其助手作用，又要注意在此基礎上更多地出謀劃策，更好地發揮參謀作用。

　　祕書機構原則

　　祕書機構設定是否規範、是否合理、是否科學，直接關係到祕書活動的效果，如果祕書機構不遵循一定的原則來設定，編制不一、機構龐雜、層次繁多、關係不順、職責不清、範圍過寬，會在一定程度上降低工作效率，影響服務質量，阻礙機構運轉和效能的正常發揮。因此祕書機構設定必須遵循規範化、科學化的原則。

　　一規範化原則

　　規範化原則，或叫法制化原則，就是機構必須依照有關的法律法規來設定、增刪和調整，編制的審定也必須依照有關程式進行，不能搞主觀隨意性。目前在尚未有祕書機構設定規範的情況下，必須參照現有法律法規來設定機構。比如我國憲法規定“一切國家機關實行精簡的原則”。據此，各級機關及單位團體的祕書機構必須遵循精簡這一原則，這就要求人員要精幹，要定員、定編，要裁減冗員，不濫設副職和虛職，同時要儘量簡化層次，根據有關規定，一般分兩層，最多不超過三層。因為層次過多，運轉環節多，缺口也大，容易造成資訊失真，以致影響工作質量。當然不能狹隘地理解精簡原則，並非機構越少越好，凡獨立單位都要設定必要的祕書機構，而必要的層次也是為了解決管理幅度過寬的問題，精簡機構就是將機構設定、人員編制控制在最合理、最必要的限度內，使祕書機構輕便靈活、高效運轉。

　　鑑於目前祕書機構設定差異甚大，有關部門也可以考慮制定有關規範，逐步解決祕書機構名稱、數目、規格、層次、人數的不統一，克服上下左右難以對口聯絡的弊端，使祕書機構的設定逐步走上規範化的道路。

　　二科學化原則

　　祕書機構除了合法，還要合理，這就是遵循客觀規律，設定儘可能適應工作需要的機構，這便是它的科學化原則。設定要合理，必須做到：

　　1.組織結構要科學

　　祕書機構內部組織結構必須遵循機關管理的客觀規律，設定合理的層次和部門，分管有關工作，不能隨意增加層次、增設科室，要使其內部組織協調一致，形成一個完美的整體，能高效運轉，很好地適應服務領導的需要。從現狀看，祕書機構智囊系統比較薄弱，資訊系統不夠健全，協調系統不夠完善，而事務性系統過分繁複，這些都需要調整到最佳的結構狀態，以保證真正起到參謀助手的作用。

　　2.職責確定要科學

　　我國各級機關、各類部門工作性質不同，祕書部門在確定工作職責和服務範圍時，應該和相應的領導機關相適應，根據機關特點來確定職責，如權力機關的貫徹落實工。

　　作，監督機關的檢查督促工作，業務部門的綜合工作，都應該確定工作的側重點，同時確定職責，還要考慮到祕書機構因任務不定、職責不明，會造成忙閒不均，出現無人管或人人管的不協調局面，應對工作職責作科學的確定。

　　3.人員配備要科學

　　各類祕書機構在人員配備上要根據實際情況來確定，人員過多，或人手短缺，同樣都會影響祕書工作效率。人員配備還要講究“群體優化”，注意機構內人員之間知識的互補、心理的協調、才能的配合、性格的組合及年齡梯次的安排等。