董事會祕書工作指南

　　什麼是工作指南呢? 下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　一、負責每天、每週、每月的常規彙總工作。

　　二、負責起草社聯的各項工作彙報。

　　三、負責社聯檔案的印發如：策劃書、總結書等。

　　四、負責各項會議的記錄工作協調主席健全社聯各項規章制度。

　　五、負責各種例會的考勤。

　　六、負責辦公室的值班情況及處理相關的日常事務。

　　七、負責傳達各項通知，包括口頭傳達、手機傳達等方式如開會的時間、場地等

　　八、加強各部之間的聯絡，蒐集同學的意見，及時反饋，取長補短。

　　九、制定社聯的工作方針政策，協調和督促各部門履行職責。

　　十、定期的向老師、主席彙報有關工作等。

　　一、值班要求

　　值班時間：週日至週四晚7:00—8:30 週五12:30—13:30

　　值班地點：南山書院社聯辦公室南山書院208教室

　　值班人員：祕書處成員及各部成員

　　一值班規定

　　1、值班人員不得無故遲到，早退或曠到，因故不能及時值班需事先向祕書長申請調崗，否則一律按曠到處理。遵守值班秩序，不得吵鬧、喧譁，維護社團聯合會的形象。

　　2、要保持值班記錄本的整潔條理性，認真做好值班記錄

　　3、不得把與工作無關的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關資料，不得將同學的個人資料透露給其他人。

　　4、對外來人員及電話需做好接待工作，對於所提問題或要求的工作及時解決，不能解決的要及時傳達給祕書長或主席，並做好詳細記載。

　　5、值班人員有責任管理和愛護辦公室的公物，如有借用，在確定借者身份後方可借出，並做好相關記錄借出物品名稱，日期，數量，借出人，歸還時間，若在當時沒有歸還的應催還或移交下一值班人員，並向辦公室彙報。

　　6、作好交接班工作，本班未完成的工作與下一班進行準確無誤的交接。值班結束時保證辦公室內衛生和物品擺放整齊，注意關掉各種電器，鎖好門窗。

　　二、人員通知

　　一通訊錄更新

　　1、定期確認各中心主要成員有無人員和聯絡方式的變動，及時修改。

　　2、在右下角標註日期，方便日後整理。

　　二發放通知

　　1、時間要求：最晚提前一天通知。

　　2、內容格式：說明時間、地點、活動內容。若用簡訊通知，須加上“收到請回復，謝謝!”，並以“南山社聯祕書處”結尾，須收到被通知人的回覆方可視為通知到位，對方的回覆須在該活動結束後方可刪除。

　　三負責人

　　龔玭、陳佳其

　　三、會議記錄

　　一會議記錄

　　1、會議包括：周例會、社團聯席會、祕書處例會及其他會議。

　　2、會議前在簽到表上籤到，列出缺席、請假人員。

　　3、會議記錄格式：按會議記錄紙要求。

　　4、記錄內容：包括髮言人及其內容，列出層次，分清主次，詳略得當。結尾標註“會議結束”。

　　5、重要會議製作電子文件。

　　附：會議記錄格式

　　年 — 年第二學期第一次周例會

　　會議時間：會議地點：會議主持人：參會人員：缺席人數：會議記錄人：

　　會議內容：

　　一、各部長彙報所分管部門上週工作情況二、主席總結上週社聯工作三、主席對本週工作進行安排

　　四、到會人員就社聯當下所存在問題進行討論並作出解決方案五、徵集對社聯工作的建議會議結束

　　西安建築科技安大學南山書院社聯祕書處

　　年/月/日

　　二記錄人員

　　鄒淑文、洪夢姝

　　三教室申請

　　1、在開會前一天申請教室。

　　2、及時協調保證會議正常進行。

　　西安建築科技大學教室借用申請單草堂校區

　　注意事項：

　　1. 使用時必須保證教室內設施的安全及環境的衛生，且不得大聲喧譁，以免影響其它教室的教學活動;

　　2. 應至少提前2天到教務工作辦公室辦理借用手續，尊重和服從教室管理服務人員的管理和服務。

　　工作指南的作用

　　1.以有助於實現組織優化

　　在編制工作指南之前，有一個工作分析的過程，是對組織內各職位、部門設定、人員匹配以及工作業務流程等進行的一次大盤點，之後形成了工作指南。試想經過這樣一次大盤點，會達到一種什麼效果?部門劃分明確、職責清晰、人崗匹配等，所以有利於提高工作效率，進而實現組織優化。

　　2.是對員工進行目標管理的依據

　　何為目標管理?目標管理縮寫為MBOManagement by objectives是20世紀50年代中期出現於美國，以泰羅的科學管理和行為科學理論尤其是其中的參與管理為基礎形成的一種管理制度。憑藉這種制度可以使組織的成員親自參加工作目標的制定，實現自我控制，並努力完成工作目標。對於員工的工作成果，由於有明確的目標作為考核標準，從而使對員工的評價和獎勵更加客觀、公平、公正、合理，可以大大激發員工為完成工作目標而努力。

　　3.是制定績效考核標準的基本依據

　　工作指南確定了崗位職責:在績效考核的時候，只有通過考察工作說明書，才會知道這個崗位有哪些職責，員工是不是履行了這些職責，以及完成的情況如何。假如在工作說明書中根本就沒有這個職責，就不能拿這個要求考核員工，因為他不需要承擔這樣的責任。所以，工作說明書在工作目標管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個基本依據。

　　4.為企業制定薪酬政策提供依據

　　直接決定薪酬的依據有幾個職位薪資體系、能力薪資體系、技能薪資體系，其中職位薪資體系用的比較廣泛，確定的前提是崗位評價，即崗位的職責範圍大小、工作複雜程度、勞動強度、勞動條件等。如何來了解這些資訊呢，就是工作分析和工作說明書所提供的依據。如果沒有工作說明書，就無法進行崗位評價，也就無法確定各個崗位的薪酬。因此從根本上說，工作說明書為企業制定薪酬政策提供了重要的依據。缺少了工作指南，企業制定薪酬政策將是很困難的。

　　工作指南的格式

　　第一部分崗位規格說明

　　一、基本資料

　　崗位名稱：

　　崗位評價：

　　崗位編碼：

　　定員標準：

　　直接上級：

　　分析日期：

　　二、崗位職責

　　一概述

　　二工作職責