大學祕書處的工作計劃

  工作計劃就是對即將開展的工作的設想和安排,如提出任務、指標、完成時間和步驟方法等。下面是小編為你整理的,希望對你有用!

  

  時光飛逝,新學期如約而至,新的學期,新的開始。這學期我們將以“團結、進取、創新”為宗旨,以打造有凝聚力的集體為目標。工作計劃如下:

  一、認真完成自己的本職工作

  1、負責起草學生會各項工作彙報

  2、負責傳達系裡各類通知事宜

  3、負責學生會相關的檔案管理,整理工作,負責各項會議的記錄

  4、負責各種活動及例會的考勤,學生會成員的考勤

  二、具體安排如下:

  1、對學生會例會會議記錄,簽到表各種檔案進行管理,歸檔。

  2、例會時對學生會成員點名、簽到、遲到、請假情況進行檢查。

  3、和其他部門一起團結合作,完成這一學期的各項活動。

  4、負責溝通各部門之間的協調工作,發揮好橋樑組織作用。使個部門之間建立良好地工作群體。

  三、對學生會成員的培養工作

  由於這學期學生會納新,產生新一屆學生會,我們祕書部將和各部長之間密切聯絡,帶領新一屆學生會做好各項工作,積極幫助老師和同學。

  四、工作要求:

  1、工作時要認真仔細,在速度的同時保質量完成工作。

  2、要講文明禮貌,在工作中注意自己的言談舉止。

  3、在實踐中積累經驗,熟練業務,提高水平。

  由於我係學生會各部門分工不分家,所以我們除了做好本職工作外,在其它部門組織活動時給予大力配合。各部門在活動前的計劃和活動後的總結應整理好後交予祕書處,由祕書處進行存檔。

  在以後的工作過程中,我們將以十分飽滿的心態來迎接今後的工作,以敏捷和迅速的姿態來對待每一個問題。

  大學學生會祕書處職能

  1、整理並妥善保管好各部門、各項活動的計劃、總結以及研究生會的所有相關資料,做好期末存檔工作。

  2、作好研究生會例會及相關會議的考勤、簽到及會議記錄等工作,將其整理並存檔。

  3、參與並討論研究生會各項規章制度的制定,完善不合理制度。

  4、協助研究生會主席工作,做好每次大型的活動前的準備工作。

  5、研究生會固定資產及各類物品的保管,使用及分配。

  6、研究生會各類檔案的收發與管理,起草有關檔案通知。

  7、負責研究生會工作大記事。

  工作特色:

  1研究生會會議的組織:包括各項會議的籌劃、通知,教室的申請等具體事項。

  2研究生會檔案的起草:包括研究生會各種章程、綱領的起草與頒佈。

  3研究生會文件的整理:包括會議紀錄、圖片與影響資料等檔案與檔案的歸檔整理。

  4研究生會活動的策劃:包括活動的前期策劃,可行性研究以及活動經費的預算等。

  5各部門工作的監督與協調:研究生會其他部門開展工作時,祕書處將予以配合;在舉辦大型活動時,協調各部門之間的工作關係。

  6財務管理:包括研究生會活動經費的預算、統計及報銷等事宜。

  大學祕書處檔案管理辦法

  第一章 日常檔案管理

  第一條 校學生會檔案是學生會組織幹部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字、影象、聲像資料,是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、複製。

  第二條 校學生會檔案由祕書處統一分類管理。各部門檔案由本部門成員整理,交付祕書處監督管理,由主席團監督負責。

  第三條 每學期各部門將進行一次檔案清理,將有關資料歸檔備案。

  第四條 校學生會檔案包括內部檔案、雜項檔案及外部檔案等。

  第五條 各部門策劃籌備各項活動的所有資料,必須一式兩份,一份由主席團統一存檔,以備查詢,一份本部門留存。

  第六條 檔案上交日期:視不同型別檔案而定。

  第七條 檔案形式要求:對於各部檔案檔案,應有文字檔案A4紙列印和電子檔案兩種版本,主席團管理資料為電子檔一式兩份。

  第八條 學生會每屆換屆之後應整理轉交本屆學生會檔案。

  第二章 檔案型別

  第一條 內部檔案制度

  ①成員檔案:

  一檔案範圍:

  個人姓名、聯絡方式、所在年級、所處職位政治面貌、自我評價及上交照片等。

  二檔案建立:

  1學生會成員的人事檔案在成員正式加入時建立。

  2學生會各成員簡介及聯絡方式統一下發各部門,便於聯絡。

  3學生會成員資料,各部門收集後,一式兩份,一份本部門留存,一份上交祕書處。

  ②工作檔案:

  一檔案範圍:

  包括會議記錄、工作計劃、工作總結、各年級課程表及有關檔案,由祕書處整理保管。

  二檔案建立

  1每週的學生會例會,由祕書處做好會議記錄,記入檔案。

  2學生會各部門成員在本學期結束時要做一份工作總結上交於主席團,批示後入檔做以筆墨標記提出意見的可行性。

  ③活動檔案:

  一檔案範圍:

  各部活動策劃、簽到表,對於部員提出本次活動無法實現但部長說下次實現的創新型意見、出現的問題軟體問題及解決方案詳細事件及各部經典建議、活動贊助商及其聯絡方式與意向、保安禮儀工作人員的站位輪換方式等、採編稿、與其他組織的合作詳細、宣傳方式照片與文字結合、其他相關事項與突發,細小事件。

  二檔案建立:

  1活動結束的一週內,祕書處相關負責人將收集相關資料。

  2活動結束後3天,舉辦該活動的部門整理出此次活動的最終活動策劃、活動總結、通訊稿及篩選的部門影像資料,一式兩份,一份上交主席團,一份交與祕書處留存。

  第三章 檔案編號辦法

  一檔案編號原則:

  以學校全部檔案為物件,依據學校的職能,結合檔案內容及其形成特點,保持檔案之間的有機聯絡,便於檔案的科學管理與開發利用。

  二一類名稱大型別:

  檔案大型別的定義,以型別開頭兩個字開頭大寫字母縮寫表示型別。如:內部:NB

  三二類名稱小型別;

  檔案小型別的定義,以以型別開頭兩個字開頭大寫字母縮寫表示型別。如:活動:HD

  四三類編號相關負責部門:

  各部門編號,主席團定為00,合辦的大活動均屬於主席團。

  五四類編號具體內容

  以從頭開始的四個字的開頭大寫字母定位,不夠則用*代替。如:紅旗團支部:HQTZ

  六五類編號年份

  年月縮寫如201X.11.23寫作201X1123

  七六類標註重要級別

  根據重要程度標註B,A,S, 借閱許可權

  例:201X年5月11日辦公室例會可記做:NBLH—01LH**201X0511A

  第四章 檔案借閱辦法

  一有關檔案分為三種種許可權由低到高分為B、A、S:

  1. 部員可借閱B級檔案,提前與祕書處成員聯絡,敘述清楚緣由,祕書處成員向部長彙報獲得許可後在當天時間內借閱B限權檔案,與晚上8點前交還到位;部長可以借閱一週。

  2. 有部長允許的部員可以借閱本部的A限權檔案需要批條,條留作檔案,並且讓本部部長聯絡祕書處部長,流程全部完成後方可借閱一週。

  3. 部長可借閱本部S限權檔案一週,A、B級別一月;借閱其他部門A、B

  許可權檔案一週;在主席的批條下可以借閱其他部門S級許可權檔案一週;本部全部檔案一月;有主席同意並且批條的工作組也可以借閱S級別限權3天;

  第五章 關於檔案的規章制度

  1. 祕書處應定期檢查檔案,對於損壞、丟失情況及時補上;

  2. 祕書處有設立專人負責專項借閱檔案;

  3. 對於檔案方面的規章制度進行完善與更新;