酒店採購流程管理制度有哪些
採購是酒店管理的重要環節，採購流程需要具體的管理制度。現在就跟著小編一起來了解一下酒店採購流程管理制度吧。
酒店採購流程管理制度
1、為搞好酒店的採購工作，保證優質廉價的供應，確保經濟指標的完成，以及防止一些不良傾向的發生，特制定本制度。
2、財務部是酒店採購工作的專業部門，酒店所需物品原則上均由其統一購買，其他部門有參與監督、支援配合權，未經同意不得擅自採購。
3、所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規。
4、相關人員在採購、收貨的過程中，必須遵守商業道德，努力提高業務水平，適應市場經濟的發展要求;講究文明禮貌，遵紀守法;以酒店利益為主，相互監督，相互配合，共同把關。
一、採購專案的申請
1.部門根據營業情況需要在部門、庫房沒有該專案或該專案不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該專案庫存量及消耗量。
2. 庫房儲備以外的專案由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該專案的儲備或替代品。
二、採購專案的審批、擇商、確認、報價與購買
1.經確認實屬必要購買專案，必須由庫房或使用部門填寫申購單，經部門負責人、庫管員、分管領導簽字，經總經理審批後交採購統一辦理。
2.酒店所需商品由財務部負責安排採購;
3.採購員應按照申購專案進行採購，如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤後，應按照要求儘快安排採購。如該項物資由長期供應商供應，可直接聯絡供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業務洽談，經過對比、篩選，並報有關人員同意後進行採購。對於零星專案的採購可安排採購員在市場上直接採購，但要做好採購監督工作。
4.供應商的優惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有，任何部門或人員不得佔為私有。
5.對有特殊要求的或需要加工定做的採購專案，申購部門需要作詳細的說明或提供樣 品，供應商報價時必須提供樣品或有關資料，經部門負責人及有關人員同意後方可辦理採購。
6.財務部對內要主動與部門保持密切聯絡，樹立服務意識， 熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經常做好市場調查研究，掌握市場資訊;積極主動向使用部門推薦適路產品及質優價廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。
7.所有采購專案擇商、報價必須由財務部在充分準備、掌握市場行情的條件下擇優確定;使用部門有權瞭解所需物品的價格和提出質疑。財務部在擇商報價中必須認真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合，對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報財務部，由其選定質優價廉服務好的供應商。
8.確屬疑難採購專案，財務部應及時與使用部門進行溝通，研究對策，必要時可由使用部門派人一同採購。無力解決的必須及時上報，不得拖延誤事。
9.所有采購專案依據有效申購單由財務部安排採購員統一購買，其他部門一般不得自行購買。
10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質、商標、期限、等內容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格產品流入酒店。
三、採購專案的驗收
1.無論是供應商還是採購購回的物品必須首先於庫房聯絡，由庫房根據申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。
2.對於不符合採購申請表的採購，庫房人員有權拒收。供應商或採購人員辦理入庫驗收手續後，庫管員應開立入庫單，並將入庫單客戶聯交採購員或供應商辦理結算。
3.庫房在驗貨過程中對專案質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4.在驗收過程中庫房或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經確認實屬不符的由採購人員或供應商辦理退貨。
5.購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作，共同做好工作。對於有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。
四、採購專案的結算
1.採購人員零星的採購可以直接支付現金。但不得超過1000元，超過1000元的必須辦理轉賬結算;必須辦理現金結算的須經總經理同意。
2.供應商結算的2000元以下可以辦理現金結算，超過2000元的必須辦理轉賬結算。
3.辦理結算時，必須按照報賬程式填好報銷單，經財務部稽核、分管領導簽字、總經理審批後方可交出納辦理結算。
酒店採購管理制度及工作流程
一、採購管理部門
酒店設立專職採購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的採購工作.
二、採購部工作基本要求
1.所有采購專案均需董事會籤批授權及酒店財務部批准同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3.所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4.採購部工作人員須對自己採購物品的價格和品質負責
5.採購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格資訊並整理成價格資訊庫,以書面形式彙報給酒店財務部及董事會
6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及採購人員自購物品價格資訊採購部每天須錄入至採購部價格資訊庫.
7.採購時間要求:一般物品採購時間為3天;急用物品當天必須採購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單採購
8.採購部禁止採購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷。
酒店採購程式
1、目的
制定採購工作規範，確保酒店採購的物質或服務符合要求。
2、適用範圍
適用於本酒店提供產品的供方和本酒店服務及服務程序中所需物質的全部採購活動。
3、職責
3.1財務物質部及服務採購部分負責供方評定的組織工作。
3.2由物質採購領導小組負責對供方的評定工作。
3.3財務物質部負責物質採購工作的管理和實施，相干部分負責服務採購工作的管理和實施。
3.4財務物質部和餐飲部共同負責對食品原材料的驗證及驗收，其它採購的物質由相干使用部分和倉管員聯合驗證及驗收。
3.5服務使用部分負責相干服務產品的驗證及驗收。
4、評定供方的程式要點
4.1採購的分類
1 常備物質採購
2 鮮活食品採購
3 臨時性採購包括服務採購
4 專項物質採購
4.2供給商評定
4.2.1評定內容
1是不是具有滿足本酒店所需產品和服務質量要求的能力。
2是不是滿足本酒店所需產品的生產能力和合同約定的交貨能力。
3是不是具有本酒店所需產品的質量保證體系。
4供方的資信、資質、歷史業績等情況。
4.2.2評定方法
1由財務物質部負責組織蒐集供方提供的關於生產設施、組織、職員、資金等方面的資信、資質檔案和就所要求的質量水平提供有關生產產品的質量資料、實物及相干資料。
2由財務物質部對供方進行考察，即對其工作場所、設施結構和質量保證體系進行現場實際評價，並對供方的評定做《供方的評定記錄》。
① 質量要求：應保持與其他同類產品的質量相比，質量較優。
② 價格要求：應保持與其他同類同等質量的產品相比，價格較低。
③ 交期要求：應保持及時供貨。
④ 配合要求：有良好的服務態度並能配合酒店作相應改進。