勘測工程電子檔案歸檔與質量控制

　  我國城市勘測行業已整體實現從傳統模擬測繪生產體系向數字化生產體系的轉變，正逐步向資訊化測繪生產體系發展。武漢市勘測設計研究院對勘測工程檔案的電子歸檔和質量控制不斷探索，初步建立了規範的電子歸檔和質量控制流程，研發了基於網路的電子檔案歸檔流程管理系統，實現了電子歸檔的線上作業和管理；研發了基於資料庫平臺Oracle和地理資訊系統平臺ArcGIS的電子檔案質量控制應用程式，實現了歸檔質量控制的自動化。
　　
　　電子歸檔
　　
　　歸檔流程。勘測工程從初始登記到檔案歸檔，經過了“任務受理→外業作業→內業處理→多重質量監控→工程歸檔（案卷整理）→檔案質量控制→檔案資源建庫→更新基本地形圖資料庫→檔案利用”流程。作業部門首先使用“勘測工程專案管理資訊系統”初始登記，獲取任務號，納入院專案管理流程；然後使用“城市勘測電子檔案分發服務系統”，收集資料，利用已有成果，實施外業作業、內業處理，形成電子檔案和紙質資料，經質量監控合格後提交使用者，同時將原始記錄等檔案資料提交檔案部門。檔案人員接收紙質資料和電子檔案，驗收、鑑別資料的及時性、完整性、準確性和一致性，檢查資料是否完備、內容是否一致及檔案幅面、格式是否符合標準；合格的歸檔資料進行整理和立卷，根據工程資訊配賦案卷資訊，屬案卷變更的任務用已有檔案號，新案卷建立新歸檔資訊；對完成案卷整理的檔案實施質量控制，確保案卷和電子檔案的正確性和規範性；成品紙質檔案入庫管理，電子檔案進行資料入庫；同步進入“城市勘測電子檔案流程管理系統”，記錄整個檔案管理流程。
　　檔案分類。勘測工程檔案的一個鮮明特點就是借閱、利用頻率高。為提高工程檔案的檢索、使用效率，我們參照國家標準，制定了勘測工程檔案號編制規則。檔案號由分類號、年度、任務號和分卷號四部分組成，中間以“.”號隔開，分類號描述工程檔案類別，分為“E1”測繪工程檔案、“E2”岩土工程檔案和“E3”基礎地理資訊檔案三大類；年度號表示任務受理年份；任務號以四位數值表示不足四位者，前補零；分卷號即案卷的分卷代號。如，2001年的第78個地形圖測量任務，其檔案號為“E141.2001.0078.1”。
　　紙質歸檔。由於城市勘測檔案的雙套制歸檔要求，紙質資料歸檔仍是重要的檔案工作之一，採用傳統手工方式進行，歸檔範圍主要包括技術設計書、利用資料、計算資料、成果表、點之記、變更記錄表和成果圖等。驗收後，按傳統方法整理、裝訂、編寫頁碼、填寫卷內檔案目錄表和備考表、登記卷內目錄、編制案卷封面、裝盒入庫。同時，檔案工作人員依據不同許可權在“城市勘測電子檔案流程管理系統”中同步填寫工程資訊、作業資訊、案卷目錄、管理資訊和利用資訊等元資料，當然大部分資訊可以從“勘測工程專案管理資訊系統”中自動遷移過來，儘量減少手工錄入工作量。
　　電子歸檔。電子歸檔除依紙質歸檔流程外，還有其特殊性。勘測工程電子檔案歸檔的整理、驗收採用人機互動方式完成，不僅要鑑定電子檔案的完整性、正確性，更要保證電子檔案與紙質檔案的一致。檔案人員利用專門軟體整理電子檔案，生成工程資訊檔案，記錄工程的任務和案卷資訊，包括表示工程位置與範圍的座標和相關檔名稱；然後將工程資訊檔案與工程任務資料夾整合在一起，按順序、分任務案卷刻入光碟，存入庫房，光碟的案卷編號根據刻錄的工程檔案號編制。歸檔電子檔案再由專業人員匯入資料庫，建立檔案資源庫，從而為“城市勘測電子檔案分發服務系統”構建資源資料，實現勘測工程電子檔案的檢索與分發利用。
　　
　　歸檔質量控制
　　
　　1. 歸檔常見問題
　　勘測工程檔案驗收和工程資訊錄入受到作業人員自身操作水平、作業習慣與經驗的影響，人工操作自由度較大，都可能出現質量問題。大多質量問題是由於資料錄入不規範、不嚴謹造成的。通過質量控制的實踐和分析，現羅列出勘測工程歸檔常出現的問題：
　　1歸檔資料不完整，作業部門提交的成果有缺漏。
　　2歸檔資料內容錯誤、缺漏，如資料中必須填寫的內容沒有填寫或填寫不完整。
　　3歸檔檔案內容不一致，特別是紙質資料和電子檔案不一致包括圖形。
　　4工程屬性錯誤，主要是指整理電子檔案時生成的工程資訊檔案中屬性錄入不合規範要求，有：①重複性錄入，如出現多條相同工程記錄；②必填屬性缺漏或空白；③格式錯誤，如工程日期、檔案總張數、座標等出現非數字字元，檔案號未按標準格式錄入等；④邏輯性錯誤，即具有邏輯關係的屬性間發生錯誤，如工程開始日期比結束日期晚，結束日期大於歸檔日期；⑤相關聯的屬性沒有一致，主要是檔案號與任務號中的年度、類別和流水號不相同。
　　5電子檔案缺漏或錯放，導致工程任務夾中電子檔案與工程資訊的記錄不一致，出現缺漏、檔案命名不統一等情況。
　　2. 質量檢查機制
　　檔案資料中心針對上述問題，建立了一套較合理的質量檢查機制，主要包括：
　　1完整性檢查：檢查作業部門提交的紙質資料和電子檔案是否完備，有無缺漏，紙質資料檢查由人工完成，電子檔案採用人機互動方式。
　　2準確性檢查：檢查紙質資料和電子檔案的內容是否正確、是否與工程任務相符，格式是否符合標準，檢查方式與1相同。
　　3一致性檢查：人機互動完成，主要是將紙質資料與電子檔案進行一一比對，檢查兩者是否相同，特別是圖紙和電子圖的比較，需運用AutoCAD專業軟體。
　　4電子檔案屬性規範性檢查：檢查工程資訊檔案各屬性是否正確。利用“工程電子檔案質量檢查”軟體自動完成，針對上述常出現的問題，主要包括重複性檢查、格式檢查、邏輯性檢查和屬性一致性檢查等。
　　5電子檔案一致性檢查：檢查相關電子檔案是否和工程資訊中羅列的電子檔名稱一致，從而避免工程電子檔案的缺漏或錯放。同樣由“工程電子檔案質量檢查軟體”自動實現。
　　6資料庫檢查：將電子檔案匯入資料庫後，利用資料庫高階語言的聚類分析、字串處理、數學和邏輯函式查詢、統計出各種資料，從全庫整體角度檢查錯誤。這是一種高階的自動化檢查機制，需要具有一定資料庫管理基礎的檔案員完成。
　　3. 電子檔案質量檢查軟體的實現
　　針對勘測工程電子檔案的特點和檔案工作的流程，我們檔案資料中心研發了“電子檔案質量檢查軟體”，利用計算機完成電子檔案質量的自動檢查。“電子檔案質量檢查軟體”是針對工程資訊檔案與電子工程資料夾整合模式，在VB.NET環境下開發，實現電子檔案屬性合法性和檔案一致性檢查。軟體操作簡單，指定工程資訊檔案和儲存電子檔案的工程資料夾，程式將自動讀取資訊檔案中各工程專案，提取屬性資訊，檢索相關電子檔案，並按照“重複性檢查→格式規範檢查→邏輯性檢查→屬性一致性檢查→電子檔案一致性檢查”步驟檢查，同時以進度條動態顯示檢查進度。最後的檢查結果直接顯示在視窗結果欄中，也可匯出儲存。
　　該軟體已檢查了1999～2006年18000多個工程檔案，查出錯誤約200個，檢查錯誤率約為1.11％，使電子檔案的質量得到了有效保障。
　　
　　結語
　　
　　在規範檔案工作流程的同時，我們將檔案工作與生產管理同步規劃，初步實現了檔案的全過程管理和前端控制，並利用先進的資料庫平臺和實用的應用系統完成檔案相關工作。這些工作的開展和新技術的探索，已取得初步成效：
　　1. 初步形成了一套規範的勘測電子檔案的工作流程，通過基於網路的流程管理系統規範檔案的全過程管理，並建立了獎懲機制。
　　2. 在檔案工作中貫徹和強化質量控制理念，使用先進的技術手段以保證電子檔案的正確性，為檔案的再利用奠定基礎。
　　3. 基於區域網，利用資料庫平臺加強勘測工程電子檔案的管理，在保證資訊資源安全的前提下為勘測工程檔案的再利用提供便利的查詢手段，充分發揮電子檔案的價值。