怎樣做一名好祕書

  企業逐漸趨向資訊化、國際化及多元化發展,對稱職出色的祕書及行政助理人員普遍有殷切的需求,對加強祕書及行政人員的工作能力極為重視,以適應社會成長的速度。怎麼做才算是一個好祕書,怎樣做到高階祕書?

  如何做好中國式領導祕書

  不管你是政府機關,還是在廠礦企業,不管你是為一位領導人當祕書,還是同時為幾位領導人服務,你對領導人的作風、性格、辦事習慣、起居規律、思維路子、語言特點和生活愛好,甚至他的工作經歷,都應當瞭解得清清楚楚。這樣,就可以把服務工作做到恰到好處,就容易配合協調,節拍一致。與這一點有連帶意義的一個問題,是祕書人員不但應有自己的特長,更重要的是要有適應能力,儘可能與領導人的特長、愛好相接近。

  領導人都有個人的愛好和專長,或喜歡聽音樂,或喜歡看戲,或喜歡下棋,或喜歡繪畫書法,或喜歡體育;或擅長研究理論、總結經驗,或擅長寫文章,或擅長講話,或擅長到基層調查,找人談話,等等。祕書不妨設法同領導人的這樣那樣的興趣一致起來,不會也要學會,以便有共同語言,從生活上能打成一片,工作上便於服務。假如祕書對領導人的專長和愛好,既不瞭解又不感興趣,而且處處躲閃迴避、不聞不問,至少會導致相互淡漠如水,除了公事公辦之外,就互無往來了。

  才幹是做祕書的基本功,若是你不能勝任祕書職務,不能完成任務,比如說:辦事,丟三拉四、拖拖拉拉;傳話,天南海北、走弦跑調;寫材料,詞不達意、不知所云;出主意,雲裡霧裡,不得要領,等等。這樣的人、這樣的事,一次兩次也許沒多大關係,三次、四次還是這樣,總會導致領導人的不滿意,哪裡還會處好關係!

  祕書的才幹,大體上分為三種類型:

  一是辦事型,要求精明強幹、思路敏捷,辦事利落。大部分祕書人員應是這種型別。

  二是秀才型,是主事寫文章的,他的辦事能力不一定很強,但寫文章很擅長,同樣要求思路清楚,頭腦靈活,有學有識。有的祕書,兼有辦事、寫作兩種才能,那更受歡迎。

  三是技術型,比如打字、印刷,辦公裝置傳真機、計算機、電話機使用和維修、機要譯電等。

  三種類型的人員,都要把自己的本事掌握好,達到熟練程度,才能勝任愉快,才能與領導的需要相適應,也才能把關係搞好。現在,研究、討論祕書工作的各種文章、講義、講話,反反覆覆講得最多的是祕書的參謀職能,這雖然沒有什麼不可,但是,祕書人員的基礎職能是辦事,參謀多半也是在辦事中體現的。因此,決不可忽視祕書的辦事職能。而祕書的辦事才幹有許許多方面,即使是如領會能力、語言能力和了解領導這樣在日常生活中常用上的本事,也同搞好與領導的關係有直接影響。

  祕書與領導人共事,經常接受任務,彙報工作。領導人說話各自有不同的特點:或簡或詳、或快或慢、或直或曲,千差萬別。有時,他說了,就認為祕書懂了。而事實上,祕書聽到的與領導人頭腦中想的總是有一定差距。這當中就全靠祕書領會了。把領導人的意圖領會了,把握準確了,才能很好地執行。如果祕書一知半解,懵著去幹,不是不周全,就是把事情弄擰了,後果可想而知。自己也會疙疙瘩瘩,不愉快。不是所有的祕書都能熟練地寫文章,但所有的祕書必須有語言表達能力。

  祕書在日常工作中不管是對上對下,都不能說話過快、過慢、羅嗦、冗長,詞不達意,不可夾俚語或者不文明的口頭語,使人費解,引出歧義,導致雙方都不愉快。精明的祕書,說話應當簡練明白,富於感染力,而且又忠於事實。與處好同領導的關係有特殊意義的一條,是祕書要了解領導、熟悉領導。

  祕書的五大修養:

  一、謀事不傳事。“腦筋要多動,嘴巴要少用”,這是當好領導祕書的第一要訣。“腦筋要多動”就是要為領導決策收集資訊,提供情況,當好參謀,出好主意。養成勤于思考的習慣,要把有用的、急需的資訊情況和深思熟慮的想法、建議及時提供給領導,這樣才能想領導之所想、急領導之所急,超前地、有效地為領導當好參謀。“嘴巴要少用”,就是說領導祕書說話必須要保持謹慎,克服隨意性,同樣的話別人可以說你不能說,同樣的事別人議得你議不得,因為你在領導身邊,別人很容易把你說的與領導聯絡在一起,加以議論、猜測和傳播,以免造成一些不良的影響。我認為只要注意做到“三不”就可以了:一是不議論領導的事。二是不傳播幹部的事。三是不吹噓個人的事。

  二、幹事不鏟事。踏踏實實幹好工作,完成好領導交給的各項任務,這是當好領導祕書的基礎。當了祕書,就不能像其他工作人員一樣按點來、到點走,管家務、帶孩子,就必須做好不僅自己要加班加點、而且妻子也要跟著多吃苦多受累的思想準備。不怕艱苦的同時,還要做到不怕批評、不怕仔細,在工作中幹錯了會挨批,幹對了有時也會挨批當然這種情況很少,對待批評必須要保持“有則改之,無則加勉”的態度,否則就會覺得委屈,導致心理不平衡。有時九件工作幹好了,一件工作沒幹好,如果你以為這就差不多了,那就大錯特錯了,有時十減一併不等於九,而是等於零。必須要認識到領導身邊無小事,事事都要精心、仔細,千萬不可馬虎大意,不能把60分當及格。作為領導祕書只有把事情做得十全十美,做到百分之百才算合格。

  三、抹事不激事。特別是作為主要領導的祕書,職位雖然不高,但位置特殊,在協調前後任領導之間的關係、協調黨政主要領導之間的關係,以及主要領導與其他班子成員之間的關係中,有著非常重要的作用。作用發揮得好,可以使領導之間水乳交融,即使有一些非原則性的分歧也會得到化解,大事化小,小事化了;作用發揮得不好,會使領導之間的矛盾火上澆油,無意中推波助瀾。因此,祕書必須要信守“抹事不激事”的原則,“影響團結的話要兩頭瞞,有利團結的事要兩頭傳”;切不可持有“鷸蚌相爭,漁翁得利”的陰暗心理。

  四、攬事不躲事。領導祕書本身任務繁重,完成好職責範圍內的工作已屬不易;儘管如此,對於一些與領導密切相關,領導又顧及不到的事情,也要主動承攬,不能一推了事,或是一躲了之,必須要義不容辭地承攬過來,瞭解情況,做好工作,即使是非常嚴重的問題,非需領匯出面不可,也通過祕書這一關得到緩衝。“攬事”與“攬權”不同,“攬事”體現了工作的責任心,不管領導在與不在、知與不知,該攬的都要主動承攬。否則,領導在時就攬,知道就攬;不在時、不知時就不攬,很容易造成一些矛盾的積累和激化。“攬權”則體現了一個人的虛榮心,這是做領導祕書的大忌。

  五、成事不敗事。領導祕書必須要站在領導的高度和角度去分析、考慮事情,事事都要從大局出發,為領導設身處地地去想、去辦,才能把事情辦好。主要領導公務纏身,日理萬機,光是大事、要事就應接不暇,對於一些日常小事、家務瑣事根本無暇顧及。而越是這些小事、瑣事,如果處理不當,往往會在社會上、在群眾中給領導造成很大很壞的影響,這也是一些祕書“成事不足,敗事有餘”的關鍵所在。祕書給領導敗事的主要情況有兩種,一種是“假公濟私”,打著辦公事的旗號為領導辦私事。表面上看給領導省了一點錢,實際上領導形象無形之中受到很大損害。另一種是“假私濟私”,就是借給領導辦私事的時機辦自己的私事,謀個人的私利。給領導辦個一,自己得個十;給領導辦個十,自己得個百。好處我得,責任你擔。借領導之名,謀個人之利,這種情況尤其不能原諒,最終結果只能是既害了領導,也害了祕書個人。一些領導祕書“翻船”的深刻教訓,是值得我們認真借鑑和深思。