怎樣做一個好祕書
在競爭激烈的社會中，如何做好祕書工作，對於涉世未深的我來說，只能通過兩年的辦公室經驗和閱讀的有關書籍以及對領導工作經驗的學習，做出簡單的歸納，旨在表明自身的認識，以求進步。
一、能力是基礎：
祕書工作是一個施展綜合才能的舞臺。我們寒窗苦讀來的知識，我們的應變能力，我們的決斷力，我們的適應力以及我們的協調能力將在這樣的一個舞臺上得以展示，所以，我認為綜合能力的具備是做好祕書工作的基礎。
1、作為辦公室文祕人員，必須具備“專與廣”的知識。
祕書工作沒有盲區，只要領導工作有可能涉及的領域， 祕書就不能說“不”。比如，作為一名分管工業經濟的政府領導的祕書，首先要具備作為祕書的一些基本素質，如語言文字表達能力、文電處理能力、會務接待能力等。其次要熟悉工業經濟、市場經濟以及從國家到地方的相關政策法規、本地區經濟執行狀況等方面的知識。不能說出話來、寫出文稿來處處是“雷區”、句句是 “外行話”。再次要對除此以外的政治、歷史等其他領導工作可能涉及的領域有所瞭解。因此，祕書必須是多面手，不僅要對其他相關方面的知識有所瞭解，而且要做到廣。只專不廣或只廣不專都難以勝任祕書工作。
2、具備良好的人際關係和協調能力
祕書每天都要和上司、同事、來賓、部門等接觸和打交道，因此必須樂業敬群，以優雅的舉止談吐和高素質的涵養創造良好的人際關係，從這個意義上說，祕書應當是一位出色的公關人員。
特別是和領導的相處中，更應該處理好自己和領導的關係。理順與領導的關係，尊重而不奉承吹捧，主動而不越位脫軌，服從而不盲從附和。祕書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有排程、協調、綜合加工的作用。同時由於祕書往往跟領導走得很近，不僅在許多方面直接參與領導決策，而且還掌握著包括領導個人隱私的一些鮮為人知的祕密。所以，祕書在公共場合活動時要注意內外有別、把握分寸，對什麼該說什麼不該說，必須心中有數，不能為了譁眾取寵、一時興趣而口無遮攔。否則，不僅會洩露一些工作祕密，而且還可能損害領導者的形象，於工作、於己都不利。有人說祕書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼裡，祕書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此，祕書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或藉機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重後果。組織安排我們為領導服務，是信任，也是考驗。因此，要經得住考驗，純淨自己的心靈，端正自己的人生觀。
另外，綜合協調職能是祕書工作的重要內容，要注重協調的方式與方法。根據對上，對下，對內，對外的不同物件，把握好協調藝術，以提高協調的實效。要及時化解，疏導工作中的矛盾，形成工作合力。要講政治，顧大局，多溝通，常聯絡，勤思考，把堅持原則的堅定性與策略方法的靈活性統一起來，在協調中實現服務質量的進一步提高。
3、要能未雨綢繆，具有開拓創新精神，能創造性的開展工作
“成功垂青於有準備的人”。祕書工作的從屬性決定了它的被動性，但被動性不等於被動應付。作為祕書，一方面要努力樹立參謀助手意識，想領導之所想，謀領導之所謀，切實增強工作的主動性，即未雨綢繆;另外，要自覺圍繞領導意圖，站在全域性的高度思考問題，找準上級精神與本單位工作的結合點和切入點，換位超前思考，不斷提高自己的認識水平，政策水平和工作能力，做到前與後的協調統一，就是對與領導有關的工作要超前考慮、提前完成，留有一定的提前量。
一個祕書要有清醒的政治頭腦，在重大原則和大是大非面前不能糊塗，不能人云亦云，更不能見風使舵，左右搖擺，隨隨便便發表議論。做祕書要打牢基礎，端正根本，“本立而道生。”要通過黨性鍛鍊，來加強自身修養，堅定政治信念，牢固樹立起正確的世界觀，人生觀，價值觀，在關鍵時刻能審時度勢，看清方向，把握住自己，這是做祕書必備的首要素質。
二、態度是保障
在工作中，不管做任何事，我們都應該將心態迴歸到零，把自己放空，抱著學習的態度，將每一次工作都視為新的開始，一段新的體驗，一扇成功的機會之門。如果視工作如雞肋，食之無味，棄之可惜，做得心不甘情不願，於公於私都沒有裨益。所以我們對待工作的良好態度就是我們能夠好好工作的保障。工作態度是衡量一個工作人員是否敬業的重要標準，假如一個工作人員連基本的工作態度——熱愛本職工作、積極主動、有責任心、幹事不拖拉都沒有的話，他又如何能對本職工作盡職盡責呢?
古人云，“大山之高，非一石也，累卑然後高”，沒有任何事一蹴而就，沒有任何人一舉成名，也沒有人只耕耘無收穫。要把握好心態、端正好態度，要隨時保持 “天生我材必有用”的信念。也許在普通崗位，但不能自卑，即使身居要職，也無須自傲。我工作，我快樂，只要腳踏實地把自己的工作做到位，持之以恆，永不鬆懈，你就會發現自己的心胸越來越寬廣，不論做什麼事，始終保持快樂的心態。以一種快樂的心態去工作，把工作快樂化，讓自己每天以嶄新的眼光，積極的心態去對待屬於自己或來之不易的一份工作。熱愛自己的工作，從平凡的工作中感受到它的不平凡之處，充分享受工作後的快樂。工作是物質的基礎，快樂是精神的享受。
在祕書這個職位上，大多是一些瑣碎重複的工作，因而祕書在工作中可能會遇到與上司溝通不好、上司給的某份工作感覺吃力、對瑣碎重複的工作感到怨煩等方面的挫折。古曰“天降大任於斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能。” 遇到挫折時應進行冷靜分析，從客觀、主觀、目標、環境、條件等方面，找出受挫的原因，採取有效的補救措施。樹立一個辯證的挫折觀，經常保持自信和樂觀的態度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。學會自我寬慰，能容忍挫折。要心懷坦蕩，情緒樂觀，發奮圖強。善於化壓力為動力，改變內心的壓抑狀態，以求身心的輕鬆，從而讓目光面向未來。同時，讓而不爭，勤而不怨，盡心政務是祕書的本份。祕書熬夜守更，傷神累心是家常便飯，平時應高標準，嚴要求，早來一點，晚走一步，多幹一點，幹好一點。工作不推三擋四，拈輕怕重，但凡定下來的事就要立說立行，說到做到，不能虎頭蛇尾，半途而廢。特別是接人待物，辦文辦會，處理公務，要精益求精，慎重周詳，抓綱舉目，不出紕漏。要牢固樹立愛崗敬業，無私奉獻精神，恪盡職守，兢兢業業，全身心投入到工作中去。
在處理事情的過程中要“想得到”“做得細”“抓得實”。辦公室工作無小事，是對辦公室性質特別、職能重要而言，當我們面對大量繁雜的事務，立足於抓大事，是明智的，但是對於一些小事也不能不顧及，要想得到，抓了西爪也要想到抓芝麻，什麼都不能遺漏，對辦公室工作講，小事辦好了就是小事，小事辦不好就會影響全域性，貽誤工作，就是大事。機關工作無小事，辦公室工作更是無小事，因此我們在工作中要細心，細緻 ，要從細小的事抓起。對任何一件經辦的工作，都要嚴謹細緻，來不得半點敷衍和虛假，在每個時期，面對每一件大小事情，都要時時刻刻，事事處處堅持認真再認真，細緻再細緻的原則。每一句話，每一個電話，每一件小事都要據實情，講實話，創實效，不能夠圖虛名，舍小而求大，要樹立實事求是幹工作的念頭，實事求是反映大小情況，包括聽取基層意見，聽取群眾看法，向領導反映情況等，都要全面真實，無論工作的大還是小，要一步一個腳印，不能做表面文章。
一個人的工作是他人生態度的表現，一生的職業，就是我們志向的展示，理想的所在。所以，瞭解一個人的工作態度，從某種程度上就是了解了那個人。因此，美國前教育部長著名教育家威廉貝•內特說“工作就是我們要用生命去做的事。” 所以我們一定要調整好心態，把工作當成一種生活方式，因為它不僅僅是賺錢的手段，也是人生積累經驗的重要組成部分，是生命的舞臺，是施展才能的紐帶，其中的快樂與困苦，是茫茫大海中的自然起伏，而生命的價值，就是在一次次跌宕起伏中實現的。
單位是一條大河，我們是一條小河。積極努力，盡職盡責做好自己的工作，將工作視作最大樂趣，全身心投入工作之中，才會激發自己潛能，為單位多做貢獻，單位這條大河才會波濤洶湧，小河才不會乾涸。每個人都渴望成功，然而，成功從來不是一蹴而就的，需要我們拼搏才會贏得。而這種拼搏動力來自於我們積極進取的心態，消極被動的態度是對單位不負責任，對自己的未來不負責任。單位和個人之間都是相輔相成的，單位和個人的利益是緊緊相連的，自己努力的付出，單位得到了發展，我們會得到豐厚的回報，同時自己也獲得了比物質回報更加珍貴的東西：尊重。
三、熱情是動力
熱情是夢想飛行的必備燃料。這種燃料一旦被點燃，將讓你的引擎在飛行期間生氣勃勃地持續運轉。有史以來，熱情驅使著世界上最傑出的人士，為追求“自我實現”而在他迷戀的領域裡達到人類成就的巔峰，同時推動社會的進步。
如果你不能使自己的全部身心都投入到工作中去，你無論做什麼工作，都可能淪為平庸之輩。成功與其說是取決於人的才能，不如說取決於人的熱忱。這個世界為那些真正具有責任感和自信心的人大開綠燈，到生命終結的時候，他們依然熱情不減當年。無論出現什麼困難，無論前途看起來是多麼的暗淡，他們總是相信能夠把心目中的理想圖景變成現實。
如果不能使自己的全部身心都投入到工作中去，那麼你無論做什麼工作，都可能淪為平庸之輩。做事馬馬虎虎，只有在平平淡淡中了卻此生。如果是這樣，你的人生結局將和千百萬的平庸之輩一樣。一個人缺乏熱忱，一定是一個無精打采的人，即使所有的機會都來到身邊，也會稀裡糊塗地把它們喪失殆盡。
法國寓言家拉•封丹曾說：“無論做任何事情，都應遵循的原則是：追求高層次。你是第一流的，你應該有第一流的選擇，在工作中加入‘熱情’。”自己的生活是個人一生唯一的創造，不能抹平重建，即使只有一天可活，那一天也要活得優美、高貴。把自己當成那個木匠，想想自己的房子，用自己的智慧好好建造。因為牆上的銘牌上始終寫著：“生活是自己創造的。” 對自己的工作熱情的人，不論工作有多少困難，或需要多少的努力，始終會用不急不躁的態度去進行，而且一定能夠出色地完成任務。愛默生說過：“有史以來，沒有任何一件偉大的事業不是因為熱情而成功的。”
同樣一份工作，同樣由你來幹，有熱情和沒有熱情，結果是截然不同的。前者使你變得有活力，工作幹得有聲有色，創造出許多輝煌的業績，使領導對你刮目相看。而後者，使你變得懶散，對工作冷漠處之，當然就不會有什麼發明創造，潛在能力也無所發揮。你不關心工作，領導也不會關心你;你自己垂頭喪氣，領導自然對你喪失信心。成為單位裡可有可無的人，你也就等於取消了自己繼續從事這份職業的資格。
與我同齡的許多年輕人，工作大多是茫然的。他們每天在茫然中上班、下班，到了固定的日子領回自己的薪水，高興一番或者抱怨一番之後，仍然茫然地去上班、下班……他們從不思索關於工作的問題：什麼是工作?工作是為什麼?怎樣才能做好工作?可以想像，這樣的年輕人，他們只是被動地應付工作，為了謀生或薪水而工作，他們不可能在工作中投入自己全部的熱情和智慧。他們只是在機械地完成任務，而不是去創造性地、充滿熱情地工作。
工作就是充滿熱情，工作就是付出努力。正是為了成就什麼或獲得什麼，我們才專注於什麼，並在那個方面付出精力。從這個本質的方面說，工作不是我們為了謀生才去做的事，而是我們用生命做的事，要做好工作，就一定要培養熱情工作的習慣。我們只有把工作當成一種樂趣，成為生活中的不可缺少的要素，才不會覺得有負擔，才能使人的思路敏捷充滿活力，精力充沛。緊張有序的工作環境，能充分調動人身上的各種積極因素，把人塑造得規範、強健、靈敏、富於理性。工作充滿快樂、壓力、拼搏、淚水……使人生變得豐富多彩，工作的成果不但為社會創造了價值，同時還為家庭創造了財富。工作就是讓人憑藉熱情找到自己的智慧和潛能，發揮自身的才能，從而獲得自我價值，讓自己釋放著內在的美和光亮。
四、學習是源泉
我們所擁有的能力，無論是創造力、決策力還是敏銳的洞察力，決非一開始就擁有，也不是一蹴而就，而是在長期的工作中學習得到的。作為祕書，更應該不斷努力的學習“充電”，積極的“更新”自己的思想，站在改革發展的角度看問題，才能抓住全域性，成為一名合格稱職的祕書。
1、刻苦學習，努力提高文字水平。
祕書一般不要求有倚馬萬言的才氣，但應該有相當紮實的文字功底。祕書最忌諱不學無術，有為才有位，在學習上不能有絲毫懈怠，必須抓緊時間，刻苦鑽研，蓄勢待發。學習要珍分惜秒，知難而進，廣泛涉獵，博覽群書。最好多聯絡思想和工作實際，學以致用。
2、祕書要有豐盈的儲藏，必須在學習中積累。
“天才在於積累”。要做一名合格的祕書，必須在積累材料上下一番苦功。一是思想觀點的積累。思想觀點具有繼承性，借鑑別人的東西，開闊自己的思維，豐富自己的頭腦。無論是看東西，還是聽講話，或者閒談，只要發現好的思想觀點，就隨時記下來，日積月累，就成為寫材料的良師益友;二是資料的積累。事實證明，資料是非常有價值的材料。所以要逐年積累，經常分析、研究，一方面從中發現有價值的資訊，另一方面恰當運用這些資料，使寫出來的材料更有說服力。三是正反典型的積累。典型具有多種功能，先進典型如同一面旗幟，給人以導向，給人以激勵，給人以啟迪，給人以示範，它是先進思想的凝聚，影響社會各個方面，感染力強。反面典型如同一面鏡子，給人以教訓，給人以深思，給人以財富，典型材料積累多了，寫講話、寫報告，就思如湧泉，論證有力，就事論理，思想深邃。實踐證明，只有通過積累，才能不斷豐富知識，增強素質，提高寫作水平，才能真正成為一名合格的祕書。
3、深邃的思想觀點是當好參謀之本，做好祕書工作之魂。
只有思想深邃，當參謀才有灼見，寫東西才能精深，工作才能卓有成效。為此，做好祕書就得不斷努力的學習“充電”，積極的“更新”自己的思想，認識不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透過紛繁的外在現象看到問題的本質，不僅瞭解事物的現狀，還能根據事物發展趨勢有所預測。認識事物最重要的一點，就是把看到事物諸多方面的現象，聯貫起來思索，從整體上加以分析。新的思想和觀點，不是“閉門造車”，別出心裁，更多的還是對實踐中提出的問題有所提煉、概括和昇華。 如能從司空見慣的現象中講一點與眾不同的見解，講人人心中所想、筆下所無的東西;能把一些分析的意見，進行系統歸納和概括;能把原則性思想觀點具體化，能把領導的思想和意見進行深化和完善;能從理論和實踐結合上說明問題，能提出突破性措施和建議等等，這些都是“創新”。角度是觀察問題的立腳點。角度不同，對問題的認識就不同。正如古語所說：“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同。”這說明看問題的角度是非常重要的，要寫好材料，必須把握好自己看問題的角度。
當前，在社會變革和經濟發展時期，祕書工作也面臨許多新情況、新特點、新問題，迫使自身要改革創新，就像其他一切事物一樣，只有不斷地發展和進步，才能適應新形勢的需要。