商務拜訪的禮儀細節

  拜訪有事務性拜訪、禮節性拜訪和私人拜訪三種,事務性拜訪又分商務洽談性拜訪和專題交涉性拜訪。以商務拜訪為例,下面小編簡介一些拜訪的禮儀細節。

  

  1、有約在先,不做不速之客

  未曾約定的拜會,屬失禮之舉。拜訪之前必須提前預約會面地點和時間,簡單說明拜訪的原因和目的,這是進行拜訪活動的首要原則。儘量避免前往私人居所進行拜訪,應避開節假日、用餐時間、過早、過晚的時間,及其它一切對方不方便的時間。

  預約的語言、口氣應該是友好、請求、商量式的,而不能是強求命令式的。因急事事先並無約定但又必須前往,相見時應立即致歉,並說明打攪的原因。

  2、如期而至,不做失約之客

  賓主雙方約定了會面的具體時間,作為訪問者應履約守時,如期而至。既不能隨意變動時間,也不能遲到或早到,準時到達才最為得體。因故遲到,應向主人道歉。如不能如期赴約,必須提前通知對方,以便被拜訪者重新安排工作。通知時一定要說明失約的原因,要向對方鄭重其事地道歉,必要時還需約定下次拜訪的日期、時間。

  在對外交往中,更應嚴格遵守時間,有的國家安排拜訪時間常以分為計算單位,如拜訪遲到10 分鐘,對方就會謝絕拜會。準時赴約是國際交往的基本要求。

  3、商務拜訪,先通報後進入

  到達約見地點後,如沒有直接見到被拜訪物件,拜訪者不得擅自闖入,必須經過通報後再進入。一般情況下,前往大型企業或機關拜訪,首先要向負責接待人員交代自己的基本情況,待對方安排好後,再與被拜訪者見面。如果被訪人因故不能馬上接待,應安靜地等候,有抽菸習慣的人,要注意觀察該場所是否有禁止吸菸的標示。如果等待時間過久,可向有關人員說明,或另定時間,不要顯現出不耐煩。

  4、衣冠整潔,儀表不可忽視

  拜訪做客要儀表端莊,以示對拜訪者的敬重。做客時,夏天再熱也不要亂脫、亂扔衣服。冬天再冷也應摘下帽子,有時還應脫下大衣和圍巾,並切忌說“冷”,以免引起誤會。

  5、登門有禮,注意見面禮儀

  切忌不拘小節,失禮失儀。如果雙方是初次見面,拜訪者必須主動向對方致意,簡單地做自我介紹,然後熱情大方地與被拜訪者行握手之禮。倘若主人一方不止一人,則對對方的問候與行禮,在先後順序上要合乎禮儀慣例。說到握手不得不強調一點,如果對方是長者、高職或女性,自己絕對不能先將手伸出去,這樣有抬高自己之嫌,同樣可視為對他人的不敬。

  見面禮行過以後,在主人的引導之下,進入指定區域,待主人落座以後,自己再坐在指定的座位上。

  6、舉止有方,雅客方能受歡迎

  拜訪時要注意時刻以禮相待。古人云:“入其家者避其諱。”人們常說,主雅客來勤;反之,客雅方可受歡迎。交談時,要慎擇話題,切勿信口開河,出言無忌。不要自以為是地評論房間的陳設,不要談論令人掃興的事。應用心聆聽對方談話,不要隨便插話或打斷談話。對於遇到的其他客人要表示尊重,友好相待。要講究衛生,不要把對方的房間或辦公區弄得煙霧騰騰,糖紙、果皮等雜物應放在垃圾盛放處。

  7、開門見山,切忌海闊天空

  談話切忌囉嗦,簡單的寒暄是必要的,但時間不宜過長。當對方發表意見時,應仔細傾聽,待對方講完以後再請求就不清楚問題給予解釋。如果雙方意見產生分歧,一定不能急躁,要時刻保持沉著冷靜,避免破壞拜訪氣氛,影響拜訪效果。

  8、惜時如金,適時告辭,不做難辭之客。

  在商務拜訪過程中,時間為第一要素,不要因為自己停留的時間過長,從而打亂對方的既定日程。如果雙方在拜訪前已經設定了拜訪時間,則必須把握好已規定的時間,如果時間沒有具體要求,那麼就要在最短的時間裡講清所有問題。一般情況下,禮節性的拜訪,尤其是初次登門拜訪,應控制在一刻鐘至半小時之內。最長的拜訪,通常也不宜超過兩個小時。

  要注意觀察被訪人的舉止表情,適時而止,當被訪人有不耐煩或有為難的表現時,應轉換話題或口氣,當被訪人有結束會見的表示時,應立即起身告辭。辭行要果斷,不要口動身不移。辭行時要向其他客人道別,出門後應請主人就此留步。有意邀主人回訪,可在同主人握別時提出邀請。從對方的公司或家裡出來後,切勿在回程的電梯及走廊中竊竊私語,以免被人誤解。

  商務接待禮儀的細節

  接待來訪的禮儀也頗為重要,應注意以下禮儀細節:

  1.不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來訪者,要安排助理或相關人員接待客人,不能冷落來訪者。

  2.認真傾聽來訪者的敘述。來訪者都是為辦事而來,因此要儘量讓來訪者把話說完,並認真傾聽。

  3.對來訪者的意見和觀點不要輕率表態,應思考後再作答覆,對一時不能作答的,要約定一個時間後再聯絡。

  4.對能夠馬上答覆的或立即可辦理的事,應當現場給與答覆,不要讓來訪者等待或再次來訪。

  5.正在接待來訪者時,有電話打來或有新的來訪者,應儘量讓助理或他人辦理或接待,以避免中斷正在進行的接待。

  6.對來訪者的無理要求或錯誤意見,應有禮貌地拒絕,而不要刺激來訪者,使其尷尬。

  7.要結束接待,可婉言提出藉口,也可用起身的體態語言告訴對方本次接待就此結束。

  商務拜訪是當今最流行的一種辦公形式,也是對禮儀要求比較多的活動之一。掌握好上述禮儀要領,將有助於商務工作順利進行。

  其它拜訪禮儀與商務拜訪禮儀基本相似,可共享。