公關接待會談中要注意哪些禮儀

　　對經理們來說，內部和外部的公關接待會談是一種工作方法，一種禮儀藝術。那麼，我們在呢?

　　：公關接待的準備

　　從接到來客通知後，接待工作就開始進入準備工作階段。這是整個接待工作的重要環節，一般應從下面幾個方面來準備：

　　1、瞭解客人基本情況

　　接到來客通知時，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業、級別、人數等。其次要掌握客人的意圖，瞭解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達的日期、所乘車次、航班和到達時間，然後將上述情況及時向主管人員彙報，並通知有關部門和人員做好接待的各項準備工作。

　　2、確定迎送規格

　　按照身份對等的原則，安排接待人員。對較重要的客人，應安排身份相當、專業對口的人士出面迎送;亦可根據特殊需要或關係程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對於一般客人，可由公關部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。

　　3、佈置接待環境

　　良好的環境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環境應該明亮、安靜、整潔、幽雅，配置沙發、茶几、衣架、電話，以備接待客人、進行談話和通訊聯絡之用。室內應適當點綴一些花卉盆景、字畫，增加雅緻的氣氛。還可放置幾份報刊和有關本單位的宣傳材料，供客人翻閱。

　　4、做好迎客安排

　　與行政或公交部門聯絡，按時安排迎客車輛;預先為客人準備好客房及膳食;若對所迎接的客人不熟悉，需準備一塊迎客牌，寫上“歡迎× × × 先生***女士***”以及本單位的名稱;若有需要，還可準備鮮花等。

　　：接待會談的禮儀

　　表情與姿態：面對面的會談比書信所需詞語更少，因為表情、身勢語、說話的方式均能幫助人們表達思想。如果像木頭人一樣端坐著，面無表情，無精打采，或像和尚唸經一般講個不停，交際的目的很難達到。

　　動作和行為：坐的姿勢可以採取身子略朝前傾，使對方覺得你談話頗有誠意;視線不時地離開對方可能使談及的內容聽上去似乎更穩;微微一笑可能加重極平常的“謝謝”二字的分量，使感激之情得到更充分的表達;把手放在對方的肩上，注視著對方的眼睛，不用說一句話便可倒出全部心裡話。這些並非適用於每一個人，動作和行為因性別、年齡而異。

　　語速與情緒：有時候，聽者似乎在全神貫注地傾聽，而事實上卻並非如此，完全可能心不在焉。所以，講話人要儘量使用短句、簡單明瞭的詞語和明確的措辭。講話的速度快慢得當，太慢可能使聽者感到無聊，太快通常使聽眾覺得你很緊張、胸無成竹。接受採訪、參加面試或表演時，人人都會感到緊張，身居最高職位的人也不例外。

　　語調與聲態：高聲叫嚷毫無意義，吼出的話別人更難聽懂。面對面的會談中最常見的錯誤是說得太多太快。如果是閱信，沒有讀懂可以重讀，可談話、面試則不可重複進行。如果信太長，閱信人可以從中找出要點，面談中如果話說得太多，要點則會不清楚、不突出。

　　無聲與有聲：大多數人認為，面對面的會談如同寫信或寫報告，非使用語言不可。事實上，在許多場合，如果僅僅指望語言完成交際任務，有可能說得太多，效果更糟，也會有失禮儀。面對面的會談中，詞語僅僅是交際手段之一，即使雙方一聲不吭，各種資訊照樣互相傳遞。不用語言也能達到交際目的。一些演員就是擅於通過眼神、頭部或四肢來表達情。