檔案職稱論文發表
檔案就是一種對人類活動的真實記錄留存，具有記錄歷史，傳承文明，服務社會的功能。下面是由小編整理的，謝謝你的閱讀。
篇一
淺談電子檔案管理
摘 要：隨著科學技術的進步，電子資訊科技得到了迅速的發展，並在各行各業得到了廣泛的應用，故在本文中主要對電子檔案的管理進行了詳細的分析與探討，以供參考。
關鍵詞：電子資訊科技;檔案管理;
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520***2014***-11-00-02
一、電子檔案概述
所謂的檔案就是一種對人類活動的真實記錄留存，具有記錄歷史，傳承文明，服務社會的功能。檔案工作是各項事業發展的基礎，檔案資訊是國民經濟和社會發展的重要資源，其在黨和國家事業中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可忽視。不重視檔案工作，就是不重視歷史，就是缺乏遠見，也不可能很好地瞭解過去，把握現在，預見未來。資訊時代的檔案管理工作應該與資訊化建設緊密地結合起來。伴隨著現代資訊科技的快速發展和不斷更新，檔案管理工作面臨儲存數字化、管理自動化、利用網路化的新趨勢，所以資訊化是檔案工作發展的必然方向。檔案資訊化是充分利用現代資訊科技，充分利用豐富的資訊資源來對檔案資料進行更加合理、科學的管理，通過高效的資訊化管理來努力提高檔案管理工作的效率。可以說檔案管理的資訊化發展已經成為未來社會的一個重要發展趨勢。
二、電子檔案的特殊屬性
***一***載體與內容的可分離性。電子檔案對傳統檔案形成了巨大的挑戰。檔案等同於原件，這是對傳統的紙質檔案的定義。而電子檔案所具有的載體和內容的可分離性，是其最重要的特徵之一，也是和紙質檔案的主要區別之一。
***二***對計算機系統的依賴性。因為是在計算機的支援下完成電子檔案的生成。因此，電子檔案是和計算機不可分割的，對計算機有著極強的依賴性。
***三***共享性和快捷性。檔案的特徵和形式在計算機環境下，會發生一系列變化。利用計算機系統，電子檔案可進行多方位的、有效而迅速的組合，不必像紙質檔案一樣，進行整理和分類。因此可利用辦公自動化系統，遵照不同使用者的需要，對電子檔案進行自由的分類和組合。可同時在不同的地方，將一份檔案同時進行使用。在將紙質檔案的侷限性突破的同時，也使檔案的使用價值得到了提高。
***四***不安全性和不穩定性。因為電子檔案具有獨立的形式和內容，因此和紙質檔案相比，它所具有的不穩定性更加顯著，難以保障其安全性、完整性和真實性的實現，同時更不容易確認和判斷電子檔案的原始性。
三、電子檔案管理工作中存在的問題
***一***無法保障檔案的資訊保安問題。在流動傳播的過程中，檔案資訊因為資訊系統自身的漏洞及網路的不安全性，為非法竊取資訊、傳染病毒及黑客入侵帶來了便利條件，致使極端脆弱的網路檔案資訊保安無法保障。儘管目前我們已經採取了各種防範措施，但對於檔案資訊的安全問題，還不能從根本上進行解決。因為必須利用計算機網路功能，才可實現電子檔案的管理。所以，使用網際網路的同時，相應的安全隱患也會隨之產生。作為非常重要的機密檔案，其含有的資訊非常有價值。一些黑客正是因為掌握這一點，才會對相關的網路系統進行惡意的攻擊，對資訊進行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是資訊保安問題。
***二***無法追溯檔案的原始性問題。傳統的檔案管理是實行紙質檔案管理，可通過分辨字跡和紙張等特徵來體現檔案的原始性。而一旦紙質檔案向電子形式轉變，就喪失了這些屬性和特徵。其形式的生成是由實態檔案向虛擬檔案轉變，其生成的狀態和接收及傳輸的狀態是一致的，既是複製的，又是原始的，這將無從追溯電子檔案的原始性。所以在電子檔案管理中，一個非常重要的問題，就是原始性問題。
***三***很難辨別檔案的真實性問題。傳統的紙質檔案往往是通過相關的紙張及個人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個人特質的顯著特徵。由於材料有著完全一致的特徵和形式，對辨別材料的真實性留下了很多的疑問和困難。
***四***無法確認檔案的完整性問題。傳統的紙質檔案往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障檔案的完整性。而目前的電子檔案形式因為無據可依，則不能對檔案的完整性做出保障，並形成了一定的障礙，不能對檔案的形成進行有效管理。
四、提高電子檔案管理的策略
***一***採取切實可行的資訊保護措施。首先，應採取完善的措施，做好單位內部檔案儲存的保密工作，對外來病毒的侵害做出有效的抵抗。其次，應維護好單位內部網路系統，通過對相應的專業人士的聘請，或者是成立專門的網路維護部，對單位內部的網路資訊保安進行定期的檢查，加強維護資訊保安。另一方面，如果有異常或問題出現，需採取相應的防範措施，降低危險係數，抵禦外來侵害。此外，還應進一步提升電子檔案管理人員的操作技能，把好資訊保安的第一關。
***二***制定嚴密、科學的電子檔案工作的規範和標準。不規範的操作流程和工作標準，直接導致電子檔案管理中大量問題的存在。所以，使電子檔案管理效率得到提升的有效途徑，就是制定一套切實可靠的嚴密而科學的檔案工作的規範和標準。單位應根據電子檔案管理的特點和型別，對電子檔案管理制定完善的工作標準。同時對管理人員實行嚴格的監督，要求其在操作過程必須依據工作標準流程進行。一方面，可以對管理人員的行為進行規範;另一方面，也使電子檔案的管理效率得到切實的提升。為使工作標準真正落實到位，還需制定相應的獎懲制度，獎賞和肯定那些高效實行工作標準和操作流程的人員，懲罰那些與規定標準不符合的操作人員，進而使檔案管理的效率得到提升。
***三***提高檔案人員的綜合素質。檔案的管理效率和單位檔案管理人員的綜合素質息息相關。正是由於管理人員工作上的疏漏才使電子檔案管理中出現大量的問題。產生這些問題的原因，主要是由於檔案管理人員不具備較高的職業素質和專業技能，所以非常有必要使檔案管理人員的綜合素質得到切實的提升。單位內部應定期組織培訓，提高檔案管理人員的水平，鞏固他們的專業技能，並使他們的工作態度得到端正。管理人員在培訓的過程中，還可研討工作中存在的障礙和遇到的實際問題，共同尋找解決問題的方法和對策。同時，為了進一步激勵檔案管理人員的工作積極性，還應儘可能地為他們提供各種晉升的機會，使他們能夠全身心的為單位服務，進而提升單位的檔案管理工作水平。
總之，雖然電子資訊科技在檔案管理中發揮了重要的作用，但是由於電子資訊科技本身存在的問題，使得電子檔案管理中仍有一些問題存在，這就要求我們不斷規範電子資訊檔案管理的技術水平，為我國電子檔案管理事業做出積極的貢獻。
參考文獻：
[1]王強. 電子檔案風險管理研究[D].吉林大學，2007.***5***
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[3]張文亮. 關於電子檔案管理的思考[J]. 雲南檔案，2008，***9***.
篇二
家庭檔案及其管理
《中華人民共和國檔案法》第二條規定了法定檔案的範圍："本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄"。這裡"所稱的檔案"，從所有權的形式而言有三種，即儲存在黨政機關、工團組織以及國有企業事業單位的檔案室及全國各級各類檔案館的檔案，集體所有制單位及組織儲存的檔案，公民個人儲存的檔案。後兩部分中對國家和社會有儲存價值的部分也屬於法定檔案的範圍。
家庭檔案，即我們通常講的個人檔案，套用上面的定義，就是指過去和現在的個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。略舉兩例。
1. 2001年3月媒體報道的有關上海市民楊氏老太太的賬本。據中央電視臺《東方時空百姓故事》報道：上海某一市民家庭，僅有小學文化程度的女主人楊氏從1965年起，連續35年不間斷地記錄家庭的經濟支出情況。從小到一分、幾分錢的縫衣針、鈕釦，大到上百元的手錶、自行車，從70年代的老"三大件"，到80年代的新"三大件"***十四英寸黑白電視機、收錄機、錄影機***，再到90年代的購房、保險消費，記載完整、詳備，全方位地反映了一戶普通上海市民家庭的30多年的經濟狀況與社會變遷。楊氏老太太在35年間共記錄了21個本子，多數為當時小學生學習使用的練習本。這些練習本本身就充滿了鮮明的時代印記，具有極高的歷史與文獻價值。中國革命歷史博物館獲悉後，多次派人專程從北京去上海同楊家洽談轉讓事宜，但因某種原因而未達成轉讓協議。後又有連續報道：楊家把這21個賬本無償捐獻給國家有關部門，併入選由中宣部、中國革命博物館舉辦的"肩負人民的希望---紀念中國共產黨建黨八十週年圖片展***2001***"。這些賬本無疑屬於家庭檔案的範圍，而且屬於法定檔案的組成部分①。
2. 2001年6月2日《文匯讀書週報》報道的江西流坑村族譜材料。流坑村位於江西省撫州地區，始建於五代南唐。現有居民4000餘人***全村人90%以上為董姓***。流坑村由於交通閉塞，長期與外界隔絕，至今儲存了大量的古文化遺蹟。20世紀90年代才被外界"發現"。它有著輝煌的過去：宋元明中進士者達33人，其中文、武狀元各一人;出仕者上自宰相，下至知府、教諭的達200多人。流坑村數百年來，修譜傳統連綿不斷。董北榮儲存的明萬曆年間刊印的董氏族譜被專家譽為國寶。當然，這樣的家族檔案我們也應把它納入家庭檔案的範圍之內。
我認為，家庭檔案中只有一小部分屬於法定檔案，但上述二例無疑屬於法定檔案的範圍。所謂法定檔案，就是要受《中華人民共和國檔案法》調整的，或者說要受《中華人民共和國檔案法》管轄的檔案，其前提是對國家和社會具有儲存價值。而絕大部分家庭檔案不在法定檔案之內。
家庭檔案的範圍
家庭檔案的範圍可謂無所不包，範圍極大。從本質上說，一個家庭出於某種目的，把家庭成員各個階段獲得的證書、照片，所寫的日記、作品，家庭經濟活動中形成的購貨、支付憑證或與其他家庭及單位***如銀行等***簽訂的合同及協議，獨生子女從出生到上學到就業各個階段的成長記錄等集合起來就構成了家庭檔案。1998年8月《瀋陽日報》刊登了一篇題為《七旬老人與八十萬字的家庭檔案》的報道，詳細介紹了老人為全家老少三代18口人建立25卷、80萬字家庭檔案的故事②。2002年12月初中央電視臺和晶主持的《實話實說》又以家庭檔案為題製作並播出了一期專題節目。從目前的情況看，家庭檔案的範圍大致包括如下六大類。可概括為：
1. 證書類：獲獎證書***榮譽證書***、學歷證書、畢業證書、肄業證書、專業證書、合格證書、專業技能合格證書、結婚***離婚***證、軍人犧牲證書、革命烈士證書、房屋產權證、土地使用權證、准考證，隨身攜帶的身份證、工作證、駕駛證、高齡老人證，標明持證人職業身份的如記者證、教師證、執業醫師證、軍官證、註冊會計師證、證券分析師證等。
2. 照片類：①個人各個階段的生活照、證件照;②結婚照、訂婚照;③各個階段的全家福;④不屬於本家庭的其他各類照片***如從文物或舊商品市場收購的舊照片***。
3. 發票及附件類：①日常用品購貨憑證及發票;②耐用消費品***如：家用電器、汽車、傢俱等***的購貨憑證及發票;③購房及裝修、保險及醫療憑證及發票。家用電器一般都附有使用說明書，可一併收集。
4. 收藏***實物***類：郵票、錢幣、票證***如：糧票、油票、股票及其認購證、債券、戲票及劇情介紹等***、舊報、書刊、古籍、字畫、圖片、火花、煙盒、煙具、戲衣、鞋帽、鐘錶、算盤、腳手爐、瓷陶器、傢俱、奇石、年曆等。
5. 家史類：祖先遺物及家譜或族譜等。
6. 綜合類：個人日記、學習筆記、備課講義、作品手稿、贈書贈刊及其剪貼件、家庭日常支出明細記錄、獨生子女出生後各個階段的體檢與體測記錄，上學期間各科成績報告單與有代表性的試卷、練習本、作文字及其他相關材料。
上列家庭檔案的範圍雖然已不小，但遠未窮盡。一方面，此家庭與彼家庭存在巨大差距，三口之家這樣的社會核心家庭，與四世同堂甚至五世同堂擁有三四十口人組成的大家庭或家庭不可同日而語，它們相應形成的檔案範圍自然也不能等量齊觀。另一方面，隨著我國改革開放政策不斷深入和拓展，社會轉型的加劇，家庭形式及其功能的多樣化，家庭檔案的內容和形式也會發生相應的變化。但可以肯定，家庭檔案的範圍必將進一步擴充套件和延伸。
家庭檔案的管理
家庭檔案的管理，一般也可參照檔案室或檔案館的做法，應實行分類管理。但這種分類，要突出其實用性，要根據每個家庭的實際情況有針對性地進行③。每戶家庭的檔案數量有多有少，形式千差萬別，類別的設計當然也不會一致。上面列舉的範圍，是根據當前城市居民家庭一般情況，並結合某些市民開展收藏的實際而設計的。每個家庭可以根據各自的狀況適當增減。如沒有進行收藏實踐的家庭，或沒有家史類材料的家庭可以不設四、五類。若有的家庭還有特色的材料***姑且稱之***可增設一、二類，但類別不宜設的太多。
分類以後，第二步的工作是劃定不同材料的保管期限。按上列材料的類別，第1、2、4、5類的材料應永久或長期保管。各類證書是一個人學習、工作、生活的直接記錄，也是一個人取得成就與否並被社會或國家認可與否的表徵。房產證則是國家有關部門頒發給房屋所有人，標誌持證人合法擁有該處房產的憑證及依據。家庭成員的各類照片是這個家庭及其成員生活、工作、學習並在生活、工作、學習中成長、成熟及其與同事、朋友交往的形象記錄，對這個家庭來說有相當的儲存價值，也是家庭檔案的重要構成之一。第4、5類家庭檔案的重要性更是不言而喻的。家史類檔案文獻往往是歷盡千難萬險後的劫後遺存，極其珍貴。真正需要確定不同保管期限的是第2、6類家庭檔案。家庭發票檔案中日用雜品類發票，價值較低且量大，儲存一年左右即可銷燬，但這類發票也有例外，如高壓鍋，通常使用年限為8年，其購物發票也應相應儲存8年;耐用消費品類發票因所購商品價值較高，從數千元到數萬元不等，這類商品的發票應儲存至該物品過期被自然淘汰或處理止，可儲存七八年到十餘年不等;購房保險及醫療類發票則應長期儲存。綜合類中各類材料重要程度不一，且同類材料在不同的家庭中價值認同也不一致。一般而言，個人日記、作品手稿及獨生子女各個階段的體檢報告單、學習期間的成績報告單應長期保管。其他的可定期處理。
第三步是準備各類裝具及卡片。裝具包括信封、檔案袋、鐵夾、回形針、紙盒、塑料盒或木箱、抽屈等。發票可分別裝入標有"短期"、"定期"、"長期"或"永久"字樣的信封，醫療類發票及材料按家庭人口的數量分組放入"長期"號信封，每個信封中的發票用回形針別緊，集中放入抽屈或塑料箱。證書及家史類檔案分別放入檔案袋，並在袋上標明成分，入藏櫃子或大櫥。照片類家庭檔案可利用原有基礎，集中存放。綜合類家庭檔案中的試卷、成績報告單可裝訂並配卷皮存放;個人在書報刊上發表的作品可剪貼立卷保管，專著或其他書籍類作品以原件入藏。其他的材料視情況及價值而定。收藏類實物，有條件的家庭可上架陳列，併為每件藏品建立檔案，把相關內容登記在卡片上***入藏時間、轉讓人、獲取地點、轉讓價格、鑑定情況及圍繞藏品的流傳故事等***，並將全部卡片存入卡片盒。□
參考文獻：
①蔣衛榮法定檔案及其管理，《山西檔案》2002，***1***。
②劉守華用家庭檔案梳理我們的生活，《中國檔案》2002，***10***。
③陳兆礻吳、和寶榮主編，《檔案管理學基礎》，中國人民大學出版社，1996。
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