解析電算會計記賬方法

　　在電算化會計資訊系統中，電子賬套是由相互關聯的一系列財務資料庫檔案組成的集合體。所有的會計資料和會計資訊都必須以資料庫檔案的形式存在，例如未記賬憑證和已記賬憑證就分別儲存在“臨時憑證庫檔案”和“正式憑證庫檔案”之中。在電子賬套中，記賬是一項最為關鍵的資料處理功能，是憑證資料在不同資料庫檔案之間的自動傳遞和更新，不再是手工會計對憑證資料在賬簿上的重複轉抄。而現行的各種會計軟體中具有的模擬記賬、實時記賬、成批記賬、跨月記賬和恢復記賬幾種功能又是記賬過程發生這一根本性變化的前提和基礎。

　　一、電算會計的實時記賬方法

　　實時記賬是指電子賬套中的記賬憑證不經稽核就能直接記賬。對於新增的記賬憑證，一旦儲存就會立即記賬，所以實時記賬每次只能登記一張憑證。從實時記賬的實質來看，憑證處理過程不僅省略了稽核簽字這道手續，還將憑證記賬和儲存這兩個過程合二為一。這樣一來，凡是進入電子賬套的記賬憑證都是已記賬憑證，不需經過“臨時憑證庫檔案”就直接儲存在“正式憑證庫檔案”之中，制單人也就成為已記賬憑證中會計資料的最終責任人。這種記賬的關鍵是能夠對在結賬過程中***有的會計軟體在結賬模組中嵌套了機制憑證功能*** 自動生成的機制憑證進行實時記賬，從而不中斷整個結賬過程並能連續期末機制憑證。實時記賬雖然流程簡單、操作方便，但由於不對記賬憑證進行稽核簽字，而有悖於會計人員相互制約的原則和要求，同時對錯誤憑證只能進行有痕跡修改而不能徹底刪除。大家知道，記賬憑證是電子賬套處理會計資料的起點，使用者只有充分利用會計軟體提供的自動稽核和人工稽核功能共同對記賬憑證進行全面的稽核，才能保證電子賬套中會計資訊的正確性和可靠性。為此，建議現行會計軟體改版升級時對這種記賬功能加以改進。

　　二、電算會計的模擬記賬方法

　　模擬記賬可以使使用者預先就知道電子賬套中所有未記賬憑證在正式記賬之後的資料結果，所以又被稱為預記賬。由於模擬記賬針對的是未記賬憑證，因此儲存在“臨時憑證庫檔案”中的所有憑證，不論其是否已經稽核簽字，是本月還是上月的，也不管是哪個操作員填制的，都可以進行模擬記賬。模擬記賬的結果只能供使用者臨時瀏覽檢視，而不能在電子賬套中長久儲存和呼叫，這和具有轉移憑證、傳遞資料和更新資料三大功能的正式記賬不同。這樣，通過模擬記賬的憑證仍然屬於未記賬憑證而繼續儲存在“臨時憑證庫檔案”之中，這正是有的會計軟體***例如安易軟體***將模擬記賬功能與未記賬憑證的其它操作模組整合在同一個主選單中的原因所在。雖然模擬記賬沒有真正處理未記賬憑證中的資料，但這一記賬功能卻能夠對未記賬憑證進行及時彙總和試算平衡，防止錯制、重製和漏制憑證，而且有助於實現預算控制和賬簿記賬前後的對照分析等工作。

　　三、成批記賬方法

　　從表面上看，成批記賬一次能夠將多張未記賬憑證交叉立體同時登記入賬，但它與實時記賬的根本區別在於憑證必須經過稽核簽名後才能進行記賬，而不是一次能夠登記記賬憑證張數的多少。也就是說，只要是憑證要求稽核簽字後才能記賬，即使一次登記一張記賬憑證也屬於成批記賬。現行會計軟體對進入電子賬套的記賬憑證雖然可以從借貸平衡、憑證型別、時間順序和內容完整等方面進行自動稽核，但無法預防像數字序列、方向顛倒和借貸同時多記或者少記等這類憑證錯誤。為了保證電子賬套中會計資料的正確性和合法性，不論是使用者錄入的手工憑證還是自動生成的機制憑證都必須作為未記賬憑證先儲存在“臨時憑證庫檔案”之中，等待相關人員進一步稽核。一旦發現其中的未記賬憑證有錯誤，使用者就能及時進行無痕跡修改，同時還可減少不必要的資料儲存;稽核無誤的憑證經過簽字後仍然要返回存放在“ 臨時憑證庫檔案” 之中，只有經過成批記賬才能轉移到“ 正式憑證庫檔案” 之中。由於成批記賬具有工作效率高、控制環節多和資料責任明確等優點，因此，它成為各種會計軟體都具有的最基本的記賬功能。

　　四、電算會計的恢復記賬

　　恢復記賬能夠將已記賬憑證及其資料還原到記賬前的狀態。這種反記賬功能不僅要把記賬憑證從“正式憑證庫檔案”返回到“臨時憑證庫檔案”中，而且要把當時記賬過程中傳遞和產生的所有資料從相關資料庫檔案中徹底登出。可見，全面準確地保留記賬線索是會計軟體實現恢復記賬的關鍵技術，現行的會計軟體主要有“最近一次記賬前狀態”和“本月月初狀態”兩種恢復形式。恢復記賬功能雖然具有避免錯誤憑證被登記入賬、解決病毒導致的賬證不符問題、重新進行意外中斷的記賬過程等優點，但同時又會給電子賬套帶來了新的財務風險。因此，現行會計軟體對該功能通過隱藏***使用時再啟用***和專人負責***如賬套主管***等方式進行了嚴格管理。權衡恢復記賬功能的利弊，鑑於已記賬憑證的錯誤還可以採用紅沖和調整方法進行有痕跡修改，筆者建議會計軟體中最好還是不要設定這種記賬功能。

　　五、電算會計的跨月記賬

　　會計工作要求日清月結，但在會計實務中使用者可能會由於種種原因而不能按期結賬。如果等到本月記賬憑證全部記賬和結賬後，使用者再來進行各項輔助賬務管理和編制完整的會計報表，就會造成日常會計工作的大量積壓。現行會計軟體提供的跨月記賬功能允許使用者在上月未結賬的情況下，照常將本月錄入的記賬憑證及時進行記賬。在電子賬套中，所有記錄經濟業務的資料庫檔案都可以按時間先後進行索引排序，記賬憑證只要日期屬實，其記賬遲早並不會影響相關資料庫檔案的正確性，會計軟體能夠自動按照憑證日期有序地傳遞和更新賬套資料。由於本月一旦結賬將不能在本月再輸入記賬憑證，也就是說，只要本月未結賬還可以繼續進行憑證處理，因此，跨月記賬功能使得一個電子賬套同時擁有幾個活動會計期間，這樣不僅給日常賬務處理工作帶來了便利，也給年度審計調賬提供了極大的方便。同時，為了防止濫用跨月記賬功能而將會計工作一推再推，會計軟體應該要求跨月記賬不能超過兩個月。