採購師職稱論文
採購管理是對採購業務過程進行組織、實施、規劃和控制的管理過程,下面是小編整理的，希望你能從中得到感悟!
篇一
淺談企業詢價採購
[摘 要] 詢價採購也叫比質比價採購，是企業常用的採購方式之一。本文針對在詢價採購中容易出現的問題，提出企業在進行詢價採購時應注意的一些問題。
[關鍵詞] 企業 詢價採購
詢價採購，是指只考慮價格因素，要求採購人向三家以上供應商發出詢價單，對一次性報出的價格進行比較，最後按照符合採購需求、質量和服務相等、報價最低的原則確定成交供應商的方式。這種方式操作簡單、隨意性強、能快速實現採購、有效降低採購成本，是企業採購常常採用的採購方法。
然而，由於對詢價採購在認識及操作上存在誤區，許多企業在實際採用過程中容易出現一些不規範的做法：
第一,詢價缺乏嚴密的內部控制。許多企業在採用詢價採購時，把詢價物件的選擇權、詢價權直接賦予採購員，由採購員進行詢價，然後根據詢價結果選出報價最低的供應商報採購負責人審查後施行。這樣的做法，因缺乏監督和內部牽制，極易出現舞弊情況，採購員有機會隨意更改任何一家供應商的報價，或者給有關供應商“通風報信”。
第二,對詢價物件的選擇沒有標準。因為對詢價物件的選擇沒有標準，採購員可以向和自己關係好的供應商詢價;可以向和企業有過採供關係的供應商詢價;可以向企業周邊的中間商詢價;可以向遠端的生產廠家詢價。不同的供應商，報價差距是相當大的，尤其是中間商的報價和生產廠商的報價會有很大出入。
第三,對詢價物件的選擇方法隨意性大。採購員或因為簡化工作、圖省事,或以為詢價採購就是貨比三家,只要邀請三家以上的合格供應商即可,甚至認為自己想邀請哪三家就邀請哪三家,對供應商不是隨機選擇而是隨意選擇,詢價方法的不規範導致被詢物件的報價不能接近市場上的最低價格水平。
第四,確定成交供應商的標準單一，僅以價格考量。現在不少企業是這樣理解詢價採購的：既然是詢價採購，那誰價格低誰就採購誰的。其實，價格只是確定成交標準中的一個因素，不是唯一因素，確定成交的供應商的標準應該是多樣的，如符合採購需求、服務質量相等、最後才是價格最低。
第五,詢價手段單一。詢價採購往往演變成採用電話採購、傳真採購等方式，儘管這些方式很便捷，但手段的單一使供應商的選擇面很窄，讓一些有實力、報價低的供應商因不知道企業的採購需求而沒有參與報價，使企業喪失了低價採購的機會，也使企業喪失了獲得質優價廉的產品的機會。
以上這不規範的做法，往往導致企業詢價採購效果不理想，甚至達不到詢價採購的目的，因此，要正確的使用詢價採購、發揮詢價採購簡單易行、便於操作、節約採購費用等優勢，企業除了要建立和嚴格執行詢價採購程式以外，還應該注意以下問題：
一、建立嚴密的內部控制制度
內部控制要貫徹以下原則:***1***分權原則。擬定詢價函、實施詢價、簽訂合同等工作要由不同的人員擔任;確定詢價物件和確定成交供應商要由詢價小組集體確定。***2***制原則。同一採購標的要有不同的詢價人同時詢價,平行進行;***3***獨立詢價原則。詢價人在詢價採購時要獨立進行，任何人、任何單位不得干預詢價工作。***4***明確詢價人的工作程式、工作方式和工作紀律。
二、制定好詢價函
詢價函是採購人對採購標的的具體描述，是供應商切實報價的基礎，應當包括但不限於以下幾個方面:物資採購清單;技術要求說明;付款條件;交貨時間和交貨地點;報價截至時間;報價要求;售後服務、質保期;供應商的資質證明等。但在編制詢價函時,不得設定有排斥潛在供應商的條件。
詢價函載明瞭這些資訊，供應商接到函後對採購的標的有一個全面的瞭解，使之報價符合企業要求。
三、規範參詢價物件的資格標準及選擇方法
對於詢價物件的資格標準，企業可以參照《政府採購法》中關於供應商的規定，從履約能力、供應實力、誠信和售後服務等幾方面加以規範。
對於詢價物件的選擇方法,應該先選出符合條件的供應商，然後從這些供應商中隨機選擇,防止詢價人憑關係、憑感覺進行詢價。
四、做好詢價工作
詢價是整個詢價採購的核心工作，是詢價採購成敗的關鍵。在這個階段，詢價人要做到:選擇符合資格條件的供應商並向其傳送詢價函;只接受供應商的一次報價，這個報價是不能再行更改的;只接受在詢價函中規定的截止時間內的報價;公開所有符合條件的報價，集體決定供應商的選擇，在決定成交的供應商時，可採取少數服從多數的辦法，以多數成員的意見做出決定;在審閱、評價時要按照事先規定的原則、標準、辦法進行，確保評價辦法一致。
五、不單純以價格取捨供應商
確定成交供應商應採用符合要求、質量和服務相等、報價最低的綜合標準，不能單純地只看價格。價格只是詢價中的關鍵因素，絕非惟一因素，要走出“低價位”誤區，因為低價格可以通過犧牲產品質量和售後服務來達到，要理性地對待價格問題。
六、搞好詢價監督
企業的紀檢、監察、審計詢價的監督機構，應監督詢價採購的各個環節是否按規定的程式運作;在供應商選擇和供應商評定等敏感環節是否有舞弊行為發生，最後確定的成交價是否合理等;對於舞弊行為，要做好事前預防、事中監督、事後的查處工作。
總之，詢價採購雖然能降低採購成本、實現快速採購、簡便易行，但是，由於其沒有嚴格的操作程式，詢價隨意性很大，在採用時容易出現一些影響詢價效果的情況，因此，企業在使用過程中要高度關注一些關鍵問題，才能使詢價採購達到預期的效果。
參考文獻:
[1]張棟天:《詢價採購的五個“注意事項”》，實踐探索欄目，2006年2月13日
[2]《中華人民共和國政府採購法》，2002年6月29日第九屆全國人民代表大會常務委員會第28次會議通過
篇二
採購系統需求分析
【摘 要】隨著公司的飛速發展，採購物資的品類越來越多及採購金額越來越大，公司管理高層對採購成本控制能力、採購過程監管體系建設、採購資訊化建設等均提出了更高的期望與要求，希望採購工作能更加陽光、實效、專業、可控。
【關鍵詞】採購系統;目標分析;功能需求;控制
1.專案需求與分析
1.1專案需求背景
隨著集團公司的飛速發展，採購物資的品類越來越多及採購金額越來越大，公司管理高層對採購成本控制能力、採購過程監管體系建設、採購資訊化建設等均提出了更高的期望與要求，希望採購工作能更加陽光、實效、專業、可控。採購部各業務科室也需要行之有效的採購談判輔助工具。
1.2專案目標分析
為實現各種採購模式的電子資訊化管理和運作，使採購中的各個環節和流程與資訊科技完美結合，從而使一般業務人員可以輕鬆操作，大幅減輕業務人員的負擔。公司通過統一的系統平臺，建立內部部門***採購部、物資公司、財務部***之間的溝通環境，協同工作，提高工作效率。具體目標表現在以下幾個方面：
***1***建立面向集團公司內部的採購業務管理平臺，提供統一規範的採購業務流程服務於公司採購管理，建立集中採購平臺，實現網上採購招標管理、詢比價採購管理、實現競爭性採購。
***2***建立供應商資訊庫管理，實現對供應商的評估等，通過系統自動實現對供應商的選擇。把廠商生產提前管理起來。
***3***建立採購價格管理庫，收集近兩到三年的採購最高單價、採購最低單價、採購平均價，根據歷史資料加上對市場的分析可以為再次採購作資料支援。
***4***建立合同管理庫，可跟蹤合同執行情況，到貨情況，結算情況，通過系統可以方便的進行各年份，各型別的合同管理及合同查詢。
***5***建立訂單管理庫，可對採購業務相關資料進行實時的查詢、統計、分析，為採購管理決策提供及時準確的資料依據， 可展示記錄整個採購業務流程的各個環節資料，使採購業務過程陽光透明。
***6***建立動態的採購業務監管體系，將採購管理制度與採購管理平臺相結合，使制度得到真正的落實，監督管理部門可以在事前、事中、事後對採購工作進行有效的監管。
***7***建立面向供應商的採購交易平臺，提供一個供應商與我公司統一的、高效的採購協同平臺，實現公開、公正、公平的採購管理形象。
2.採購業務流程及分析說明
2.1採購業務流程
圖2-1 採購業務流程圖
2.2流程說明
以上流程圖***見圖2-1***是我公司採購業務主體流程圖，每流程都有審計、法律事務處等檢察部門監督。雖然現有的OA系統可以實現各級次的簽字稽核，但是採購計劃、招標檔案、談判書、合同、訂貨傳真都是分離的，沒有實現流程的環環相扣。
3.系統需求
3.1系統整體框架圖
圖3-1 系統整體框架圖
3.2系統功能需求
3.2.1基礎資料庫
物資編碼是供應資訊化的基礎，是物資批料和物資驗收入賬的依據，為保證物資編碼工作的連續性，確保物資編碼的唯一性和統一性，加快推進供應資訊化程序，提升供應管理水平。物資編碼是每種物資在電子資料環境下的唯一標識，所以為整個供應鏈的連續性，採購系統中的物資編碼應該和供應系統中的物資編碼一致，在物資編碼產生的時候就必須要保證物資名稱、規格、計量單位、計劃單價的正確性。物資編碼貫穿整個資訊化系統。
供應商資訊庫是供應商管理的基礎資料，包括供應商的編號、名稱、聯絡人、電話、傳真、地址、主要經營產品、付款條件、常用付款方式、開戶銀行、銀行帳號和稅務登記號等人才庫是為評標專家做基礎資料，包括公司在職職工的姓名、年齡、學歷、職稱、在職單位、在職工種等資訊。
單價庫是為招標、競爭性談判、詢比價作單價的輔助支援，也是各審計監督部門對價格監控的重要依據。單價庫可以根據管理的需要收集前兩、三年同一物資採購的最高單價、最低單價、平均單價結合目前市場行情的分析，可以實現客觀、公正的採購理想單價。
3.2.2資料模板
資訊化系統中，要實現環環相扣，採購模式的電子資訊化管理和運作，使採購中的招標、競價、詢價理念和資訊科技完美結合，就必須有一些常用的檔案格式模板。把需要經常、反覆使用的檔案提前做好固定的模式，有助於公司對檔案的統一要求，也可以大大的減少業務員在整個採購過程的檔案錄入時間，提高工作效率。例如，每次招標都需要招標檔案，每次採購都需要訂貨傳真。
3.2.3計劃
需求計劃資訊匯入系統中，需求計劃在採購系統中根據分類或者是固定的編碼規則自動劃分至各業務員，形成計劃的分類。經過流程審批後形成採購計劃，採購人員就可以從自己的採購計劃中選擇計劃完成談判定價操作。這樣可避免盲目採購、避免部分專案重複採購、避免遺漏、實現採購計劃有效跟蹤等，對採購成本控制非常重要。
大致功能如下：***1***計劃資料匯入系統;***2***可實現對採購計劃資料進行預定的逐級審批，不能越級審批。當此計劃需要修改時，必須根據預定的級次反方向退回，才可以改，稽核以後的計劃不可以有任何許可權的修改。稽核登陸應該有固定登陸密碼加動態口令卡。當此級此稽核完成後，可根據人才庫中的電話號碼，自動給下一級稽核傳送預編的簡訊，及時提醒下一級稽核。到最後一級稽核完成後，向計劃審批發起人返回預編的簡訊，及時的執行此計劃;***3***可實現對採購計劃資料分派、受理等;***4***可實現對採購計劃定價完成狀態跟蹤。
3.2.4採購立項
當採購人員選擇採購計劃***從採購計劃中選擇***後，需要對採購策略進行立項管理，包括採購方式選擇、供應商選擇等，採購策略微偏離必然影響採購執行層面更大的偏離，避免應用不適當的定價方式與不合適的供應商進行商務定價操作，給公司帶來不必要的損失。 大致功能如下：***1***可實現針對採購物資的採購方式選擇;***2***支援從採購申請選擇標的和手工新增標的兩種方式;***3***支援推薦供應商，並可將供應商帶入到採購專案中;***4***根據採購方式的選擇，自動呼叫相應該採購方式的審批模板，自動生成審批表;***5***可實現對審批表資料進行預定的逐級審批，不能越級審批。當審批表需要修改時，必須根據預定的級次反方向退回，才可以改，稽核以後的審批表不可以有任何許可權的修改。稽核登陸應該有固定登陸密碼加動態口令卡。當此級此稽核完成後，可根據人才庫中的電話號碼，自動給下一級稽核傳送預編的簡訊，及時提醒下一級稽核。到最後一級稽核完成後，向計劃審批發起人返回預編的簡訊。
3.2.5招議標
滿足對於密封招標的採購業務需求，招標過程的供應商選擇可以支援多種方式，邀請、公開，圍繞招標採購的各個環節，均設定了相應的控制點，便於進行過程管控，供應商可以線上投標，並且可以隨時瞭解到供應商投標的狀況，建立招標檔案資訊庫，方便事前、事中、事後查詢及審計。
大致功能如下： ***1***招標公告發布：可以釋出招標公告，徵集供應商;***2***呼叫標書模板，自動生成招標檔案。包括：招標公告、投標人須知、貨物需求一覽表、技術說明、其他說明、檔案格式、合同條款、修改與澄清公告等。貨物需求一覽表必須是與計劃相關聯，通過在招標檔案中輸入物資編碼自動生成名稱、規格等，節省錄入時間，避免錄入錯誤，形成招標物資明細。原則上貨物需求一覽表數量不能大於物資採購計劃數量;***3***招標檔案維護：招標人在截標時間之前可以對釋出的招標檔案進行修改、澄清和補充等管理;***4***線上售標：會員供應商查閱了招標公告書後，可以線上購買標書;***5***公開招標：招標檔案和公告向所有供應商開放，所有供應商都有參與競爭的平等機會;***6***邀請招標：只邀請部分經過資格預審的供應商參加投標;***7***線上投標：投標人可以線上提交投標檔案，在截標時間以內，投標人可以修改/補充/撤回投標檔案;***8***開標準備：發起人可以後臺檢查各招標檔案是否形成，參加招標供應是否已經登陸，各評委是否已經登陸到位。***9***線上開標：投標書設有投標口令，開標時現場輸人口令方能開標;***10***專家評標：經過授權的評標專家經過身份認證後，可以線上閱讀標書、提交評標意見。評標意見自動彙總，並經過系統自動判斷，按照預的評標標準形成評標結果和授標意見;***11***提交評標結果：專家對每份標書的評標結果由發起人或者評標小組組長彙總提交系統，系統整體判斷所有的投標，自動形成授標意見二;***12***中標稽核：對形成的授標意見進行稽核存檔，監督管理部門可以在事前、事中、事後對採購工作進行有效的監管;***13***財務管理：標書收費管理、投標保證金管理、履約保證金管理;***14***招標結果查詢：結束的招標專案其結果會在歷史招標專案中公佈。有許可權的客戶可以查詢所有已經結束的招標專案的情況。
3.2.6詢價
為了滿足小規模、低價值物資採購時間上的要求，同步需要網上詢價系統。該系統可在客戶允許的情況下，對多個供貨商***通常至少3家***的網上提交報價進行比較，以確保在最短的時間內，為客戶採購到質優價廉的物資。
大致功能如下：***1***自動生成詢價檔案;包括貨物需求一覽表、報價人需知、技術說明、其他說明等。貨物需求一覽表必須是與計劃相關聯，通過在招標檔案中輸入物資編碼自動生成名稱、規格等，節省錄入時間，避免錄入錯誤，形成招標物資明細。理論上貨物需求一覽表數量不能大於物資採購計劃數量;***2***通過供應商管理庫向供應商以簡訊或者郵件方式傳送報價邀請;***3***通過專家庫組成詢價小組，通過簡訊方式通知專家;***4***供應商在接到邀請之後，在規定時間內上傳各種商業、技術要求承諾書，同時系統自動返回本次報價口令;***5***供應商在獲得口令後，在規定時間報價，超過規定時間，本次報價口令作廢，供應商中只能一次性報價，報價後不能修改;***6***系統根據預設的評定標準，自動生動初次詢價評定表;***7***審批完成後，系統自動生成物資採購定價表。
3.2.7競爭性談判
競爭性談判是物資採購的重要組成形式，也是經常使用的物資採購方式。在物資採購系統中增加競爭性談判模組有助於減少公司採購成本，提高採購效率。
大致功能如下：***1***自動生成談判檔案;包括貨物需求一覽表、供應商需知、技術說明、其他說明等。貨物需求一覽表必須是與計劃相關聯，通過在招標檔案中輸入物資編碼自動生成名稱、規格等，節省錄入時間，避免錄入錯誤，形成招標物資明細。理論上貨物需求一覽表數量不能大於物資採購計劃數量;***2***通過供應商管理庫向供應商以簡訊或者郵件方式傳送談判邀請***不少於三家***;***3***通過專家庫組成談判小組，通過簡訊方式通知專家;***4***供應商在接到邀請之後，在規定時間內上傳各種商業、技術要求承諾書，同時系統自動返回本次談判口令;***5***供應商在接收談判口令後，在規定時間向談判小組發出會話請求，在談判小組同意請求後開始談判;***6***各供應商與談判小組之間的會話可以在談判小組同意後進行會話合併;***7***各供應商與談判小組的會話記錄儲存預時間;***8***談判小組可以收回本次談判檔案，上傳修改後的談判檔案，組織下一次談判，供應商在收到修改後的談判檔案可以決定是否再次進行談判;***9***談判小組在談判結束後，談判小組要按照談判預設的評定標準，對供應商提交的報價進行評審，確定成交候選人名單;***10***審批完成後，系統自動生成物資採購定價表。
3.2.8採購合同
對於網上採購的專案，授標稽核流程完成後，可根據合同模板生成採購合同，然後進行合同審批。對於未在系統中定價的採購專案合同，也可以手工錄入合同。同時合同中重要的事件提醒也可以通過系統輔助完成，對於合同執行過程中重要資訊的錄入，可考慮由供應商或採購方人員錄入。
大致功能如下： ***1***在採購系統中定價的採購專案，在系統中通過合同模板自動生成採購合同。合同數量原則上不能大於系統自動生成的定價表中的數量。***2***可實現對合同資料進行預定的逐級審批，不能越級審批。當合同需要修改時，必須根據預定的級次反方向退回，才可以改，稽核以後的合同不可以有任何許可權的修改。稽核登陸應該有固定登陸密碼加動態口令卡。當此級此稽核完成後，可根據專家庫中的電話號碼，自動給下一級稽核傳送預編的簡訊，及時提醒下一級稽核。到最後一級稽核完成後，向合同審批發起人返回預編的簡訊。***3***合同錄入管理：沒在採購系統中定價的採購專案，手工錄入合同相關主要資料。***4***合同事件提醒：合同執行過程中對採購人員的合同事件提醒***包括到期提醒等***。 3.2.9訂單
***1***自動生成訂貨傳真，呼叫訂單模板生成訂貨傳真，也可以使用合同稽核後自動生成訂貨傳真。兩種方式應該並行存在，大綜物資可以使用合同稽核後自動生成訂貨傳真，合同的物資需求一覽表真接合併到訂貨傳真中;***2***常用物資，年度合同、代儲代銷合同，可以呼叫訂單模板，直接從物資採購計劃中合併所需採購的物資，原則上訂單數量不能大於計劃數量，訂單自動查詢最近一次簽訂的此物資合同，自動從合同中取採購單價;***3***訂單審批;可實現對訂貨傳真資料進行預定的逐級審批，不能越級審批。當此訂貨傳真需要修改時，必須根據預定的級次反方向退回，才可以改，稽核以後的訂貨傳真不能有任何許可權的修改。稽核登陸應該有固定登陸密碼加動態口令卡。當此級此稽核完成後，可根據專家庫中的電話號碼，自動給下一級稽核傳送預編的簡訊，及時提醒下一級稽核。到最後一級稽核完成後，向訂貨傳真審批發起人返回預編的簡訊，及時的執行此訂貨傳真;***4***訂貨傳真統計分析。
3.2.10供應商管理
供應商管理模組可實現線上的供應商註冊、准入審批，供應商資質檔案管理，供應商查詢，供應商等級，供應商的淘汰、供應商黑名單等功能。
圖3-2 供應商管理流程圖
3.2.11專家管理
***1***專家類別及檔案，對專家類別進行統一設定管理。可對評標專家進行維護管理，包括新增、修改、刪除。***2***並可對專家的專業類別進行維護，可根據相應該的物資類別，系統自動篩選。***3***專家簽到、打分：專家線上簽到，評標專家可通過選單進行評標打分。
3.2.12資料查詢分析
統計分析模組提供系統的各種統計報表：平臺應用情況統計、採購專案統計、節支統計、採購明細統計、供應商中標情況統計、全年計劃金額統計、計劃完成率、到貨率統計、同比採購增減情、環比採購增減情況等統計分析。報表結合圖形分析模式。
3.2.13系統維護
系統維護是系統的基礎資料、基礎設定、基礎配置的維護中心。具體表現為：***1***各種資料庫維護，特殊許可權操作，實現對各種資料庫中的資料增加、刪除、修改。例如增加物資編碼、修改專家職稱等。***2***各種資料模板維護，特殊許可權操作，針對各種模板進行修改，例如合同增加條款、訂貨傳真增加物資欄目等。***3***組織人員管理，人員調動後，系統必須根據調動情況對該人員作相應的調整。特殊許可權操作。***4***許可權維護，在系統中不同的工作有相應的許可權，例如：業務員對計劃有編制許可權，但是不能有稽核許可權。人員調整後，許可權也要作相應的調整。***5***審批流程維護，可能在公司的發展中，會增加審批流程，例如，以前分管領導稽核可以實施，但現在要主管領導和分管領導一起審批才能實施，這時就需要增加一級審批。***6***資料介面，採購系統與OA資料介面、與簡訊資料介面、與郵件資料介面、與網站資料介面。***7***操作日誌，日誌在軟體執行階段都起著非常重要的作用。開發人員通過日誌輸出的除錯資訊來快速定位程式中的BUG;在軟體執行階段;日誌資訊除了可以幫助定位軟體BUG之外，更主要是被系統管理員用來診斷系統執行故障。
4.總結
採購系統能夠實現從物資需求計劃上報開始，經過招標、詢價、競價到採購、財務、專家庫、供應商庫管理等環節的整個物資管理流程，使其環環相扣，完成自動化的資料生成，實現點對點、點對多的資料交換。使招標採購流程中的標書製作、合同製作、評標打分和價格統計計算，以及中標通知書的製作等日常業務工作全部電子化、流程化、自動化大大減輕了工作人員的手工勞動，提高了工作準確性和規範性。
【參考文獻】
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