各類簽字流程的禮儀

  以下是小編為大家整理的關於,以供大家參考!

  定義:儀式禮儀規定,為了使有關各方重視合同、遵守合同,在簽署合同時,應舉行鄭重其事的簽字儀式。此即所謂簽約。

  簽字的種類

  ***1***從禮儀有角度考慮,一般國家間通過談判,就政治、軍事、經濟、科技等某一領域相互達成協議,締結條約或公約,一般舉行簽字儀式。

  ***2***各地區、各單位在與國外交往中,通過會談、談判,最終達成的有關合作專案的協議、備忘錄、合同書等,通常也舉行簽字儀式。

  ***3***當一國領導人訪問他國,經雙方商定達成共識,發表聯合公報有時也舉行簽字儀式。

  業務部門之間簽訂的協議,一般不舉行簽字儀式。


 

  簽字儀式流程

  一、會談***談判***

  會談是接待中的主要活動內容,應提前做好充分準備:組織好參談人員、明確主談人、備齊會談資料、文具、佈置會談場地。

  會談人員、時間、地點確定後,儘早通知雙方有關人員,工作人員提前到場檢查落實準備情況。我方參談人員應提前一定時間抵達會談場地等候客人,待客人到達後,一一握手問候,工作人員引導雙方參談人就坐,雙方介紹參談人後,即開始會談。

  會談通常採用長方桌或橢圓桌形式,賓主相對而坐。以正門為準,我方***主方***背門而坐,客方面對正門就坐,雙方主談人居中,翻譯坐主談人右側,雙方其他參談人員,按禮賓順序在各自談人左右兩側就坐。

  會談結束後,主方參談人員應將客人送至會談廳門口握手告別。

  二、簽字儀式

  簽字儀式是雙方或多方會談,談判結果的體現,是對外交往中的一項正式活動,要求組織嚴謹,按一定規程實施。

  簽字儀式首先應做好籤字文字的準備,明確簽字人、助籤人和參加簽字儀式的人員。其次是準備簽字文具,佈置簽字會場。提前通知雙方有關人員,簽字儀式的時間和地點。

  簽字廳一般掛橫幅,設長方桌,桌上擺簽字文字、簽字筆、吸水紙;如掛國旗,以面對會場為準,右側為客方國旗,左側掛我國國旗。參加儀式的人員,以雙方身份高者居中,面對會場,右側為客方人員,我方人員在左側,站於簽字桌背後。

  雙方人員到齊後,雙方簽字人面對本國國旗就坐,雙方助籤人站於各自簽字人一側。由主持人宣佈簽字儀式開始,雙方助籤人負責翻開簽字文字,指明簽字處,簽字人持筆簽字,由雙方助籤人互相傳遞文字,再由簽字人在對方文字上簽字,然後合上文字,雙方簽字人起立,互相握手,交換文字。參加儀式的其他人員同時鼓掌表示祝賀。如安排以紅酒舉杯祝賀,服務人員應在簽字時,先將酒杯送給參加儀式的人員,待簽字完畢交換文字後,及時將酒杯送給雙方簽字人,同時舉杯祝賀。

  宣佈簽字儀式結束後,將客人送至簽字廳門口握手告別。

  三、位次禮儀

  一般而言,舉行簽字儀式時,座次排列的具體方式共有三種基本形式,它們分別適用於不同的具體情況。商務禮儀之各類簽字流程禮儀商務禮儀之各類簽字流程禮儀。

  1.並列式排座,是舉行雙邊簽字儀式時最常見的形式。

  基本做法:

  簽字桌在室內面門橫放;

  雙方出席儀式的全體人員在簽字桌之後並排排列;

  雙方簽字人員居中面門而坐,客方居右,主方居左。

  2.相對式排座,與並列式簽字儀式的排座基本相同。二者之間的主要差別,只是相對式排座將雙邊簽字儀式的隨員席移至簽字人的對面。

  3.主席式排座,主要適用於多邊簽字儀式。

  操作特點是:

  簽字桌仍須在室內橫放,簽字者仍須設在桌後面對正門,但只設一個,並且不固定其就座者。

  舉行儀式時,所有各方人員,包括簽字人在內,皆應背對正門、面向簽字席就座。

  簽字時,各方簽字人應以規定的先後順序依次走上簽字席就座簽字,然後即應退回原處就座。
 

  簽字儀式的準備工作

  在商務交往中,人們在簽署合同之前,通常會竭力作好以下幾個步驟的準備工作。

  第一,要佈置好籤字廳。簽字廳有常設專用的,也有臨時以會議廳、會客室來代替的。佈置他的總原則,是要莊重、整潔、清靜。

  一間標準的簽字廳,應當室內滿鋪地毯,除了必要的簽字用桌椅外,其他一切的陳設都不需要。正規的簽字桌應為長桌,其上最好鋪設深綠色的臺呢。

  按照儀式禮儀的規範,簽字桌應當橫放於室內。在其後,可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時,可放置兩張座椅,供簽字人就座。簽署多邊性合同時,可以僅放一張桌椅,供各方簽字人簽字時輪流就座;也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時,一般應當面對正門。

  在簽字桌上,循例應事先安放好待籤的合同文字以及簽字筆。吸墨器等等簽字時所用的文具。

  與外商簽署涉外商務合同時還需在簽字桌上插放有關各方的國旗。插放國旗時,在其位置與順序上,必須按照禮賓序列而行。例如,簽署雙邊性涉外商務合同時,有關各方的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。

  第二,要安排好籤字時的座次。在正式簽署合同時,各方代表對於禮遇均非常在意,因為商務人員對於在簽字儀式上最能體現禮遇高低的座次問題,應當認真對待。

  簽字時各方代表的座次,是由主方代為先期排定的。合乎禮儀的作法是:在簽署雙邊性合同時,應請客方簽字人在簽字桌右側就座,主方簽字人則應同時就座於簽字桌左側。雙方各自的助籤人,應分別站立於各自一方簽字人的外側,以便隨時對簽字人提供幫助。雙方其他的隨員,可以按照一定的順序在己方簽字人的正對面就座。也可以依照取位的高低,依次自左至右***客方***或是“自右至左***主方***地列成一行,站立於己方簽字人的身後。當一行站不完時,可以按照以上順序並遵照“前高後低”的慣例排成兩行、三行或四行,原則上,雙方隨員人數,應大體上相近。

  在簽署多邊性合同時,一般僅設一個簽字椅。各方簽字人簽字時,須依照有關各方事先同意的先後順序,依次上前簽字。他們的助籤人,應隨之一同行動。在助籤時,依“右高左低”的規矩,助籤人應站立於簽字人的左側。與此同時,有關各方的隨員,應按照一定的序列,面對簽字桌就座或站立。

  第三,要預備好待籤的合同文字。依照商界的習慣,在正式簽署合同之前,應由舉行簽字儀式的主方負責準備待籤合同的正式文字。

  舉行簽字儀式,是一樁嚴肅而莊重的大事,因此不能將“了猶未了”的“半成品”交付其使用;或是臨近簽字時,有關各方還在為某些細節而糾纏不休。在決定正式簽署合同時,就應當擬定合同的最終文字。它應當是正式的,不再進行任何更改的標準文字。

  負責為簽字儀式提供待籤的合同文字的主方,應會同有關各方一道指定專人,共同負責合同的定稿、校對、印刷與裝訂。按常規,應為在合同上正式簽字的有關各方,均提供一份待籤的合同文字。出國留學網提醒您,必要時,還可再向各方提供一份副本。

  簽署涉外商務合同時,比照國際慣例,待籤的合同文字,應同時使用有關各方法定的官方語言,或是使用國際上通行的英文、法文。此外,亦可同時並用有關各方法定的官方語言與英文或法文。使用外文撰寫合同時,應反覆推敲,字斟句酌,不要望文生義或不解其義而亂用詞彙。

  待籤的合同文字,應以精美的白紙負責制而成,按大八開的規格裝訂成冊,並以高檔質料,如真皮、金屬、軟木等等,作為其封面。

  第四,要規範好籤字人員的服飾。按照規定,簽字人、助籤人以及隨員,在出席簽字儀式時,應當穿著具有禮服性質的深色西裝套裝、中山裝套裝或西裝套裙,並且配以白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須繫上單色領帶,以示正規。

  在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一類的禮儀性服裝。

  簽字儀式是簽署合同的高潮,這的時間不長,但程度規範、莊重而熱烈。簽字儀式的正式程式一共分為四項,它們分別是:

  其一,是簽字儀式正式開始。有關各方人員進入簽字廳,在既定的位次上各就各位。

  其二,是簽字人正式簽署合同文字。通常的作法,是首先簽署己方儲存的合同文字,再接著簽署他方儲存的合同文字。

  商務禮儀規定:每個簽字人在由己方保留的合同文字上簽字時,按慣例應當名列首位,因此,每個簽字人均應首先簽署己方儲存的合同文字,然後再交由他方簽字人簽字。這一作法,在禮儀上稱為“輪換制”。它的含義,是在位次排列上,輪流使有關各方均有機會居於首位一次,以顯示機會均等,各方平等。

  其三,是簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的合同文字。此時,各方簽字人應熱烈握手,互致祝賀,並相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆,以志紀念。全場人員應鼓掌,表示祝賀。

  其四,是共飲香檳酒互相道賀。交換已籤的合同文字後,有關人員,尤其是簽字人當場幹上一杯香檳酒,是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。

  在一般情況下,商務合同在正式簽署後,應提交有關方面進行公證,此後才正式生效。

  應該說明的是:簽字儀式不一定非搞不可,儘管它可以製造聲勢,增強影響。但是,對於簽字本身卻是必須鄭重對待,不可草草收場的。商界人士對此必須切切注意。